10 стратегий управления ИТ-бюджетом вашего отдела

10 сентября 2021 г.

Чтобы быть инновационным и легко адаптируемым руководителем ИТ-отдела, необходимо знать, как управлять бюджетом. Хотя размер вашего бюджета варьируется в зависимости от того, где вы работаете, разумное использование каждого доллара всегда полезно для оптимизации инвестиций в новые технологии и поддержания вашей текущей технической инфраструктуры. Изучая стратегии организации финансирования в своем ИТ-отделе, вы можете улучшить работу и реагировать на меняющиеся информационные потребности вашей команды.

В этой статье мы объясняем, почему важно управлять финансовыми ресурсами в области информационных технологий, и делимся советами, как максимально эффективно использовать свой ИТ-бюджет.

Почему важно иметь сбалансированный ИТ-бюджет?

Управление бюджетом в ИТ-отделе гарантирует, что ИТ-инструменты организации функционируют так, чтобы ими могли пользоваться все в организации, включая сотрудников и клиентов. Планирование бюджета для вашей ИТ-команды также гарантирует, что вы сможете выполнить все необходимое техническое обслуживание и инвестировать в новые проекты, такие как написание кода для исправления ошибок или инвестиции в новые обновления программного обеспечения или оборудование. Понимание вашего бюджета и подготовка заблаговременно облегчают реагирование на возникающие проблемы.

10 советов по управлению ИТ-бюджетом

Управляя денежными средствами в рамках ИТ-отдела, вы можете поддерживать работу всего бизнеса. Вот несколько стратегий, которые вы можете использовать для достижения этой цели:

1. Поймите свои финансовые ограничения

Точное понимание доступного бюджета — это первый шаг к правильному выбору того, как вы тратите деньги в ИТ-отделе. В начале каждого финансового периода анализируйте средства, которые вы должны потратить на ИТ-инфраструктуру, чтобы понять, как лучше всего потратить эти деньги. Знание конкретной суммы на вашем счете в любой момент также дает вам представление о том, когда начать экономить на крупных покупках, таких как оборудование или бюджет для новых сотрудников.

2. Проверьте свои ИТ-ресурсы

Наряду с вашими денежными ресурсами ваше оборудование и трудовые ресурсы также являются ценными инструментами, помогающими вам управлять своим ИТ-бюджетом. Проведите инвентаризацию программных инструментов, оборудования и другой инфраструктуры, которую вы в настоящее время можете использовать. Определите, какие ресурсы актуальны на современном рынке, а какие требуют срочного обновления, чтобы быть полезными и эффективными, например, устаревшее программное обеспечение, несовместимое с текущими компьютерными системами.

Кроме того, попросите всех в вашей команде поделиться знаниями и навыками, которые они могут предоставить. Зная, какой вклад может внести каждый, вы сможете определить, с какими задачами вы можете справиться внутри компании, и определить свои расходы на наем и аутсорсинг.

3. Используйте стратегию для планирования и расстановки приоритетов

Согласуйте свою бюджетную стратегию с общей миссией команды и компании. Как только вы поймете свой бюджет и ресурсы, составьте подробный план, как потратить деньги. Разработайте руководство по расстановке приоритетов расходов, включая диапазон приемлемых сумм для каждой области развития ИТ, например, текущее обслуживание и новые проекты. По мере роста требований к вашим ИТ-системам со стороны клиентов и коллег используйте свою стратегию для ограничения расходов и обеспечения долгосрочного роста и финансового благополучия отдела.

4. Учет аварийных ситуаций

При разработке плана ИТ-бюджета включите дискреционные расходы на любые чрезвычайные ситуации в сфере ИТ, такие как кибератаки или сбои системы. ИТ-системы иногда выходят из строя, и сохранение важнейших операций компании является главным приоритетом, даже с учетом финансовых ограничений. Составьте план реагирования на чрезвычайные ситуации, в котором укажите источник финансирования любого срочного ремонта и технического обслуживания. Заблаговременное планирование потенциальных чрезвычайных ситуаций в области ИТ с руководством компании может предотвратить сложные ситуации и обеспечить доступ к средствам, когда они вам больше всего нужны.

