16 советов по организации электронной почты на рабочем месте

Электронная почта — это метод связи, который многие компании используют для предоставления важной информации, объявлений и назначения задач. Для чтения и сортировки полных почтовых ящиков может потребоваться время. Вы должны организовать свой почтовый ящик, чтобы уменьшить беспорядок и легко найти важную информацию. В этой статье мы объясним, что такое организация электронной почты, и поделимся советами, которые помогут вам поддерживать эффективный процесс организации электронной почты.

Что такое организация электронной почты и почему это важно?

Организация электронной почты включает в себя сортировку вашего почтового ящика по мере того, как вы расставляете приоритеты для определенных сообщений и очищаете все неважные электронные письма. Это поможет вам избавиться от беспорядка, легче находить сообщения и быстрее отвечать на электронные письма. Практика правильных методов организации электронной почты может повысить вашу производительность и уровень эффективности на рабочем месте. Знание того, что ваша электронная почта отсортирована и упорядочена, может также уменьшить любой стресс на рабочем месте, который вы испытываете из-за избытка электронных писем, находящихся в вашем почтовом ящике.

Советы по эффективной организации электронной почты

Следуйте приведенным ниже советам, чтобы внедрить эффективную систему организации электронной почты на рабочем месте:

Перемещайте электронные письма в помеченные папки

Сэкономьте время, просматривая свой почтовый ящик, чтобы найти конкретное электронное письмо, поместив каждое из них в помеченную папку. Если электронное письмо содержит важную информацию, на которую вам может понадобиться ссылаться позже, переместите ее в определенную папку, чтобы ее было легко найти. Просмотрите свой почтовый ящик и начните создавать папки для сортировки писем. Например, одна из ваших папок может быть помечена как «Проекты». Затем вы можете создавать подпапки для каждого проекта, над которым вы работаете, и получать электронные письма.

Классифицируйте каждое электронное письмо

Классификация писем поможет вам лучше понять, какие из них срочные, а какие можно прочитать и ответить позже. Некоторые системы электронной почты позволяют помечать каждое сообщение цветом, чтобы определить важность каждого из них. Вы можете создать собственную систему цветового кодирования, чтобы быстро просматривать сообщения и узнавать их статус срочности.

Удалите электронные письма, которые больше не актуальны

Важно выделить некоторое время, чтобы просмотреть свои электронные письма и решить, сохранять ли их. Удаляйте ненужные электронные письма, чтобы избежать беспорядка в папке «Входящие». Не торопитесь, решая удалить электронное письмо. Тщательно определите, содержит ли он информацию, которая может понадобиться вам позже. Это поможет вам избежать случайной очистки вашего почтового ящика от писем с важной информацией.

Планируйте время каждую неделю, чтобы организовать свои электронные письма

Если вы получаете много писем в течение рабочего дня, может потребоваться время, чтобы разобраться и упорядочить их все. Лучше всего каждую неделю выделять определенное количество времени для просмотра непрочитанных электронных писем и перемещения ожидающих сообщений в соответствующие папки. Планирование времени для этого позволяет вам удалить беспорядок из вашего почтового ящика, не чувствуя спешки или отставания.

Ответить сразу

Если вы получили сообщение, в котором требуется ответ на вопрос или простой ответ, ответьте на него, как только оно попадет в ваш почтовый ящик. Таким образом, вы можете быстро ответить на письмо, переместить его в соответствующую папку или заархивировать и перейти к другим задачам. Это снижает стресс от осознания того, что эти сообщения все еще находятся в вашем почтовом ящике и требуют ответа.

Превратить письмо в задачу

Некоторые системы программного обеспечения электронной почты позволяют вам пометить электронное письмо как задачу. Например, если ваш руководитель отправляет вам электронное письмо с просьбой изучить новые системы делового общения для использования сотрудниками, вы можете установить электронное письмо в качестве задачи и установить для нее крайний срок. Это поможет вам не забыть выполнить эту задачу и предоставит вам место для ссылки на сообщение для получения дополнительного контекста о задании. Некоторые функции задач также позволяют вам добавлять заметки о задании для себя, чтобы вы могли сохранить их и просмотреть позже.

Создайте правила для автоматического сохранения или архивирования определенных электронных писем.

Многие платформы электронной почты позволяют создавать правила для определенных электронных писем. Вы можете создавать правила для автоматической сортировки элементов в определенную папку или даже для автоматического удаления сообщений от определенных отправителей. Это помогает упростить процесс многократного перемещения определенных электронных писем в разные папки для последующего просмотра. Например, если вы регулярно получаете важные сообщения от своего руководителя, вы можете создать правило, чтобы помечать сообщения с последующим напоминанием для себя или автоматически помечать сообщения как важные.

