14 лучших практик управления ИТ-проектами (с преимуществами)

Управление ИТ-проектами включает в себя разработку стратегии, составление бюджета, организацию и выполнение планов проектов. Существует множество методов управления, которые помогают укрепить проектные команды и оптимизировать использование ресурсов, что может помочь компаниям добиться лучших результатов. Изучение лучших практик управления проектом может помочь вашей команде стать более успешной. В этой статье мы объясняем, почему важно управление ИТ-проектами, и приводим 14 примеров передового опыта, которые вы можете использовать в своей работе.

Почему управление ИТ-проектами важно?

Управление ИТ-проектами важно, потому что оно помогает поддерживать организованность и продуктивность команд во время выполнения проекта. При правильном управлении команды могут составить план и работать над достижением общей цели. Это помогает обеспечить успешное завершение проекта.

Вот некоторые другие преимущества, которые может предложить эффективное управление ИТ-проектами:

Быстрое решение проблемы

Управление ИТ-проектами имеет жизненно важное значение для решения проблем, которые могут возникнуть во время разработки, тестирования или других операций ИТ-отдела. Если менеджер проекта внимательно следит за ходом проекта, он может заметить, когда возникает проблема. Полезно использовать методы управления проектами, которые помогают быстро выявлять и находить решения проблем. Это может гарантировать, что проект останется на пути к завершению к установленному сроку. Таким образом, наличие специальных групп по управлению рисками и журналов проблем может быть полезным при управлении ИТ-проектами.

Сильная командная коммуникация

Эффективное управление проектом устанавливает и поддерживает связь с проектной командой. Поскольку многие ИТ-проекты являются совместными, жизненно важен открытый диалог. Руководители проектов могут использовать различные методы для усиления коммуникации. Примеры включают в себя создание каналов для общения членов команды и введение процессов, подчеркивающих важность общения.

Руководство для будущих проектов

Управление ИТ-проектами может помочь компаниям разработать стратегии для будущих проектов. Эффективное управление проектом может предоставить менеджерам методы и инструменты для успешного достижения цели. Например, если ИТ-отдел использует карту процессов для нескольких проектов и она оказывается эффективной, то менеджеры проектов могут запланировать дальнейшее использование этого инструмента. И наоборот, если команда проекта использует процесс, вызывающий множество проблем, руководитель проекта может либо улучшить этот процесс для будущего использования, либо выбрать новый, более эффективный процесс.

14 лучших практик управления ИТ-проектами

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете использовать для продуктивного управления ИТ-проектом:

1. Проводите встречи перед проектом

Встреча с командой ИТ-проекта перед началом проекта помогает подготовить членов команды к завершению проекта. Совещания перед проектом дают возможность установить цели и позволяют членам команды упомянуть о проблемах или задать вопросы до начала проекта. Во время этой встречи вы можете обсудить шаги и определить роль каждого сотрудника отдела. Эти исходные данные могут помочь определить методы коммуникации, делегирования задач или управления рисками.

2. Организовывать регулярные встречи

Помимо предпроектной встречи, важно, чтобы команды регулярно общались на протяжении всего процесса завершения проекта. Это может помочь руководителю проекта оценить развитие проекта и укрепить командную коммуникацию. Во время этих встреч каждый участник может поделиться своим прогрессом и обсудить проблемы, связанные с будущими заданиями.

Если после начала проекта происходят изменения, встречи также являются отличной возможностью для менеджеров проекта обсудить меняющиеся сроки, процессы, персонал или другие факторы. Если проект нуждается в корректировке, команда может внести свой вклад в принятие решения или решение проблемы. Это может помочь мотивировать их и потенциально привести к более качественным результатам.

3. Создайте методы для общения

Решение о том, как общаться в команде, является важным аспектом планирования проекта. Это хорошая практика, которая может помочь улучшить результаты проекта. Менеджеры ИТ-проектов могут извлечь выгоду из настройки способов общения, таких как еженедельные встречи, приложения для обмена мгновенными сообщениями или доска объявлений в офисе. Поскольку ИТ-задачи часто зависят от нескольких членов команды, полезно организовать стандартный метод общения, чтобы они могли общаться друг с другом, когда это необходимо.

Возможность эффективно и свободно общаться также способствует сотрудничеству. Например, если тестировщик обнаруживает проблему в приложении, важно, чтобы он мог обсудить свои выводы с разработчиком. Тогда они смогут решить проблему вместе.

4. Обрисуйте масштаб проекта

Понимание масштаба проекта очень полезно, потому что оно помогает менеджерам определить ресурсы, определить заинтересованные стороны и необходимый персонал, а также определить этапы завершения проекта. Scope также может предоставить информацию об ожиданиях и потенциальных проблемах, которые могут возникнуть, что позволяет руководителям проектов создать эффективный план. Это также создает цели, поэтому команда не выполняет слишком много или недостаточно.

