12 проблем с тайм-менеджментом (и как их исправить)

22 марта 2021 г.

Баланс продуктивности с благополучием может быть одним из самых важных и сложных элементов для начала и поддержания успешной карьеры. Грамотное управление временем может помочь профессионалам выполнить нужный объем работы, оставаться энергичными и максимизировать свой карьерный и личный потенциал. Многие люди сталкиваются с трудностями при поиске правильной стратегии тайм-менеджмента для своей ситуации, и, к счастью, существуют стратегии для их преодоления. В этой статье мы определяем проблемы управления временем и делимся списком общих проблем управления временем с предложениями по их устранению.

Какие проблемы с тайм-менеджментом?

Проблемы управления временем — это проблемы, с которыми сталкиваются люди, пытаясь максимизировать свою эффективность в карьере и личной жизни. Многие люди обычно считают, что время, доступное для определенных личных и профессиональных задач, несколько ограничено или что потребности в этом времени превышают то, что доступно. Они также могут столкнуться с целым рядом предполагаемых препятствий на пути эффективного использования этого ограниченного времени. К счастью, можно определить и решить проблемы управления временем, чтобы оптимизировать свою карьеру.

Предложения по проблемам тайм-менеджмента

Если тайм-менеджмент — это область вашего роста, вам может быть приятно узнать, что другие люди тоже сталкивались с подобными проблемами. Это также может помочь узнать, как другие решали эти проблемы. Чтобы вдохновить вас на развитие тайм-менеджмента, вот несколько распространенных проблем с тайм-менеджментом и способы их решения:

1. Низкая мотивация

Иногда поиск мотивации для выполнения важных задач может стать первым препятствием на пути к правильному тайм-менеджменту. Например, вы могли столкнуться с ситуацией, когда у вас достаточно времени для выполнения определенной задачи, но вам не хочется этого делать, и поэтому она остается невыполненной. Может показаться, что усилия превышают уровень вашей энергии в конкретный день, или это может быть связано с уровнем вашего энтузиазма по поводу конкретной задачи.

Поиск мотивации является общей проблемой, и, к счастью, эту проблему управления временем можно преодолеть. Попробуйте определить что-то в задаче, которая вас не мотивирует, но которая вас интересует, и сосредоточьтесь на этой части проекта. Вы также можете определить, как ваша задача поможет вам достичь другой, но связанной с ней цели, которая важна для вас. Например, если вам нужно переместить много полок с файлами, чтобы освободить место для новых, подумайте о новых интересных проектах, которые будут размещены в этом новом открытом пространстве.

2. Привычка прокрастинировать

Прокрастинация — это распространенный опыт откладывания задачи до тех пор, пока до крайнего срока не останется мало времени. Люди могут откладывать дела на потом по разным причинам, включая привычку, перфекционизм и неясные цели. Хорошая новость заключается в том, что можно победить прокрастинацию и эффективно достигать своих целей.

Один из способов справиться с прокрастинацией — установить таймер на короткий период времени и начать работать, сказав себе, что вы можете остановиться в конце этого времени, если вам больше не хочется работать. Многие люди обнаруживают, что их импульс сохраняется еще долго после этого начального периода работы, и что они, как правило, не желают откладывать эту задачу дальше. Разбивка ваших целей на подробный график также может помочь, предоставляя промежуточные сроки перед окончательным.

3. Слишком мало времени

Некоторые люди сталкиваются с проблемой тайм-менеджмента, когда у них слишком мало времени для достижения своих целей. Это может быть результатом множества необходимых целей, и эти задачи могут быть одинаково важными. Это чувство может также быть связано с большим количеством менее важных и непосильных задач.

Если вы чувствуете, что у вас слишком много задач, которые нужно выполнить, и слишком мало времени, чтобы закончить их, вы можете попробовать расставить приоритеты в своем списке дел и исключить задачи, которые не имеют реальных последствий, если их не выполнить. Вы также можете попробовать делегировать задачи другим людям в вашей команде, которым вы доверяете.

4. Попытка многозадачности

Многозадачность иногда может показаться эффективным способом управления временем. Однако часто из-за многозадачности выполнение этих задач занимает больше времени, чем обычно. Это связано с тем, что многозадачность предполагает быстрое переключение между задачами, что может привести к перегрузке процессов принятия решений человеком. Многозадачность иногда также может влиять на качество работы, потому что вы никогда не уделяете все свое внимание одной задаче.

Если возможно, попробуйте сосредоточиться на одной цели за раз. Вы можете обнаружить, что это делает вашу работу более эффективной и результативной, а также более качественной. Если вы работаете в ситуации, которая не позволяет выполнять одну задачу, например, при обслуживании в ресторане, попробуйте использовать списки или время от времени делать перерывы, чтобы снять часть умственного напряжения.

5. Овербукинг

Взятие на себя слишком большого количества задач может стать проблемой для тайм-менеджмента. Хотя часто легко принимать новые задачи с энтузиазмом, иногда в действительности время, необходимое для их выполнения, превышает доступное время.

Постарайтесь тщательно обдумать свою текущую рабочую нагрузку, прежде чем браться за новые необязательные задания и задачи. Вы можете запросить оценку времени, необходимого для выполнения работы, например, если она выполняется внештатно, или оценить, сколько времени, по вашему мнению, это займет. Если вы уже перегружены, подумайте о том, чтобы попробовать другую стратегию управления временем, такую ​​как делегирование или совместная работа.

