18 примеров целей и задач расчета дебиторской задолженности

24 июня 2021 г.

Эффективные цели и задачи в отношении дебиторской задолженности играют важную роль в ведении успешного бизнеса. Создание процессов обеспечения оплаты клиентами позволяет вам уделять больше времени другим аспектам вашего бизнеса и предотвращает потерю доходов. Некоторые владельцы бизнеса сталкиваются с проблемами при просроченных платежах, но создание целей и задач в отношении дебиторской задолженности может помочь вам преодолеть эти препятствия. В этой статье мы обсудим, что такое цели и задачи дебиторской задолженности, примеры целей дебиторской задолженности и советы по установке целей дебиторской задолженности.

Каковы цели и задачи дебиторской задолженности?

Цели и задачи в отношении дебиторской задолженности – это действенные намерения, установленные бизнес-менеджерами для продвижения, мониторинга и поддержания эффективной системы взыскания долгов. Некоторые компании преуспевают в определенных аспектах дебиторской задолженности, но могут использовать цели и задачи для улучшения в других областях, в то время как другие выигрывают от создания новой системы. Вы можете настроить свои цели и задачи по дебиторской задолженности в зависимости от конкретных проблем, которые вы хотите преодолеть.

18 примеров целей по дебиторской задолженности

Вот несколько примеров целей и задач дебиторской задолженности:

1. Обновляйте контактную информацию клиента

Если контактная информация ваших клиентов изменилась, они могут не получать счета, которые вы им отправляете. Сделайте привычкой подтверждать контактную информацию с поставщиками, когда они размещают заказы. Убедитесь, что у вас есть более одного способа связаться с ними, например, по электронной почте и по почте, также может помочь, поскольку вы можете использовать дополнительную контактную информацию, если это необходимо.

2. Интегрируйте структурированный процесс утверждения кредита

Решение об утверждении или отклонении кредита для поставщика может повлиять на ваш доход, поэтому важно проконсультироваться с финансовыми и бухгалтерскими отделами при создании системы одобрения кредита. Определите условия для открытия кредитной линии с вашей компанией, включая обстоятельства переопределения и удержания кредита. Предоставление вашим клиентам возможности подавать заявки через автоматизированную систему может уменьшить количество канцелярских ошибок и помочь предотвратить мошенничество.

3. Отправьте счет как можно скорее

В последние годы компании могут гораздо быстрее обрабатывать счета-фактуры, особенно когда они используют онлайн-выставление счетов. Отправка счетов на регулярной основе по расписанию дает клиентам понять, что ваш счет важен и что вы хотите, чтобы они оплатили его немедленно. Подумайте о том, чтобы отправлять счета как минимум раз в неделю или даже раз в день в пик сезона.

4. Отправляйте электронные письма с напоминаниями

Когда вы собираете контактную информацию от своих клиентов, обязательно получите их электронную почту. Даже если они предпочитают бумажные счета, вы можете использовать их электронную почту, чтобы отправлять им напоминания о предстоящем платеже или о пропущенном платеже. Планирование электронных писем с автоматическими напоминаниями об оплате для каждого клиента, размещающего заказ, может упростить процесс, а также дает клиентам возможность отказаться от подписки.

5. Установите более ранние сроки

Условия оплаты варьируются в зависимости от компании, поэтому вы можете попробовать разные, чтобы увидеть, что дает наилучший результат. Счета Net 60 позволяют клиентам оплачивать до 60 дней. Для клиентов, которые получают большие счета, этот подход может дать им время, необходимое для погашения долга. Однако продавцы могут отложить мелкие счета с увеличенным сроком оплаты и забыть о них. Создание счетов-фактур нетто 60 или даже нетто 10 может помочь свести к минимуму эту проблему.

6. Автоматизируйте процесс выставления счетов

Оптимизация процессов выставления счетов помогает компаниям избежать ошибок при выставлении счетов, которые могут вызвать серьезные проблемы, такие как неверные суммы платежей и недоставленные счета. Автоматизация выставления счетов позволяет компаниям легко отправлять счета клиентам, а многие типы программного обеспечения позволяют получателю платить непосредственно из счета. Даже если у вас все еще есть клиенты, которые предпочитают бумажные счета, автоматизированные решения могут сделать систему более эффективной, чем обработка всей дебиторской задолженности вручную.

