16 стратегий тайм-менеджмента, которые стоит попробовать на работе

2 апреля 2022 г.

У многих профессионалов плотный график, который легче сбалансировать с сильными навыками тайм-менеджмента. Когда вы сможете эффективно управлять своим временем, вы сможете повысить производительность и снизить уровень стресса. Если вы хотите улучшить свое управление временем, полезно узнать о различных стратегиях, которые могут вам помочь. В этой статье мы объясним, почему важны стратегии тайм-менеджмента, и предоставим список из 16 стратегий тайм-менеджмента, которые могут оказаться вам полезными.

Почему так важны стратегии тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент имеет много преимуществ, таких как повышение эффективности, улучшение качества вашей работы, снижение стресса и улучшение концентрации. Хотя тайм-менеджмент ценен, иногда может быть сложно реализовать его, когда у вас уже есть плотный график. Стратегии тайм-менеджмента могут значительно облегчить этот процесс, предоставляя практические шаги, которые помогут вам улучшить этот жизненно важный навык. Также может быть полезно узнать о многих стратегиях, чтобы вы могли найти те, которые лучше всего подходят для вашего графика.

16 стратегий тайм-менеджмента, которые стоит попробовать

Вот 16 стратегий тайм-менеджмента, которые помогут вам организовать свое время:

1. Следите за своим временем

Прежде чем создавать план управления своим временем, вам может быть полезно лучше понять, как вы в настоящее время используете это время. Попробуйте выполнить упражнение, в котором вы будете отслеживать свое время каждый день в течение недели, записывая, что вы делали каждый час. После того, как вы закончите неделю отслеживания, проанализируйте свои записи на наличие закономерностей и поставьте цели по управлению временем. Может быть хорошей идеей продолжать отслеживать свое время после того, как вы внедрите стратегии управления временем, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс.

2. Планируйте свой день

Прежде чем начать рабочий день, потратьте несколько минут на то, чтобы составить список задач. Разделите их на разные категории, например наиболее важные задачи, задачи, которые было бы неплохо выполнить, но не являются жизненно важными, и задачи, выполнение которых может подождать. Такая категоризация задач может помочь вам найти цель на день или самые важные цели. Затем вы можете спланировать свой день вокруг этих важных задач. Постарайтесь оставить время в своем расписании для гибкости, особенно если у вас есть работа, на которой задачи могут быстро меняться.

3. Ограничьте многозадачность

В то время как некоторые люди могут эффективно работать в режиме многозадачности, большинство из тех, кто пытается сосредоточиться на нескольких задачах одновременно, на самом деле меньше сосредотачиваются на них всех. Постарайтесь ограничить многозадачность, планируя свой день, чтобы предотвратить дублирование задач. Например, вы можете выбрать один час в течение дня, чтобы отвечать на звонки или упорядочивать электронную почту, и другой час для работы над определенными проектами. Даже если вы хорошо справляетесь с многозадачностью, постарайтесь ограничить количество задач, на которых вы сосредотачиваетесь одновременно.

4. Поддерживайте гибкий список задач

Начните свой день с написания задачи или списка дел и возвращайтесь к нему в течение дня. Если вы организуете свои задачи по важности, оставьте место в каждой категории, чтобы вы могли добавлять новые задачи по мере их появления. Ведение гибкого списка задач помогает отслеживать задачи и расставлять приоритеты, например переносить менее срочную задачу на следующий день, когда возникает более срочная.

5. Сведите к минимуму перерывы

Выполнять задачи намного проще, если вы можете поддерживать периоды непрерывного времени в течение дня. Определите отвлекающие факторы, которые вы можете контролировать, например, привычку постоянно брать трубку телефона или проверять электронную почту посреди задачи. Вы можете попробовать убрать телефон подальше или выключить его, чтобы не поддаваться желанию взять его в руки. Также может быть хорошей идеей сообщить людям, что вы не хотите, чтобы вас прерывали, и, если возможно, закрыть дверь своего офиса и перевести телефонные звонки на голосовую почту.

