11 стратегий, которые сделают ваше торжественное открытие успешным

12 августа 2021 г.

При работе над запуском нового бизнеса планирование успешных торжественных мероприятий может оказать значительное влияние на первоначальный успех компании. Заблаговременная подготовка и разработка стратегического плана мероприятия могут увеличить ваши шансы на проведение мероприятия, которое пройдет гладко и с высокой посещаемостью. Изучая советы по планированию великолепного торжественного открытия, вы можете гарантировать, что достигнете цели своей компании и начнете бизнес с положительным опытом. В этой статье мы объясняем некоторые преимущества проведения торжественного открытия и делимся предложениями по координации хорошо организованного мероприятия.

Преимущества проведения торжественного открытия

Торжественное открытие — отличный способ пригласить людей попробовать новый бизнес и узнать о его продуктах и ​​услугах. У проведения торжественного открытия есть много преимуществ, в том числе:

• Представление бизнеса сообществу: торжественное открытие предоставляет членам сообщества канал для общения и развлечения, узнавая о бизнесе.

• Создание клиентской базы: во время торжественного открытия у вас есть возможность связаться с местными жителями, которые могут стать постоянными клиентами благодаря их положительному опыту на мероприятии.

• Сбор отзывов. Вы можете использовать торжественное открытие, чтобы узнать мнение клиентов о том, какие продукты им нравятся больше всего и как вы можете улучшить бизнес-операции.

11 советов для успешного торжественного открытия

Вот несколько методов, которые вы можете использовать на протяжении всего процесса планирования, чтобы провести торжественное открытие, которое соответствует вашему видению:

1. Начните планировать заранее

Начните думать о своем торжественном открытии как можно скорее. Приступая к планированию заранее, вы можете заранее предвидеть проблемы, разработать подробный график и иметь достаточно времени, чтобы вызвать волнение в сообществе. Помните об этом событии во время работы над другими проектами, чтобы избежать конфликтов в расписании и убедиться, что ваши бизнес-цели совпадают с вашими планами мероприятий. Это также дает вам время, чтобы приспособиться, если вам нужно внести изменения в процессе открытия.

2. Выберите тему

Подумайте о том, чтобы выбрать тему для вашего торжественного открытия, чтобы сделать мероприятие цельным. Центральная тема может вдохновить ваш декор, мероприятия, развлечения и другие аспекты мероприятия, чтобы сделать его незабываемым для ваших гостей. Это может помочь вам обдумать идеи, чтобы сделать мероприятие особенным, например, тематическое меню или ограниченный выпуск товаров для посетителей. Выберите тему, связанную с продуктами и миссией компании, чтобы сделать мероприятие особенно значимым. Например, хорошее торжественное открытие обычного барбекю-ресторана может иметь тему Дикого Запада или ранчо.

3. Придерживайтесь своего бюджета

Мероприятия имеют много небольших затрат, которые могут складываться, поэтому важно рассчитать бюджет и придерживаться этих границ. Решите, сколько денег вы готовы потратить на открытие мероприятия, включая дополнительные средства на любые непредвиденные расходы или чрезвычайные ситуации, которые произойдут в день открытия. После того, как вы установили общий лимит расходов, разработайте подробный бюджет всего, что вам нужно купить для мероприятия, включая закуски, подарочные пакеты, украшения и деньги для оплаты труда персонала. Изучите цены местных поставщиков и поговорите с поставщиками, чтобы получить скидки на оптовые заказы.

4. Спросите мнение сообщества

Проведите маркетинговое исследование в вашем районе, чтобы узнать, что общественность хочет от торжественного открытия. Понимание того, какие типы событий и действий вызывают наибольший интерес, может помочь вам составить индивидуальное расписание, которое понравится вашей целевой аудитории. Распространяйте опросы и организуйте фокус-группы, чтобы реальные люди рассмотрели ваши идеи торжественного открытия и поделились отзывами. Вы также можете использовать свое исследование рынка как возможность пригласить участников на реальное мероприятие, чтобы увидеть, как вы внедрили их идеи в бизнес.