Используйте ярлыки, чтобы быстро отвечать на электронные письма и сортировать их

Чтобы быстро найти информацию и ответить другим, используйте сочетания клавиш. Команды быстрого доступа могут различаться в зависимости от типа программного обеспечения электронной почты, используемого в вашей компании. Конкретные ярлыки также могут зависеть от компьютера, который вы используете для ответа на электронные письма. Изучите часто используемые ярлыки для программного обеспечения электронной почты и компьютера, который вы используете, чтобы найти общие ярлыки и упростить процесс отправки электронной почты.

Создавайте шаблоны электронной почты для отправки похожих сообщений

Если вы регулярно отправляете подобные сообщения клиентам или сотрудникам, создайте шаблоны электронной почты, которые вы сможете легко найти, скопировать, вставить, отредактировать и отправить. Ваш шаблон электронной почты может содержать основную информацию, которую вы обычно отправляете получателям, с заполнителями, чтобы вы могли легко ввести их имя, даты, время и другую дополнительную информацию, которую вы хотите включить. Это экономит ваше время от постоянного переписывания и отправки одинаковых сообщений.

Сохраняйте и повторно используйте часто используемые слова

Некоторые платформы электронной почты позволяют хранить слова, фразы и предложения, которые вы обычно используете в электронных письмах. Вы можете сохранить определенную фразу и пометить ее, чтобы потом было легче ее найти. Когда вы будете готовы вставить фразу, найдите и щелкните ее ярлык, и она автоматически вставится в ваше сообщение. Например, если вы регулярно отправляете пресс-релизы в средства массовой информации, вы можете быстро вставить шаблон вашего бизнеса и отправить его им.

Рассортируйте контакты по группам

Если вы работаете в отделе или вам назначен проект с группой сотрудников, отсортируйте их в контактную группу. Просто нажмите на эту контактную группу и отправьте им электронное письмо о вашем проекте или любых других объявлениях команды. Это экономит ваше время на ввод адреса электронной почты каждого получателя по отдельности.

Ставьте сроки с помощью почтового ящика

Если вам назначено много задач по электронной почте, вы можете использовать свою систему электронной почты, чтобы напомнить себе о необходимости их выполнения. Создавайте папки, чтобы сообщать вам, когда вы должны закончить задачу или ответить на электронное письмо. Вы можете пометить одну папку «Завершить к X дню», а другую — «Ответить к X дню». Каждый день вы можете посещать эти папки и выполнять одно задание или отвечать на одно электронное письмо, чтобы помочь вам эффективно завершить эти незавершенные дела.

Отписаться от писем, которые вы редко читаете

Могут быть информационные бюллетени или кампании, на которые вы подписаны, но которые вы редко читаете или больше не интересуетесь. Если вы обнаружите, что постоянно удаляете или архивируете эти электронные письма, подумайте о том, чтобы отказаться от подписки на них. Это помогает предотвратить появление беспорядка в вашем почтовом ящике и экономит ваше время на постоянное удаление каждого из них.

Практикуйте правило одной минуты, когда отвечаете

Правило одной минуты предполагает, что на ответ на электронное письмо требуется всего одна минута или меньше, если оно требует простого ответа. Если электронное письмо требует сложного и подробного ответа, не торопитесь печатать ответ. Если вам нужно только дать быстрый ответ, введите свой ответ, используя одно или два предложения, перечитайте его, чтобы убедиться, что он имеет смысл и не содержит грамматических или орфографических ошибок, а затем отправьте его. Это сэкономит ваше время и энергию от чрезмерного обдумывания и ввода излишне длинного ответа.

Установите ограничение по времени, в течение которого вы можете находиться в своем почтовом ящике.

Подобно тому, как требуется определенное количество времени для ответа на электронное письмо, установите ограничение по времени для чтения сообщений в папке «Входящие». Если у вас ограниченный рабочий график, постарайтесь не тратить слишком много времени на чтение длинных сообщений. Вместо этого быстро просмотрите сообщение электронной почты, определите, насколько оно важно, и перейдите к следующему, если оно не имеет значения. Вы также можете пометить определенные электронные письма, чтобы прочитать их позже, когда у вас будет больше свободного времени.

Каждый день устанавливайте ограничение по времени для чтения электронных писем и придерживайтесь его. Когда ваше время истекло, напомните себе, где вы остановились, и вернитесь к этому месту на следующий день.

Воздержитесь от ответа на все ваши электронные письма

В большинстве случаев, если электронное письмо не требует ответа, вам обычно не нужно его предоставлять. Если вы воздержитесь от ответа на каждое электронное письмо, вы сэкономите время и силы, сосредоточившись на более важных задачах.