16 советов по координации проектов (и почему это важно)

18 ноября 2021 г.

Координаторы проектов поддерживают менеджеров проектов, помогая продвигать проекты по циклу разработки проекта. Они могут контролировать такие аспекты проектов, как бюджет, сроки и общее качество работы, и их работа имеет решающее значение для успеха проектов. Если вы отвечаете за координацию проектов в своей организации, вам могут быть полезны советы по улучшению ваших навыков. В этой статье мы обсудим, почему важна координация проектов, и предложим список советов по координации проектов.

Почему важна координация проекта?

Координация проектов помогает обеспечить успешное продвижение и завершение проектов. Важно правильно управлять бюджетом и сроками, чтобы команда выполняла свою работу в рамках установленного бюджета и вовремя. Это также способствует хорошему общению, поэтому члены команды понимают и имеют доступ к самой последней информации о проектах.

16 советов по координации проектов

Вот несколько советов по координации проекта, которые помогут вам добиться большего успеха в этой роли:

1. Будьте понимающими

Понимайте людей, с которыми вы работаете над проектами, особенно если вы работаете с людьми из разных культур или команд. Подумайте об обстоятельствах, которые могут создать проблемы во время проекта, таких как разные языки или культурные различия, и о том, как они могут повлиять на их понимание или восприятие сообщений. Стремитесь к позитивному взаимодействию, чтобы создать хороший прецедент, и часто задавайте вопросы, чтобы обеспечить понимание.

2. Будьте готовы учиться

Будьте открыты для изучения новых вещей и навыков. Это может помочь вам лучше понять динамику и глубину конкретного проекта, что может позволить вам лучше понять ожидания, интересы и пробелы в знаниях заинтересованных сторон, участвующих в проекте. Желание учиться может также помочь вам понять, почему проект важен и как он влияет на общий стратегический план или цели организации.

3. Обеспечьте доверие

Доверие между членами команды необходимо для успешного завершения проектов. Начните с того, что убедитесь, что члены команды доверяют вам и вашему подходу к проекту. Будьте доступны и дружелюбны, а также отвечайте на вопросы, которые им нужны, чтобы создать прозрачность и завоевать их доверие. Сохраняйте их доверие, выполняя данные обещания.

4. Заранее формируйте ожидания

Сформулируйте ожидания на ранней стадии проекта. Это может включать в себя, кто отвечает за какие задачи, как лучше всего общаться друг с другом и качество работы, которое вы ожидаете. Очень важно донести эти ожидания до всех участников, включая как внутренних, так и внешних заинтересованных сторон. Это может помочь предотвратить осложнения или недопонимания позже в ходе проекта.

5. Поощряйте командную работу

Создайте атмосферу, которая поощряет командную работу и сотрудничество. Также важно продемонстрировать вашей команде, что вы цените их и их вклад. Это помогает гарантировать, что ваша команда сможет выполнить все, что требуется для проекта, например завершить работу в короткие сроки.

6. Внедрите фреймворк

Рассмотрите возможность внедрения структуры управления проектами, чтобы помочь в выполнении жизненного цикла управления проектами. Это может дать вам основу для определения расписания встреч и предоставления команде автономии для выполнения своих задач. Большинство фреймворков также включают предопределенные журналы действий, которые могут быть полезны для ускорения выполнения задач.

7. Знай свою команду

Познакомьтесь со своей командой. Узнайте об их сильных и слабых сторонах и предпочтениях, чтобы помочь вам делегировать задачи или дать более точную оценку времени, которое может потребоваться для выполнения задач. Также важно определить, кто требует прямого управления и более самодостаточен, чтобы помочь вам оценить свое собственное время и участие в их задачах.

8. Используйте инструменты управления проектами

Подумайте об использовании инструментов управления проектами для повышения эффективности жизненного цикла управления проектами. Подумайте о своих потребностях и изучите варианты инструментов, которые могут упростить вашу работу. Существует множество инструментов на выбор, и большинство из них предоставляют всем членам команды единое место для доступа к проекту и отслеживания его хода. Это поощряет сотрудничество между членами команды и гарантирует, что у всех одинаковое понимание деятельности, заданий и планов.

9. Поддерживайте организованность

Координаторам проектов важно обладать отличными организаторскими способностями. Создавайте, следуйте и сообщайте график проекта для всех членов команды. Ведите точный учет всех участников проекта и задач, за выполнение которых отвечает каждый член команды.

10. Управляйте ожиданиями

Координаторы проекта работают с различными заинтересованными сторонами и членами команды, и важно, чтобы все участники проекта имели одинаковое представление о том, чего ожидать. Это может включать роль и обязанности каждого человека, а также временные ограничения, которые могут повлиять на проект. Важно сообщать обо всех ожиданиях и предоставлять регулярные обновления, чтобы помочь управлять ожиданиями, особенно для заинтересованных сторон или клиентов. Это также может помочь поддерживать с ними прекрасные отношения и предотвратить недопонимание.

11. Управляйте рисками

Управление рисками является ключевой обязанностью координаторов проекта. Оцените проект и определите потенциальные риски, которые могут повлиять на его ход или успех. Разработайте планы по снижению вероятности этих рисков и то, как вы собираетесь реагировать в случае их возникновения. Убедитесь, что все в вашей команде понимают потенциальные риски проекта и свою роль в снижении вероятности возникновения этих рисков.

12. Часто встречайтесь

Отличная коммуникация необходима для успешных проектов. Часто встречайтесь с вашей командой, чтобы проверять прогресс каждого и делиться обновлениями. Подумайте о том, чтобы выбирать один и тот же день и время для встреч каждую неделю, чтобы обеспечить согласованность.

13. План изменений

Координаторы проектов несут ответственность за обработку потенциальных изменений или проблем в рамках проектов. При планировании начальных этапов проекта учитывайте, какие изменения могут повлиять на проект. Составьте предварительные планы того, как реагировать на эти изменения, и подготовьте себя и свою команду, чтобы при необходимости адаптировать свои планы.

14. Правильно расставляйте приоритеты задач

Просмотрите график проекта и правильно расставьте приоритеты для каждой задачи. Это помогает гарантировать, что команда выполняет каждую задачу, когда это необходимо для общего успеха проекта. Это также помогает поддерживать бесперебойную работу процессов и создает общую цель для членов команды, которой они должны следовать в своей работе.

15. Способствуйте общению

Поддерживайте отличную коммуникацию с членами команды, заинтересованными сторонами и клиентами. Прежде чем приступить к проекту, установите порядок общения, например, укажите основное контактное лицо и предпочитаемый способ связи. Определите, как часто каждый может ожидать обновлений, и предоставляйте эти обновления часто и соответствующим образом. Это помогает предотвратить недопонимание и путаницу.

16. Ставьте цели

Создайте цели для проекта и убедитесь, что все участники проекта понимают, что это за цели и как они способствуют их достижению. Попробуйте предложить им установить личные цели, которые совпадают с общими целями проекта. Это может помочь членам команды почувствовать себя более вовлеченными в проект и мотивировать их на успех.