10 способов улучшить контроль затрат для вашего бизнеса

16 сентября 2021 г.

Компании могут применять различные методы, чтобы получать прибыль, что часто является стратегической долгосрочной целью компаний. Для продолжения ведения бизнеса, обеспечения удовлетворенности акционеров и обеспечения того, чтобы они могли выплачивать зарплату сотрудникам, эффективные организации часто тщательно анализируют деньги, которые они тратят, по сравнению с суммой, которую они зарабатывают. Если вы или ваша компания хотите обеспечить эффективность бизнес-процессов и получать прибыль, может быть полезно узнать о методах контроля затрат. В этой статье мы даем определение контролю затрат, объясняем, почему это важно, и перечисляем 10 способов улучшить методы контроля затрат.

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат относится к практике мониторинга ваших деловых расходов, удерживая их на низком уровне по отношению к вашей прибыли. Бюджетирование является одним из основных методов, используемых предприятиями для контроля своих расходов. Они контролируют свои расходы, чтобы убедиться, что они не тратят больше суммы, заложенной в бюджете. Контроль ваших затрат может помочь вашей компании достичь целевого показателя чистой прибыли, что является целью, которую организации часто устанавливают в начале финансового периода. Вы можете использовать эту формулу, чтобы определить затраты, которые вы можете позволить себе потратить и при этом достичь своей целевой чистой прибыли:

Продажи – постоянные затраты – переменные затраты = целевая чистая прибыль

Почему важно улучшать методы контроля затрат?

Улучшение методов контроля затрат может улучшить вашу деловую практику следующим образом:

Снижение долга

Мониторинг ваших затрат может позволить вашей компании учитывать такие расходы, как задолженность. Многие компании накапливают долги, когда начинают или реализуют новые инициативы, которые могут повысить их прибыльность. Выплата этого долга является важным аспектом поддержания положительного финансового положения, поэтому вы не накапливаете больше долга, чем зарабатываете в виде прибыли. Когда вы контролируете свои расходы, чтобы убедиться, что они не превышают заложенные в бюджете, вы можете планировать откладывать дополнительный доход для погашения существующего долга. Последовательная выплата долга и увеличение собственного капитала также могут улучшить ваш кредит, что важно, если вы намерены искать больше бизнес-кредитов в будущем.

Возможность покупать активы

Когда вы контролируете свои расходы для поддержания ожидаемой прибыли, вы можете потратить эту прибыль на активы, которые могут улучшить финансовое положение вашей компании, например, на лучшее оборудование или программное обеспечение, повышающее вашу производительность. Эти покупки могут обеспечить эффективность и снизить долгосрочные затраты. Они также могут улучшить моральный дух ваших сотрудников, потому что эти активы могут быть проще в использовании, чем предыдущее оборудование или технологии.

Увеличение бюджетов

Контроль затрат также может предоставить вашей компании более крупные бюджеты в других отделах. Например, если вы придерживаетесь бюджета, который вы установили для покупки материалов, вы можете использовать деньги, которые вы могли потратить, увеличив свой бюджет материалов, на другие инициативы, такие как маркетинг или реклама. Контроль затрат напрямую способствует продвижению инициатив в других сферах бизнеса. Это позволяет вам улучшать процессы в вашей компании и инвестировать в новые методы ведения бизнеса, которые могут помочь вам увеличить прибыль.

Повышение заработной платы

Планирование способов получения целевой прибыли может помочь вашей компании повысить заработную плату или предоставить бонусы. Если вы заключаете соглашения о ежегодном увеличении прибыли или предоставлении премий в качестве поощрения, важно сохранять контроль над своими расходами, чтобы вы могли способствовать этим поощрениям сотрудников. Повышение заработной платы может улучшить моральный дух, повысить лояльность и улучшить культуру вашей компании. Сотрудники также могут повысить свою производительность, если они чувствуют, что их ценят и ценят.

Измеренная производительность

Вы можете измерить ключевые показатели успеха на основе вашего бюджета и вашей способности достичь целей, поставленных вашей компанией. Контроль затрат может помочь вам измерить рентабельность, установив цель, которую нужно достичь с точки зрения чистой прибыльности. Если вы можете контролировать свои расходы и количественно оценить, насколько вы достигли своих целей по прибыли, это может указывать инвесторам на то, что ваш бизнес финансово здоров.

Как улучшить контроль затрат

Вот 10 методов, которые вы можете использовать для улучшения методов контроля затрат:

1. Подготовьте свой бюджет

Подготовка бюджета может помочь вам определить необходимые расходы, чтобы вы могли управлять ими в течение финансового года. Вы можете определить сумму средств, которую вы хотите выделить на каждую инициативу или отдел, что поможет вам контролировать свои ежегодные расходы. Рассмотрите свои предыдущие затраты и оцените ценность каждой из ваших предыдущих инициатив. Например, вы можете проанализировать предыдущие бюджеты и модели расходов, чтобы составить бюджет на новый финансовый год. Обнаружение и устранение расточительных расходов при составлении бюджета может обеспечить успех и прибыльность.