5. Тщательно обучайте персонал

Поскольку торжественное открытие — это первый раз, когда бизнес полностью функционирует и открыт для публики, важно тщательно обучить персонал. Сценарии ролевых игр и выполнение учебных упражнений могут помочь каждому сотруднику освоиться со своими обязанностями перед обслуживанием реальных клиентов. Разработайте процедуры и лучшие практики для решения различных ситуаций и убедитесь, что все, кто работает на мероприятии, понимают свою роль. Проведение мягкого открытия, когда вы управляете бизнесом с ограниченными возможностями, — это хороший способ обучить персонал перед полным торжественным открытием.

6. Наймите дополнительную поддержку

В зависимости от масштаба мероприятия рассмотрите возможность найма временного персонала по контракту в качестве дополнительной поддержки торжественного открытия. Вы можете нанять временный персонал, чтобы встречать гостей, украшать, настраивать аудио-видео оборудование, убирать или распространять рекламные материалы. Это позволяет постоянному персоналу сосредоточиться на своих основных обязанностях. Временный персонал также может помочь с традиционными операциями бизнеса, чтобы справиться с увеличенной вместимостью торжественного открытия, если вы ожидаете большое количество гостей. При найме дополнительного персонала тесно сотрудничайте с временным агентством, чтобы установить требования к обучению для поддержания профессиональной репутации.

7. Сосредоточьтесь на внешнем виде

Поскольку торжественные открытия представляют бизнес сообществу, первое впечатление является ключом к успеху. Презентация является важным аспектом оказания положительного влияния на ваших посетителей, поэтому будьте внимательны при планировании внешнего вида мероприятия. Гигиена является главным приоритетом, поэтому не забудьте тщательно убрать место проведения. Сделайте пространство привлекательным, обратив внимание на мелкие детали, настроив удобное освещение и организовав удобные кресла для гостей.

8. Отправляйте физические листовки

Даже если у вас есть цифровое мероприятие, чтобы уведомить участников о торжественном открытии, рассылка бумажных флаеров — отличный способ увеличить вовлеченность. Распространение физического приглашения может помочь привлечь более широкую аудиторию и дать людям напоминание о посещении мероприятия. Даже если они не пойдут на торжественное открытие, они могут сохранить листовку и решить посетить ее позже, чтобы поддержать новый бизнес в сообществе. Разошлите рекламные листовки задолго до мероприятия, чтобы вызвать волнение, а затем подумайте о том, чтобы разослать еще одну порцию листовок ближе к дню в качестве напоминания.

9. Настройте накануне

Соберите пространство для мероприятия за день до мероприятия, если это возможно, чтобы уменьшить стресс и задачи в последнюю минуту в день торжественного открытия. При использовании любого технического оборудования предварительная настройка позволяет устранить неполадки и убедиться, что все работает правильно. Заблаговременное проведение мероприятия также дает вам возможность ознакомиться с расписанием, подтвердить назначения сотрудников и ответить на вопросы в непринужденной манере.

10. Координируйте свои действия с прессой

Чтобы получить максимальную пользу от проведения торжественного открытия, заранее свяжитесь с местными СМИ, чтобы сообщить им о мероприятии. Местные газеты, журналы и блоги часто рассказывают о торжественных вечеринках, посвященных открытию новых предприятий в сообществе, которые могут привлечь больше внимания и бизнеса. Планируйте заранее и подумайте о том, чтобы запланировать интервью с блогерами или репортерами, чтобы поговорить о бизнесе в контексте торжественного открытия.

11. Задокументируйте событие

Во время мероприятия делайте фотографии, видео и записи, чтобы задокументировать опыт. Наличие записи о мероприятии отлично подходит для публикации в социальных сетях и использования в будущих материалах для прессы. Вы можете нанять профессионального фотографа или видеооператора, чтобы запечатлеть событие, если оно достаточно масштабное. Задокументировав событие, вы можете использовать записи и фотографии для создания бренда компании, взаимодействия с сообществом и продвижения будущих событий.