6. Проанализируйте свой день

Прежде чем уйти с работы, потратьте несколько минут на просмотр списка задач или всего, что вы использовали для учета своего времени. Иногда люди слишком сосредотачиваются на том, что они еще не сделали, что может усилить стресс. Подводя итоги дня, сосредоточьтесь на задачах, которые вы выполнили, и найдите время, чтобы гордиться собой. Это может помочь вам начать свой следующий день энергичным и готовым к планированию.

7. Установите ограничения по времени для задач

Некоторым людям легче выполнить задачу, когда есть жесткий крайний срок, так как ограничение по времени снижает вероятность прокрастинации. Вы можете установить сроки для себя, установив ограничения по времени для определенных задач. Для этой стратегии постарайтесь сосредоточиться на более коротких временных рамках, чтобы вы могли выполнить задачу за один присест и получить чувство выполненного долга. Ограничения по времени также могут помочь задачам почувствовать себя игрой, мотивируя вас побить таймер, завершив задачу до того, как она закончится.

8. Попробуйте матрицу Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, также называемая матрицей срочности и важности, — отличный способ определить ваши самые срочные задачи и расставить приоритеты вокруг них. Это простая четырехквадрантная матрица, в которой вы помечаете ось X «срочно» и «не срочно», а ось Y — «важно» и «не важно». Сортируйте задачи в матрице в зависимости от их срочности и важности. Вот что означает каждый квадрант:

• Срочно и важно: выполните эти задачи как можно скорее.

• Срочно и не важно: выполните эти задачи в ближайшее время, но подумайте о том, чтобы делегировать их.

• Не срочные, но важные: сосредоточьтесь на этих задачах после выполнения срочных задач.

• Несрочные и не важные: игнорируйте или исключайте эти задачи из своего списка.

9. Используйте утро для важных дел

Возможно, вам будет полезно выполнить самые важные дела утром. Эти задачи могут быть более сложными или менее привлекательными, но их легче выполнять утром, когда у вас больше энергии. Вы можете почувствовать облегчение, закончив их в начале дня, зная, что остальная часть вашего списка задач проще. Выполнение важных задач также может дать вам заряд энергии на послеобеденное время, обеспечив чувство выполненного долга.

10. Научитесь говорить нет

Сказать кому-то «нет» может быть непросто, особенно если вы хотите быть продуктивным и ценным членом команды, но отказ от некоторых обязательств на самом деле может сделать вас лучшим сотрудником. Разумная рабочая нагрузка позволяет вам выполнять все ваши задачи эффективно и вовремя. Если коллега или руководитель спросит, можете ли вы добавить задачу, когда у вас уже есть полное расписание, вы можете вежливо отказаться. Вот несколько способов сказать «нет» на рабочем месте:

• Укажите причины: объясните, почему вы не можете взять на себя новую задачу, приведя примеры других ваших текущих обязанностей. Опишите, почему вы можете выполнить их лучше, если они единственные в вашем списке.

• Спросите их мнение: если руководитель просит вас добавить задачу, дайте ему список других ваших задач. Спросите их мнение о том, какие из них вы должны отдать приоритет, чтобы они могли решить, является ли новая задача более важной, чем что-то еще в вашем списке.

• Запросите отсрочку: для задачи, которую вы могли бы выполнить позже, спросите, есть ли у нее жесткий крайний срок. Скажите им, что вы сможете завершить это после того, как вы закончите другие задачи, и предоставьте оценку времени.

11. Получите максимум удовольствия от ожидания

На работе бывают моменты, когда вам приходится ждать, прежде чем вы сможете выполнить задачу, возможно, потому, что вы ждете электронное письмо с разъяснениями или ждете, пока кто-то другой выполнит связанную задачу. Не поддавайтесь желанию провести это время просто в ожидании и вместо этого наполните его чем-то продуктивным или обогащающим. Например, вы можете работать над профессиональным развитием, прочитав вдохновляющую или информативную статью, связанную с вашей отраслью, или выполнить некоторую подготовительную работу для другой задачи.