6. Недостаточно отдыха

Иногда трудолюбивые люди спят меньше часов в день или предпочитают избегать перерывов в надежде иметь дополнительное время для более продуктивной работы. Сокращение или устранение выходных может показаться продуктивным в краткосрочной перспективе, но обычно это делает вас менее эффективными из-за отсутствия отдыха. Производительность часто увеличивается с хорошо отдохнувшей энергией.

Если можете, отдыхайте, когда нужно и когда можете. Попробуйте установить постоянный график сна, чтобы обеспечить достаточный ночной отдых, и обязательно проконсультируйтесь со специалистом, если вы подозреваете проблемы со сном медицинского характера. Подумайте о том, чтобы делать перерывы в течение дня, чтобы освежить свою энергию.

7. Забываете делегировать

Еще одна проблема, с которой вы можете столкнуться, — это знать, когда делегировать полномочия. Многие профессионалы любят выполнять задачи самостоятельно. Однако иногда это может стать проблемой при управлении временем, когда задач слишком много, а времени на их выполнение не хватает.

Подумайте о том, чтобы делегировать задачи членам команды, которым вы доверяете. Если есть люди, у которых в расписании больше времени и которые способны выполнить работу, которую необходимо сделать, вы можете обнаружить, что просьба их вмешаться может освободить вас для выполнения меньшего количества задач с большим успехом. Если вы являетесь членом команды, а не тем, кто может напрямую делегировать полномочия, подумайте о сотрудничестве с коллегами, чтобы повысить эффективность управления временем в вашей команде.

8. Отсутствие организации

Многие люди также обнаруживают, что беспорядок может мешать их управлению временем и производительности. Организованность часто является важным элементом хорошего тайм-менеджмента, потому что это помогает вам тратить больше времени на достижение целей и меньше времени на переключение между задачами или поиск предметов.

Попробуйте вести список дел, чтобы упорядочить свои задачи, или использовать физический или цифровой планировщик, чтобы организовать свою повестку дня. Подумайте о реорганизации своего физического пространства, чтобы упростить рабочий процесс. Беспорядок иногда может помешать продуктивному управлению временем, поэтому вы можете каждый день уделять какое-то время уборке своего рабочего места.

9. Несколько отвлекающих факторов

Отвлекающие факторы, такие как чрезмерное общение, электронные устройства и менее важные задачи, иногда могут мешать строгому управлению временем на рабочем месте. Многие из этих видов отвлекающих факторов настолько распространены, что их легко не заметить, и можно даже не заметить, что они снижают вашу продуктивность.

Чтобы повысить концентрацию внимания и уменьшить количество отвлекающих факторов, попробуйте настроить свое рабочее пространство в соответствии с предпочитаемым вами режимом фокусировки. Защитите свое рабочее место от отвлекающих факторов, используя индикаторы того, что вы работаете, такие как наушники или даже закрывая дверь, если это соответствует культуре вашей компании. Рассмотрите возможность размещения телефона или других электронных устройств в другом конце комнаты, отключения звука или полного отключения звука, если у вас есть другой способ получать важную информацию. Попробуйте встроить в свой день структурированные перерывы для этих занятий.

10. Жесткое планирование

Чрезмерно жесткое планирование иногда может быть такой же проблемой управления временем, как и дезорганизация. Перебои, скорее всего, будут возникать в течение дня, даже при самом лучшем планировании. Это нормальный опыт, и он также часто создает проблему управления временем.

Постарайтесь помнить о ценности гибкости, когда возникают неизбежные перерывы. Подумайте, как вы могли бы встроить эти дополнительные задачи или побочные проекты в свои общие цели на день. Например, если у вас деловой обед в другом городе, и вам также нужно передать чертежи подрядчику, подумайте о том, чтобы проявить гибкость, объединив эти задачи в одну поездку вне офиса.

11. Проблемы с расстановкой приоритетов

Знание того, какие задачи являются наиболее важными и срочными, может быть важным навыком тайм-менеджмента. Различные заинтересованные стороны могут иметь ожидания, которые отличаются от вашего собственного понимания того, как расставить приоритеты задач на работе, и полный список дел также может усложнить эту задачу управления временем.

Если расстановка приоритетов является одной из ваших проблем с тайм-менеджментом, попробуйте использовать визуальный инструмент расстановки приоритетов, такой как графический органайзер или диаграмма. Вы также можете попытаться сотрудничать с коллегой или даже обратиться к доверенному наставнику, чтобы помочь решить, какие задачи являются наиболее важными в данный период времени.

12. Перфекционизм

Внимание к деталям может быть ценным активом на рабочем месте. Однако, когда приоритеты выходят за рамки умеренности, перфекционизм может помешать продуктивному управлению временем. Это связано с тем, что эта привычка может заставить вас тратить больше времени, чем необходимо, на детали, которые могут не оказать существенного влияния на общий результат вашей работы.

Если вы обнаружите, что перфекционизм мешает вашему тайм-менеджменту, попробуйте включить показатели успеха в свой список дел. Таким образом, у вас будет напоминание о ваших предполагаемых результатах, которое поможет вам не забыть перейти к следующей задаче, когда это необходимо.