14 стратегий управления временем в управлении проектами

20 мая 2021 г.

Тайм-менеджмент позволяет компании или частному лицу завершить проект более продуктивно. Когда команда хорошо организует свое время, она способна уложиться в сроки и выполнить больше заданий. Изучение различных стратегий управления своим временем во время проекта может помочь вам работать более эффективно. В этой статье мы исследуем важность времени в управлении проектами и предоставим список стратегий для управления своим временем во время проекта.

Каково значение времени в управлении проектами?

Управление временем важно во время проекта, чтобы уложиться в сроки и завершить проект. Помимо стоимости и масштаба проекта, время является одним из трех основных факторов, которые могут повлиять на проект. Некоторые преимущества управления своим временем во время проекта включают в себя:

• Уменьшение прокрастинации

• Снижение стресса и беспокойства

• Разбивка больших проектов на более мелкие задачи

• Получение большего количества выполненных задач

14 стратегий управления временем во время проектов

Вот несколько стратегий, которые помогут вам управлять временем во время проектов:

1. Создайте план проекта

Задайте структуру своего проекта, создав четко определенный план проекта, которому необходимо следовать. Это может включать все задачи, необходимые для завершения вашего проекта, а также продолжительность и члена команды, ответственного за него. Убедитесь, что ваш план проекта доступен для всех членов команды, чтобы они знали ожидания.

2. Установите ограничение по времени

Чтобы ваша команда не сбивалась с графика, установите ограничение по времени для каждой задачи. Например, рекламное агентство может поставить цель закончить свои рекламные проекты к концу недели. Это помогает членам команды знать, чего ожидать, и может гарантировать, что команда выполнит все задачи проекта.

3. Делегируйте задачи

Еще один способ помочь управлять временем во время проекта — делегировать задачи другим. Это может быть полезно, если есть кто-то, у кого есть лучшие навыки для выполнения задачи или больше времени, чем у вас. Делегирование задач может помочь вам найти время, чтобы сосредоточиться на более важных.

4. Используйте инструменты тайм-менеджмента

При управлении многими компонентами проекта рассмотрите возможность использования инструмента или приложения для управления временем, чтобы видеть, на что вы тратите свое время. Это может быть полезно для определения того, сколько времени вам требуется для выполнения конкретной задачи, чтобы вы могли выделить нужное количество времени для выполнения аналогичной задачи в будущем. Помня о том, как вы тратите свое время, вы сможете найти способы использовать его лучше.

5. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз

Вместо многозадачности сосредоточьтесь на одной задаче. Направление всей вашей энергии на одно задание может помочь улучшить вашу общую производительность. Один из способов сделать это — заблокировать свой день по времени, когда вы выделяете период времени для выполнения одной задачи, а затем другой период для выполнения другой задачи.

6. Найдите свое продуктивное время

Чтобы выполнить большую часть работы, найдите время, когда вы работаете лучше всего и у вас больше всего энергии. Как только вы узнаете, когда у вас пиковое рабочее время, вы можете запланировать свои высокоприоритетные задачи на это время. Это может помочь вам использовать свое время более эффективно.

7. Используйте таймер

Использование таймера позволяет вам устанавливать ограничения по времени для задач, а когда у вас есть цель, это может помочь вам ускорить выполнение задачи. Установка таймера также может помочь вам создать временные блоки, чтобы вы могли сосредоточиться на одной задаче, прежде чем переходить к другой.

8. Сделайте перерыв

Работая над проектом, не забудьте запланировать несколько перерывов, чтобы помочь себе мысленно восстановиться. Перерыв позволяет вам поддерживать сильную рабочую этику и развивать свой творческий потенциал. Как только вы возобновите свою работу, вы сможете подойти к ней со свежей точки зрения. Выделите время между задачами, чтобы подготовиться к следующему заданию. Вы также можете использовать перерыв в качестве награды для себя после выполнения задачи.

9. Установите приоритеты

Чтобы убедиться, что вы выполняете самые важные задачи в первую очередь, расставьте приоритеты. Классифицируйте задачи по степени срочности и важности. Чтобы помочь вам расставить приоритеты, рассмотрите возможность маркировки заданий следующими заголовками:

• Важно и срочно

• Важно, но не срочно

• Не важно, но срочно

• Не важно или срочно

10. Знайте свои пределы

При управлении своим временем важно делать то, что вы можете сделать. Это может включать в себя сообщение вашему менеджеру, что у вас уже есть много заданий, над которыми нужно работать в настоящее время, и вопрос, может ли он отложить это, или попросить его помочь вам расставить приоритеты в ваших заданиях.

11. Проанализируйте свой день

В конце рабочего дня оцените, что получилось. Если вы оставили некоторые задачи незавершенными, подумайте о том, чтобы добавить их в расписание на следующий день. Подумайте о том, что могло привести к отставанию от графика, чтобы исправить ситуацию в будущем. Кроме того, создайте список основных задач, которые вы планируете выполнить на следующий день.

12. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

Еще один способ сэкономить время — автоматизировать повторяющиеся задачи. Например, рассмотрите возможность настройки автоматизации для отправки повестки дня и заметок по электронной почте после каждой еженедельной встречи по проекту. Функции автоматизации обычно позволяют выбрать вариант еженедельного, ежемесячного или ежегодного повторения.

13. Скачать расширения

Рассмотрите возможность загрузки расширений, которые помогут устранить простые повседневные задачи, которые могут помешать вашим крупным проектам. Некоторые задачи, для которых следует рассмотреть возможность использования расширений, включают сортировку электронной почты, корректуру, отправку соответствующих новостных клипов самому себе и создание встреч.

14. Объединяйте похожие задачи

Поскольку переключение между задачами может включать чередование мыслей, назначайте похожие задачи одному человеку. Это помогает сократить время, необходимое человеку, чтобы переориентироваться. Для этого классифицируйте тип задачи под одним ярлыком, чтобы вы знали, как назначать их с другими похожими задачами.