12 методов оценки стоимости для руководителей проектов

29 апреля 2021 г.

Этапы планирования проекта включают разработку бюджета. Менеджеру проекта важно знать, как оценить стоимость проекта, прежде чем действовать в соответствии с протоколом. Просмотрев этапы оценки стоимости, вы сможете найти метод, который обеспечит точное приближение к вашей работе. В этой статье мы исследуем определение и значение оценки затрат, а также 12 методов оценки затрат.

Что такое оценка стоимости?

Оценка затрат — это процесс, при котором руководители проектов прогнозируют сумму денег, необходимую им для финансирования своих проектов. Процесс влечет за собой прямые и косвенные затраты проекта, такие как:

• Утилиты

• Материалы

• Оборудование

• Продавцы

• Компенсация работникам

Когда менеджеры оценивают затраты, они могут также учитывать элементы проекта, в том числе:

• Продолжительность: продолжительность показывает, сколько времени потребуется для завершения проекта.

• Размер: Менеджеры предсказывают, насколько велик проект. Например, проектирование общественного центра может быть крупным проектом, а издание книги ограниченным тиражом может быть небольшим проектом.

• Масштаб: Масштаб относится к масштабу проекта, например, какие группы людей могут извлечь из него пользу и какие стороны участвуют в его выполнении.

• Сложность: чем сложнее проект, тем больше шагов может потребоваться для его завершения. Руководители проектов могут учитывать стоимость каждого шага, чтобы получить точную оценку.

Почему важна оценка стоимости?

Для менеджера проекта оценка затрат важна для планирования, поскольку вы можете:

Поддерживайте свой бюджет

Когда вы решите запустить проект, вы можете составить бюджет, определяющий, сколько денег вы можете позволить себе потратить на ресурсы и оборудование. Оценка стоимости позволяет вам предсказать необходимые средства и сравнить оценку с вашим бюджетом. Если оценка превышает ваш бюджет, вы можете уточнить свой план перед началом проекта.

Избегайте перерасхода средств на протяжении всего процесса

Без стратегического плана вы рискуете перерасходовать ресурсы в последнюю минуту. Например, предположим, что на полпути к выполнению проекта вы обнаружили, что вам необходимо приобрести дополнительное оборудование, а расходы, которые вы не учитывали в своем первоначальном плане. Теперь вам придется потратить больше денег, чем вы ожидали, на оборудование, но вы можете избежать этой проблемы, заранее оценив все свои расходы.

Потратьте дополнительное время на сбор необходимых ресурсов

Как только вы оцените затраты на свой проект, у вас будет время собрать больше денег или собрать ресурсы для выполнения своего плана. Например, вы можете организовать сбор средств или обратиться за финансовой поддержкой к заинтересованным сторонам.

Когда использовать расчет стоимости

Процесс оценки стоимости обычно происходит на этапах планирования вашего проекта. Вот примеры случаев, когда может быть полезно использовать оценку затрат:

• Проект масштабный. Обширные проекты включают в себя несколько элементов, таких как несколько сторонних поставщиков и технологических устройств. Руководителям проектов может потребоваться оценка затрат для учета затрат на каждую часть проекта.

• Вы пробуете что-то новое в своем проекте. Если проект — это то, что ваша команда никогда раньше не выполняла, то оценка стоимости может позволить вам изучить необходимые ресурсы и усовершенствовать свой подход.

• У вас есть несколько вариантов завершения проекта. В процессе оценки стоимости вы можете сравнить цены на ресурсы, необходимые для создания наиболее эффективного или экономичного плана. Например, вы узнаете, что можете сэкономить деньги, платя своим постоянным сотрудникам за выполнение задач проекта, а не нанимая подрядчиков, поэтому вы решаете оставить проект собственными силами.

Методы оценки стоимости

Существует несколько методов, которые вы можете использовать для оценки стоимости вашего проекта, например:

Параметрическая оценка

Метод параметрической оценки включает использование исторических данных для определения затрат на каждую часть проекта. Например, при планировании строительства двухэтажного дома руководитель проекта анализирует исторические затраты на строительство дома из тех же материалов и с теми же метражами, что позволяет составить точный бюджет. Параметрический метод включает три этапа:

• Указание количества единиц проекта, таких как квадратные метры

• Определение стоимости каждой единицы

• Умножение общего количества единиц на стоимость одной единицы

Аналогичная оценка

Аналогичный метод оценки сочетает в себе исторические данные и экспертную оценку менеджера проекта для прогнозирования затрат по проекту. Его этапы включают:

• Определение элементов проекта, таких как размер, объем и продолжительность

• Исследование аналогичного проекта, в котором использовались те же элементы

• Основание оценки стоимости текущего проекта на бюджете прошлых проектов

Трехточечная оценка

При использовании метода трехточечной оценки менеджер разрабатывает три оценки затрат на предприятие, в том числе:

• Оптимистичная оценка: этот прогноз показывает наилучший сценарий, когда сотрудники завершают проект и сохраняют бюджет.

• Пессимистическая оценка: Что касается наихудшего сценария, пессимистические оценки влекут за собой перерасход средств на ресурсы.

• Наиболее вероятная оценка: реалистичная оценка является медианой между оптимистичными и пессимистическими прогнозами. Это относится к фактическим усилиям, которые сотрудники должны приложить для завершения проекта, и его стоимости.