7. Вносите наличные платежи на счета сразу после получения

Если вы разрешаете своим клиентам совершать платежи наличными, важно применить их к их балансу, как только вы их получите. В то время как чеки и кредитные карты имеют идентифицирующую информацию, которая связывает их с конкретным клиентом, нераспределенные наличные деньги могут быть потеряны или добавлены на неправильный счет. Внесение наличных платежей ежедневно или еженедельно также может предотвратить потери и поддерживать порядок в системе платежей наличными.

8. Предоставьте клиентам несколько вариантов оплаты

Большинство компаний предпочитают вести бизнес в Интернете, но некоторые предпочитают использовать наличные деньги или чеки для своих счетов. Например, некоторое программное обеспечение позволяет клиентам платить кредитной или дебетовой картой, банковским переводом ACH или отправкой платежа по почте. Платформа для выставления счетов, которая позволяет отправлять счета и принимать различные формы оплаты, делает оплату счетов более удобной для клиентов.

9. Регулярно проверяйте дебиторскую задолженность на наличие ошибок

Записывайте все жалобы, ошибки и опасения, которые вы получаете в отношении процесса дебиторской задолженности. Затем вы можете регулярно обращаться к ним, чтобы обеспечить бесперебойную работу вашей системы. Подумайте о том, чтобы запланировать обслуживание дебиторской задолженности на определенный день и время недели и вести журнал внесенных вами изменений на случай, если вы столкнетесь с ними снова в будущем.

10. Создайте систему для разрешения споров о выставлении счетов

Почти все компании имеют дело со спорными счетами, и наличие установленной процедуры их разрешения может привести к более довольным клиентам и большему количеству оплаченных счетов. Информирование поставщика об условиях сделки до предоставления ему продукта или услуги позволяет ему задавать вопросы или высказывать любые опасения до получения счета. Если поставщик оспаривает свой счет, объясните каждый пункт в счете и предложите альтернативное решение, например план оплаты.

11. Выставляйте счета своим клиентам в электронном виде

Выставление счетов клиентам через Интернет упрощает процесс дебиторской задолженности для вашей команды, ускоряя и упрощая отправку счетов. Это также предотвращает проблемы с доставкой, связанные с выставлением счетов по почте, и упрощает ведение учета. Если у вас есть продавцы, предпочитающие бумажные счета, отправьте им уведомление об ожидаемом переходе на безбумажный биллинг. Включите свою контактную информацию, чтобы они могли позвонить вам, если у них есть вопросы.

12. Примите меры, чтобы избежать обращения в коллекторское агентство

Компании, которые получают большие суммы неоплаченных счетов, иногда обращаются за помощью к коллекторским агентствам для взыскания долгов. Хотя этот метод может быть успешным, коллекторские агентства требуют значительную часть оплаченных счетов в качестве комиссии. Разработка системы отслеживания клиентов повышает ваши шансы на получение платежей без необходимости платить кому-то еще. Например, некоторые компании начинают с того, что звонят или отправляют электронные письма поставщикам вскоре после того, как они пропускают сроки выставления счетов, и постепенно переходят к другим методам, таким как посещение объектов, для сбора неоплаченных счетов.

13. Обновите свою текущую кредитную политику

Кредитная политика часто меняется по мере роста бизнеса и когда правительство изменяет правила кредитной индустрии. Вы можете предотвратить проблемы, связанные с устаревшей кредитной политикой, периодически пересматривая свою и внося изменения по мере необходимости. Некоторые аспекты вашей кредитной политики, которые вы можете обновить, включают бенчмаркинг, эскалацию и кредитный скоринг.

14. Улучшите процесс, найдя источник проблемы

Может показаться, что легче устранять повторяющиеся проблемы по мере их возникновения, но со временем это часто требует больше усилий. Если у вас есть несколько человек, работающих с одним и тем же программным обеспечением, это также увеличивает вероятность несогласованного ввода данных и процессов выставления счетов. Когда вы обнаружите проблему в своей системе, потратив несколько минут на поиск ее источника и исправление на этом уровне, вы сможете предотвратить подобные проблемы в будущем.

15. Проведите обучение персонала по работе с дебиторской задолженностью по кредитному законодательству.

