11 советов по эффективному общению с сотрудниками

31 марта 2021 г.

Четкая и эффективная коммуникация между менеджерами и сотрудниками является ключом к успеху команды. Когда сотрудники понимают цели отдела и верят, что их руководитель ценит их идеи, они с большей вероятностью будут мотивированы и продуктивны на работе. Как менеджер, то, как вы общаетесь со своими сотрудниками, может повлиять как на вашу, так и на их производительность. В этой статье мы объясним, почему эффективное общение важно, и перечислим 11 советов по эффективному общению с сотрудниками.

Почему важно эффективно общаться с сотрудниками?

Эффективное общение с сотрудниками важно для того, чтобы команда понимала ваши ожидания и достигала общих целей. К преимуществам хорошего общения относятся:

• Информирование команд

• Избегайте путаницы и недоразумений

• Точное и своевременное выполнение проектов

• Сохранение мотивации и вовлеченности сотрудников

• Помогать сотрудникам работать с максимальной отдачей

• Укрепление доверия и уважения между вами и вашей командой

Сотрудники оказывают значительное влияние на успех проекта, поэтому вы обязаны убедиться, что они понимают, как добиться этого успеха.

11 способов эффективно общаться с сотрудниками

Вот несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы улучшить общение на рабочем месте между вами и вашими сотрудниками:

1. Будьте открытыми и честными

Демонстрация и поощрение открытого общения может завоевать доверие ваших сотрудников и заставить их чувствовать себя ценными членами организации. Начните с того, что честно и прозрачно расскажите о своих ожиданиях. Не стесняйтесь рассказывать сотрудникам о стратегиях, которые работают, а также о тех, которые не работают. Поощряя сотрудников оценивать вещи, которые не работают, вы можете найти решения в команде и заставить их чувствовать себя вовлеченными в процесс.

Также будьте честны в отношении успеха и финансовых показателей организации, если компания это позволяет. Сотрудники ценят знание того, как работает компания и какие области нуждаются в улучшении. Пригласите своих сотрудников быть открытыми, попросив их поделиться своим мнением во время встреч.

2. Будьте доступны

Убедитесь, что ваши сотрудники чувствуют себя комфортно, обращаясь к вам с идеями или проблемами. Скажите им, что они могут поговорить с вами в любое время. Оставьте дверь своего офиса открытой, когда вам не нужно уединение. Сохраняйте позитивное и дружелюбное отношение, в том числе с помощью языка тела и невербального общения. Притормозите и поблагодарите сотрудников, а не делайте вид, что торопитесь или заняты, даже если это так.

3. Общайтесь четко

Ваш тон, язык и стиль общения могут помочь вам четко донести сообщения и цели до ваших сотрудников, будь то лично или по электронной почте. Используйте простые для понимания слова вместо технического языка, чтобы избежать путаницы. Готовьтесь к встречам, планируя, что вы хотите сказать и как это сказать.

При общении с сотрудниками по электронной почте старайтесь, чтобы ваше сообщение было простым и лаконичным, с короткими абзацами. Вы можете использовать маркированные списки или формат структуры, чтобы упорядочить основные пункты вашего сообщения. Если вы можете дать своим сотрудникам четкое и четкое понимание ваших целей, у них больше шансов их достичь.

4. Поощряйте обратную связь

Пусть ваши сотрудники знают, что вы цените их идеи и мнения, поощряя обратную связь. Вы можете создать ящик для анонимных предложений, где они смогут поделиться своими мыслями без осуждения. Во время встреч или групповых проектов побуждайте их также критиковать ваши идеи. Когда они это сделают, признайте их мнение. Время от времени отправляйте опросы сотрудников, спрашивая, понимают ли они свои цели и обязанности и что вы или организация можете сделать, чтобы улучшить общение.

Дайте своим сотрудникам обратную связь, сохраняя при этом баланс между критическими и положительными советами. Расскажите им, как они работают, области, в которых они могут улучшиться, и что они сделали хорошо в последнее время. Отмечайте маленькие и большие достижения наедине и во время встреч перед командой.