5. Определите задачи

Рекомендуется определить задачи, необходимые для завершения проекта. Это обеспечивает прямые инструкции для членов команды и может помочь в передаче ожиданий. Когда менеджер ИТ-проекта определяет задачи, он может предоставить подробную информацию, например, кто обрабатывает каждую задачу, какие приложения использовать, сроки и шаги для правильного выполнения задачи. Это может помочь команде придерживаться руководящих принципов процесса, что повышает согласованность и поддерживает качество продукта.

6. Делегируйте задачи

Важным шагом в управлении ИТ-проектами является распределение задач между членами команды. Это способствует общению и сотрудничеству, а также повышает производительность, потому что команда может добиться большего, когда каждый вносит свой вклад. Делегирование также освобождает менеджера от некоторых обязанностей и дает уверенность в том, что кто-то занимается каждым шагом в проекте. При назначении задач полезно учитывать набор навыков каждого члена команды, чтобы они получали задачи, которые могут успешно выполнить. Менеджеры проектов могут захотеть использовать программное обеспечение, которое поможет им отслеживать, кто выполняет каждую задачу.

7. Проведите оценку рисков

Оценка риска является полезной практикой для управления ИТ-проектами. Это может помочь определить потенциальные проблемы, что позволяет командам определить процесс, который может обеспечить выполнение проекта в установленные сроки. Оценка рисков повышает эффективность проекта за счет уменьшения проблем, которые могут затормозить проект. Руководители проектов могут разработать меры по устранению этих потенциальных проблем, если они возникнут. Выполнение оценки до начала проекта может выявить его преимущества. Это может убедить заинтересованные стороны одобрить проект. Он также информирует о целях проекта или помогает создавать вехи проекта.

8. Решайте проблемы по мере их возникновения

Когда член команды выявляет проблему, важно немедленно ее решить, чтобы не затормозить процесс. ИТ-проекты могут выиграть от наличия команды, специально предназначенной для решения проблем. Это позволяет другим членам команды сосредоточиться на своих обычных обязанностях. После решения проблем полезно задокументировать их, чтобы у команды был отчет о том, как они их решили. Это может быть полезно для будущих проектов.

9. Запросить отзыв

Получение информации от членов команды и клиентов может помочь улучшить процессы или конечный продукт. При разработке продукта полезно запрашивать отзывы клиентов, чтобы убедиться, что проект соответствует их ожиданиям. Это может повысить удовлетворенность клиентов.

Опрос членов команды проекта и принятие их предложений также могут повысить их удовлетворенность. Они могут оценить возможность помочь улучшить планирование проекта, коммуникацию или рабочую среду. Запрос обратной связи от членов команды также может помочь выявить любые проблемы и опасения, о которых упоминают члены команды.

10. Составьте план ресурсов

Создание плана ресурсов помогает распределять и управлять ресурсами компании, которые могут включать труд, финансы, инструменты, время и пространство. Эффективный план описывает все доступные ресурсы и то, как команда проекта их использует. Полезно отслеживать использование для составления бюджета, пополнения запасов и найма. Поскольку руководитель ИТ-проекта может заниматься более чем одним проектом одновременно, эти планы могут гарантировать, что его команды будут эффективно использовать ресурсы. Они также могут помочь сэкономить деньги, сохранить ресурсы и повысить производительность.

11. Обеспечьте прозрачность команде проекта

Быть честным и открытым с намерениями заинтересованных сторон и проекта жизненно важно. Это способствует здоровому общению и может помочь членам команды проекта лучше понять свои задачи. Регулярное обновление команды информацией о проекте является хорошей практикой для установления доверия и поддержания отношений между сотрудниками.

12. Ведите учет прогресса

Документирование хода выполнения проекта помогает обеспечить успех будущих проектов, поскольку фиксирует шаги и методы, использованные для успешного достижения результата. Некоторые ИТ-специалисты могут повторять несколько действий для выполнения задач, поэтому запись может быть полезна для анализа общих действий и, возможно, автоматизации этих задач. Записи также могут помочь менеджерам проводить оценку сотрудников. Команды могут даже делиться записями с заинтересованными сторонами, чтобы увеличить их изменения в получении финансирования и разрешений для предстоящих проектов.

13. Установите вехи проекта

Вехи проекта — это краткосрочные цели, которые команда должна выполнить в процессе работы. Менеджер ИТ-проекта может создавать вехи, такие как разработка приложения и создание прототипа, в течение определенного периода времени. Вехи проекта часто имеют крайний срок, чтобы помочь проекту перейти от одной стадии к другой. Это может сделать проект более управляемым для членов команды. Это также обеспечивает мотивацию, поскольку члены команды могут отмечать небольшие успехи, работая над достижением общей цели.

14. Проанализируйте проект и работу команды

После завершения проекта полезно просмотреть его. Это может улучшить процессы и позволить сотрудникам расти. Для ИТ-проектов менеджер может оценить готовый продукт и просмотреть процесс, использованный для завершения проекта. Менеджеры могут определить, какие методы были наиболее эффективными и какие аспекты могут нуждаться в улучшении в будущем. Например, если разработчики обращаются к одной и той же проблеме более одного раза, команда может разработать лучшие методы решения проблемы.