Предприятия обязаны соблюдать федеральные законы и законы штата, предоставляя клиентам кредитную линию в своей компании. Эти законы часто меняются, поэтому важно информировать персонал по работе с дебиторской задолженностью о соответствующих правилах. Федеральные кредитные законы, которые должен знать каждый специалист по работе с дебиторской задолженностью, включают:

• Правда в законе о кредитовании

• Закон о справедливом кредитном выставлении счетов

• Закон о равных кредитных возможностях

• Закон о справедливой кредитной отчетности

• Закон о добросовестной практике взыскания долгов

В некоторых штатах также были приняты кредитные законы. Компаниям следует рассмотреть возможность обучения персонала как федеральным законам, так и законам штатов, чтобы они были в курсе изменений в правилах и выполняли юридические требования для предоставления кредита.

16. Вознаграждайте и поощряйте команды по работе с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью имеет свои проблемы, особенно при урегулировании споров или ошибок в счетах. Группы по работе с дебиторской задолженностью прилагают все усилия, чтобы преодолеть эти препятствия и сохранить поток доходов в компании, и их достижения заслуживают признания. Регулярные похвалы и награды вашей команде повышают моральный дух и поощряют участников к успеху.

17. Корректируйте расчет резерва по сомнительным долгам по графику

Многие компании поддерживают резерв по сомнительным долгам, чтобы компенсировать влияние неоплаченных счетов на выручку. Эти средства позволяют предприятиям учитывать определенный процент убытков, связанных с выставлением счетов, не влияя на доход каждый раз, когда клиент получает неоплаченный счет. Чтобы определить, какую сумму следует поместить в резерв по безнадежным долгам, команда по работе с дебиторской задолженностью рассчитывает процентную долю безнадежных долгов. Поскольку сумма безнадежных долгов компании меняется вместе с обновлениями операций компании, пересматривайте свой резерв по безнадежным долгам не реже одного раза в год и при необходимости корректируйте его, чтобы избежать потери прибыли.

18. Пересмотрите кредитные линии, чтобы максимизировать доход

Кредитные линии ваших поставщиков могут повлиять на то, сколько они тратят на вашу компанию, а их мониторинг может способствовать увеличению доходов. Надежные клиенты, которые часто заказывают у вас и своевременно оплачивают свои счета, могут иметь право на более высокие кредитные линии, которые могут принести пользу вашей компании, побуждая их тратить больше. Точно так же важно отключить учетные записи поставщиков, которые имеют высокие кредитные лимиты или продолжают использовать свою кредитную линию с вашей компанией, но имеют историю просроченных платежей.

Как установить цели по дебиторской задолженности

Установка целей и задач в отношении дебиторской задолженности позволяет компаниям продуктивно управлять процессами выставления счетов и сбора платежей. Долгосрочные и краткосрочные цели играют важную роль в эффективности системы дебиторской задолженности. Цели SMART могут помочь вашей команде достичь и того, и другого, сделав их цели практическими. SMART-цель – это:

• Конкретная: цель напрямую связана с конкретной проблемой, которую вы хотите решить.

• Измеримость: вы можете отслеживать свой прогресс, отслеживая такие показатели, как ключевые показатели эффективности (KPI), которые сообщают вам, сколько вы выполнили и что можно улучшить.

• Достижимо: цель реалистична, и вы можете достичь ее, используя процесс SMART.

• Актуальность: Цель решает конкретную проблему, но она также способствует успеху более широкого видения.

• Сроки: Ваша цель имеет разумный крайний срок.

Команды могут работать вместе, чтобы ставить и достигать целей SMART. Например, группа по работе с дебиторской задолженностью может координировать свои действия с финансовым отделом для разработки новой кредитной политики. Важно записывать каждую цель SMART, так как это обеспечивает мотивацию и упрощает сотрудничество между коллегами.

Пример использования цели SMART

Вот пример ситуации, в которой профессионал может ставить цели с помощью SMART-методов”

Анна поняла, что программное обеспечение ее компании по работе с дебиторской задолженностью устарело, поэтому она решила поставить SMART-цель по обновлению системы. Она написала: «Найти и внедрить более эффективное программное обеспечение для работы с дебиторской задолженностью, которое отвечает нашим потребностям в выставлении счетов и потребностям наших поставщиков». Чтобы измерить свой прогресс, она создала таблицу с названиями программного обеспечения и их возможностями, чтобы сравнить их с командой.

Анна удостоверилась, что ее цель считается достижимой, установив бюджет для программного обеспечения, и она поставила себе крайний срок в 30 дней для завершения проекта. Как только она внедрила новое программное обеспечение, оно решило насущную проблему, а также сократило трудозатраты и потенциально увеличило доход.