5. Обновите своих сотрудников

Когда сотрудники заняты работой над своими отдельными задачами, они могут не знать о статусе более широких проектов и целей. Попытайтесь устранить барьер между руководством и персоналом, сообщая своим сотрудникам новости о бизнесе. Расскажите им, какие проекты были успешными, а какие нет. Если компания реорганизует роли, запускает новые продукты или обновляет политики, сообщите об этом своим сотрудникам до того, как они узнают об этом в общекорпоративном электронном письме или пресс-релизе. Информирование ваших сотрудников по деловым вопросам помогает завоевать их доверие.

6. Выберите правильный метод

Вы можете общаться со своими сотрудниками различными способами, от встреч до видеоконференций и электронной почты. Чтобы донести эффективное сообщение, убедитесь, что вы выбрали правильный метод коммуникации для ситуации и сотрудника. Некоторые сотрудники, например, предпочитают электронную почту для всех своих коммуникаций. Другие понимают информацию более четко, когда вы говорите об этом лично. Однако, как правило, вы должны сообщить следующее лично:

• Обучение или инструкции

• Главные новости, такие как продвижение по службе

• Срочная информация

• Задачи или вопросы, требующие немедленных действий или ответа

• Конфиденциальная информация, которую вы не хотите в письменной форме

• Решение конфликта

Поэкспериментируйте с коммуникационными платформами, такими как программы или приложения для чата и инструменты для видеоконференций, чтобы найти метод, который лучше всего подходит для вашей команды.

7. Регулярно встречайтесь

Планируйте регулярные встречи команды, чтобы поощрять общение и обмен информацией между сотрудниками. Еженедельные встречи — это возможность:

• Предоставлять обновления

• Обсуждать прогресс в проектах

• Говорите о проблемах

• Решайте проблемы в группе

• Убедитесь, что сотрудники понимают свои обязанности

• Поставить цели

• Обеспечить обратную связь

• Отвечать на вопросы

Подготовьте повестку дня и делайте встречи короткими, чтобы сотрудники считали их полезными, а не отнимающими много времени. Встречи могут быть личными или виртуальными с использованием программ видеоконференций или группового чата.

8. Поймите своих сотрудников

Познакомьтесь со своими сотрудниками, чтобы вы могли понять их потребности, как они лучше всего общаются и какую обратную связь они хотели бы получать. Задавайте вопросы, чтобы узнать о них больше, и проявляйте сочувствие, когда они просят о помощи или сталкиваются с трудностями. Адаптируйте свои стратегии общения к стилю каждого члена команды, чтобы вы понимали друг друга и могли помочь максимально раскрыть их потенциал.

9. Встречайтесь индивидуально

Помимо групповых собраний, запланируйте регулярные встречи один на один с каждым членом вашей команды. Они могут быть более открыты для обмена идеями, предоставления и получения отзывов в частной обстановке, чем перед группой. Индивидуальные встречи также показывают вашим сотрудникам, что вы цените их мнение и работу. Они дают вам возможность общаться с вашим сотрудником на более личном уровне. Встречи один на один могут быть быстрыми и неформальными, и вы можете запланировать их раз в месяц.

10. Слушай

Активное слушание — важный коммуникативный навык, благодаря которому ваши сотрудники чувствуют, что их ценят. Обратите внимание на то, что говорят ваши сотрудники, и постарайтесь полностью понять, о чем они говорят. Примеры активного слушания включают в себя:

• Проявление беспокойства

• Подводя итог тому, что сказал вам сотрудник, чтобы показать, что вы понимаете

• Использование языка тела, такого как зрительный контакт и кивание

• Отвечая утверждениями, такими как «Я понимаю»

• Задавать открытые вопросы

Активное слушание требует, чтобы вы понимали, реагировали и запоминали то, что сказал ваш сотрудник. Этот коммуникативный навык важен во время таких сценариев, как решение проблем, разрешение споров, интервью и обучение.

11. Будьте отзывчивыми

Когда ваши сотрудники общаются с вами, действуйте так, чтобы показать, что вы серьезно относитесь к их идеям и опасениям. Отвечайте на электронные письма как можно скорее, в идеале в течение 24 часов. Следите за устными беседами, отправляя по электронной почте резюме важных моментов. Если вы говорите сотруднику, что собираетесь что-то сделать, сделайте это. Отзывчивые менеджеры заставляют сотрудников чувствовать себя услышанными и оцененными.