2. Управляйте запасами

Управление запасами может напрямую повлиять на ваши расходы и прибыль. Если вы покупаете слишком много инвентаря, вы можете платить за сырье и рабочую силу больше, чем получаете прибыль. Некоторые предприятия также платят больше за хранение избыточных запасов, что является дополнительными расходами, которые они, возможно, не учли в своем бюджете. Вы можете контролировать стоимость инвентаря, заказывая столько инвентаря, сколько вам нужно.

При размещении заказов на дополнительные запасы подумайте о том, чтобы купить столько запасов, сколько вы продали в прошлом. Если вы не могли выполнять заказы ранее из-за нехватки запасов, вы можете учесть это при корректировке будущих заказов. Точно так же, если у вас ранее было больше запасов, чем вы могли продать, может быть важно учесть это превышение при корректировке вашего заказа на меньшее количество единиц.

3. Измеряйте расходы в режиме реального времени

После создания бюджета рассмотрите возможность отслеживания расходов в течение определенного финансового периода. Мониторинг затрат в течение финансового периода может помочь вам определить расходы, которые вы не предвидели при составлении бюджета. Вы можете отметить эти дополнительные расходы и спланировать более эффективный будущий бюджет, учитывая эти ранее непредвиденные затраты. Вы также можете распределять средства по мере необходимости и корректировать свои расходы на оставшуюся часть проекта, чтобы поддерживать чистую целевую прибыль.

4. Оставайтесь активными при ремонте

Ремонт вашего оборудования часто может помочь свести к минимуму упущенную выгоду, связанную с использованием медленного или неисправного оборудования. Это также может предотвратить технологические или машинные поломки, устранение которых может занять больше времени и стоить больше, чем если бы они были устранены немедленно. Этот метод также позволяет вашей компании поддерживать качество и эффективность на протяжении всего производственного процесса. Подумайте о том, чтобы составить график регулярного тестирования вашего оборудования и записывать результаты, чтобы вы могли быстро обнаруживать неисправности или снижение производительности.

5. Определите ключевые показатели эффективности

Ключевые показатели эффективности (KPI) — это показатели, которые помогают компаниям определять финансовую стабильность и прогресс на своем рынке. Чтобы определить затраты, необходимые для мониторинга, вы можете определить свои ключевые показатели эффективности при планировании бюджета. Затем вы можете использовать свой прогресс в их наблюдении, чтобы определить, правильно ли вы контролируете свои расходы. Например, если вы измеряете свой коэффициент выгорания, то есть сумму денег, которую вы тратите за определенный период, вы можете использовать эту информацию, чтобы определить, можете ли вы потратить больше денег, чем заложено в бюджете. Если ожидается, что вы потратите больше, чем заложено в бюджете, вы можете улучшить меры контроля затрат.

6. Предвидьте изменения

Изменения могут произойти между временем, когда вы составляете свой бюджет, и когда вы отслеживаете свои меры по контролю затрат. Такие изменения могут включать колебания темпов инфляции или цен на материалы. Рассмотрите возможность изменения бюджета, чтобы отразить эти изменения. Попробуйте также создать планы на случай непредвиденных обстоятельств, которые учитывают возможные изменения при составлении бюджета. Например, вы можете найти дополнительных поставщиков, продающих необходимое вам сырье, на случай, если у вашего первоначального поставщика не будет инвентаря или он изменит цены.

7. Соберите данные

В течение финансового года часто важно собирать данные, которые помогут вам контролировать свои расходы. Чтобы убедиться, что у вас есть самые точные данные, старайтесь собирать их постоянно. Непрерывный сбор данных учитывает нюансы, которые вы можете упустить из виду, если будете проводить этот процесс нечасто. Например, если ваша компания потратила больше денег, чем было заложено в бюджете, но и заработала больше, чем прогнозировалось, данные, которые вы собираете в конце года, могут показать, что вы придерживались своего бюджета, хотя на самом деле этого не было.

8. Ведите подробные записи

Ведение подробных записей также важно для обеспечения точности собираемых данных. Небольшие изменения могут привести к большим расходам в течение длительного периода времени, что может быть полезно проанализировать и ограничить. Подробные записи также могут помочь вашей компании понять непредвиденные ежегодные расходы. Вы можете использовать эту информацию для планирования более эффективных и конкретных бюджетов в будущем.

9. Сообщайте об ожиданиях

Вы можете улучшить общую методологию контроля затрат в вашей компании, сообщив о ожиданиях в отношении составления бюджета и контроля затрат с каждым отделом. Затем каждая команда понимает свой бюджет и может информировать руководителей высшего звена о неудачах или изменениях, которые требуют учета в новых бюджетах. Открытие этой линии связи может привести к более эффективным бюджетам, доступным для каждого отдела.

10. Поддерживайте контроль поставщиков

Еще один полезный совет по контролю затрат — отслеживать и исследовать затраты разных поставщиков. Поставщики могут увеличить расходы сверх того, что вы заложили в бюджет, или они могут работать неэффективно, что приведет к задержкам производства. Важно часто анализировать стоимость и производительность ваших поставщиков, чтобы вы могли контролировать свое сырье и то, как они влияют на ваши затраты. Рассмотрите возможность поиска новых поставщиков, у которых могут быть улучшенные процессы, лучший продукт или более низкие затраты, если возникнут такие ситуации.