5. Проведите анализ затрат и результатов

Прежде чем браться за новый ИТ-проект или инвестиции, проведите анализ затрат и результатов. Сравните деньги и время, которые вы вкладываете в проект, с потенциальными финансовыми выгодами, как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Подсчитайте, сколько времени потребуется, чтобы увидеть возврат ваших инвестиций. Например, если покупка нового пакета программного обеспечения стоит тысячи долларов авансом, но позволяет сэкономить десятки тысяч долларов в течение следующего года, это может оказаться выгодным вложением в долгосрочное финансовое благополучие ИТ-отдела.

6. Обратитесь за поддержкой к руководству

Когда у вас есть бюджет для вашего ИТ-отдела, заручитесь поддержкой исполнительной команды вашей организации, чтобы сохранить доступ к этим средствам и потенциально увеличить бюджет в будущем. Если вы сможете убедить одного-двух человек из руководящего состава выступить в защиту ИТ-отдела, вам будет гораздо легче внедрить свои идеи во всей компании.

Собирайте информацию о положительном влиянии ИТ-отдела и делитесь своими отчетами с руководителями компании. Объяснение того, как вложение денег в ИТ приводит к экономии и улучшению всей организации, может привести к увеличению бюджета и увеличению финансирования дополнительных проектов.

7. Опирайтесь на исторические данные

Управляйте своим выбором расходов, просматривая отчеты и анализируя историческую информацию о финансах в ИТ-отделе. Используйте ключевые показатели эффективности и финансовые модели из прошлых отчетных периодов, чтобы узнать, какие проекты и инвестиции дали наилучшие результаты для вашей команды. Продолжайте отслеживать ту же статистику, чтобы постоянно вносить коррективы и улучшать свою бюджетную стратегию на основе фактических данных. Проверяйте показатели эффективности на регулярной основе в течение месяца, чтобы убедиться, что вы соответствуете контрольным показателям или превосходите их, и мотивируете всех остальных в вашей ИТ-команде.

8. Аудит ИТ-систем на эффективность

Регулярно проверяйте свои ИТ-практики, чтобы выявлять неэффективные процессы и потенциальные области потерь. Просмотрите рабочие процессы, чтобы определить, не является ли что-либо из того, что делает ваша команда, избыточным, а затем интегрируйте процессы вместе, чтобы удалить все устаревшие задачи. Когда у вас есть доступ к нескольким инструментам, методам или системам, сравните, как они работают, и выберите наиболее эффективный для своей команды. Попросите обратную связь от вашей ИТ-команды, чтобы узнать об эффективных стратегиях выполнения практических задач.

9. Аутсорсинговые услуги, когда это необходимо

Изучите возможность аутсорсинга некоторых аспектов вашей инфраструктуры информационных технологий. Хотя разработка собственных внутренних инструментов иногда может сэкономить деньги, аутсорсинг часто является доступным вариантом. Это особенно актуально для краткосрочных проектов, когда вам нужен инструмент только для определенной цели. Вы также можете сравнить нескольких поставщиков, обсудить и выбрать вариант только с выбранными функциями, которые вам нужны, вместо того, чтобы нанимать полный ИТ-персонал для одного проекта.

10. Обратитесь за консультационными услугами

Если у вас особенно ограниченный бюджет, рассмотрите возможность инвестирования в внешнего консультанта, чтобы сравнить ваши расходы с вашими потребностями в ИТ. Специализированный ИТ-консультант может помочь вам определить области потерь, которые, возможно, не являются проблемой. Они предоставляют расширенную информацию об ИТ-индустрии, в том числе о последних инновациях и тенденциях экономии денег. Консультанты по ИТ также могут быть полезны, если у вас внезапно значительно увеличился бюджет и вы хотите узнать, как лучше всего инвестировать деньги в развитие ИТ.