Руководители проектов могут рассчитать окончательную стоимость проекта, используя уравнение метода анализа программы (PERT): [Optimistic estimate + Pessimistic estimate + (4 x most likely estimate)] / 6

Нисходящая оценка

В методе оценки сверху вниз менеджеры проектов определяют общую стоимость проекта и разделяют стоимость на более мелкие категории. Например, некоммерческая организация проводит гала-концерт общей стоимостью примерно 15 000 долларов. Комитет мероприятия отмечает, что декорации стоят 2000 долларов, еда и напитки — 7000 долларов, а развлечения — 6000 долларов. Оценка сверху вниз может быть наиболее полезной на начальных этапах планирования проекта, когда руководители проектов могут получить представление о том, какие ресурсы будут стоить больше всего.

Восходящая оценка

Восходящая оценка, также известная как детальная или инженерная оценка, противоположна нисходящему методу. Руководители проектов сначала определяют цены на элементы, а затем суммируют затраты, чтобы определить общие затраты. Например, при запуске маркетинговой кампании менеджер проекта оценивает потребность в 200 долларов США для рекламы в социальных сетях и 500 долларов США для рекламных роликов на телевидении, что равняется общей стоимости кампании в 700 долларов США.

Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (PMIS) использует специализированное программное обеспечение для управления этапами вашего плана. Вы можете ввести ресурсы, которые у вас есть, и их стоимость, чтобы определить их общую стоимость. Программное обеспечение также организует ваши ресурсы в календаре, который показывает, как будет продвигаться ваш план и какие ресурсы вам потребуются для каждого шага.

метод Дельфи

При использовании метода Дельфи группа экспертов анонимно представляет свои прогнозы стоимости проекта, а посредник анализирует ответы до тех пор, пока они не придут к соглашению. Во время серии панелей эксперты отвечают на вопросник и применяют свои статистические знания. Они могут корректировать свои ответы по мере того, как узнают дополнительную информацию, и цифра, с которой они соглашаются, является окончательной оценкой проекта.

Принимать решение

Модель принятия решений учитывает мнение каждого члена команды, то есть сотрудники голосуют за оценку стоимости. Команда принимает решение, набирая голоса такими способами, как:

• Единогласно: Каждый член команды должен согласиться с цифрой. Например, если в команде пять человек, все пятеро должны иметь одинаковую точку зрения.

• Большинство: также известное как множественность, большинство голосов охватывает более половины команды. Например, если есть 10 участников, по крайней мере шесть должны проголосовать одинаково.

• Распределение баллов: команда присваивает 100 баллов по конкретному предмету, которые могут выделить области, представляющие интерес или ценность. Например, область, получившая два балла, может быть незначительной, а область, получившая 89 баллов, должна быть приоритетной.

Анализ ставок поставщиков

Анализ предложений поставщиков может быть полезен для проектов, требующих использования исключительно поставщиков. Во-первых, менеджер проекта отправляет документ с запросом предложения (RFP) поставщикам, которых он заинтересован в найме. В документе продавцы указывают цену и качество своих услуг и делятся своими ответами с менеджером. Менеджер сравнивает цены, чтобы оценить, сколько будет стоить весь проект.

Резервный анализ

Метод анализа запасов учитывает проблемы, которые могут возникнуть при выполнении проекта. Сюда входят средства для резерва на случай непредвиденных обстоятельств, который представляет собой сумму денег на случай ожидаемых конфликтов, таких как технические трудности или ограниченная производительность. Сюда также входит управленческий резерв, представляющий собой фонды для покрытия непредвиденных конфликтов, таких как исторические погодные явления или чрезвычайные ситуации в области здравоохранения в стране.

Стоимость анализа качества

Подобно анализу резервов, анализ затрат на качество (CoQ) оценивает, сколько денег нужно команде проекта, чтобы превзойти их ожидания. Эта техника включает в себя четыре шага:

• Установите стандарты для проекта. Определите, чего вы хотите достичь своими усилиями и как измерить их качество. Например, если вы разрабатываете мобильное приложение, вы можете заявить, что приложение, дающее результаты за две секунды, является качественным.

• Определить цену хорошего качества. Подумайте, сколько будет стоить достижение желаемых результатов. Например, вы можете определить стоимость реализации высокой скорости в вашем приложении.

• Определите цену некачественного товара. Подумайте, сколько это будет стоить, если вы столкнетесь с проблемами или растратите ресурсы при выполнении своего проекта. Например, если для ускорения работы вашего приложения может потребоваться три попытки, вы можете отметить деньги, которые вы можете потратить на повторную попытку.

• Рассчитайте общий CoQ. Суммируйте цену хорошего качества и цену плохого качества, что может показать вам, как минимизировать риски при достижении целей вашего проекта.

Экспертная оценка

Получая помощь от экспертов, проектные группы могут разрешать межличностные конфликты и выбирать метод оценки, который лучше всего подходит для их задач. Эксперты изучают исторические данные и объясняют, как среда может повлиять на выполнение проекта. Например, эксперты могут посоветовать дебютировать с детским фильмом летом, когда целевая аудитория может не ходить в школу и часто ходить в кинотеатр. Они также могут предложить объединить методы оценки для расчета наиболее приблизительной стоимости.