12. Попробуйте приложения для фокусировки

Если вам сложно сосредоточиться или не отвлекаться, подумайте о том, чтобы попробовать приложения на своем телефоне или компьютере, предназначенные для облегчения фокусировки. Некоторые телефоны имеют встроенные настройки, позволяющие блокировать самые отвлекающие приложения на определенное время. Другие приложения для телефона позволяют вам установить таймер, и пока он не сработает, вы не сможете закрыть это приложение, что позволяет вам с большей вероятностью сосредоточиться на работе и с меньшей вероятностью поднять трубку. Вы также можете попробовать приложения на своем компьютере, которые блокируют отвлекающие веб-сайты.

13. Используйте технику помидора

Техника Помидора — это творение бизнес-консультант Франческо Чирилло, и он стал популярным во многих отраслях. Этот метод использует таймер, чтобы разбить ваше время на периоды работы и отдыха. Это может помочь уменьшить влияние прерываний, предоставляя вам запланированные перерывы, когда вы можете встать и потянуться, перекусить, ответить на текстовые сообщения или просмотреть Интернет. Есть приложения, которые могут настроить таймер Pomodoro, но вы также можете установить свой собственный физический таймер. Вы можете разбить технику помидора на несколько простых частей:

• Установите таймер на 25 минут работы, набор, известный как один Помидор.

• Сделайте пятиминутный перерыв

• Повторяйте этот шаблон, пока задача не будет выполнена

• Делайте более продолжительный перерыв на 15-30 минут каждые четыре Помидора.

14. Учитывайте правило двух минут

Если вам трудно сосредоточиться, попробуйте правило двух минут, которое может помочь вам приступить к работе, давая немедленный измеримый результат. Если задача занимает менее двух минут, постарайтесь выполнить ее немедленно. Вы можете сделать задачу, которая занимает более двух минут, менее сложной, начав ее и сосредоточившись на ней в течение двух минут.

Правило двух минут также помогает справляться с отвлекающими факторами. Если вас что-то отвлекает, остановитесь и подождите две минуты. Например, если вам хочется взять телефон и проверить социальные сети, остановитесь и подождите две минуты. Через две минуты это желание может исчезнуть, и вы сможете вернуться к работе.

15. Ставьте приоритеты перед важными задачами

Хотя некоторые люди предпочитают сначала выполнять самые мелкие задачи, чтобы создать чувство выполненного долга, неплохо было бы подумать о том, чтобы сначала выполнить самые важные задачи. Задачи с высокой ценностью — это те, которые могут занять больше времени, но принесут наибольшую пользу вам, вашей команде и вашему проекту или клиенту. Приоритизация этих задач может иметь положительный эффект, например высвобождение времени для других задач, упрощение некоторых аспектов проекта или повышение морального духа.

16. Попробуйте технику POSEC

POSEC означает «Расставлять приоритеты, организовывать, оптимизировать, экономить и вносить свой вклад». Этот метод может помочь вам классифицировать и расставить приоритеты ваших задач. Он основан на иерархии потребностей Абрахама Маслоу и является популярной стратегией тайм-менеджмента, потому что, как и иерархия потребностей, POSEC учитывает ваши личные потребности. Вот что означает каждый шаг:

• Расставьте приоритеты: на этом этапе определите каждую задачу и расположите их в порядке от наиболее важного к наименее важному. Это также помогает рассмотреть, какие задачи вы можете выполнить за отведенное вам время.

• Организуйте: этот шаг посвящен повседневным задачам, таким как проверка электронной почты, когда вы приходите на работу или идете в спортзал. Организуйте эти ежедневные задачи, чтобы найти лучший способ их выполнения.

• Оптимизация: чтобы оптимизировать, упростите более обыденные задачи, которые вы, возможно, не хотите делать, но должны выполнять, например, работу по дому. Если вы упростите эти менее приятные задачи, вы сможете высвободить время и энергию для других занятий.

• Экономия: сократите свой список дел, исключив менее срочные или менее важные задачи. Подумайте, какие задачи вы можете перенести на другой день, а какие можете исключить полностью.

• Вклад: этот шаг фокусируется на социальных потребностях и желании внести свой вклад в ваше сообщество. Когда вы используете другие шаги для выполнения своих задач, у вас больше времени и энергии для участия в жизни сообщества.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.