10 советов по этикету общения на рабочем месте

29 апреля 2021 г.

Эффективное общение является неотъемлемой частью продуктивной рабочей среды. Электронная почта, мгновенные сообщения и видеочат помогли сделать общение на рабочем месте быстрее и удобнее, но передавать сообщения с помощью этих ресурсов может быть сложно. Если вы хотите проявить вежливость при общении на рабочем месте, важно придерживаться правил этикета общения, чтобы гарантировать, что другие воспримут ваши сообщения так, как вы хотите. В этой статье мы обсудим значение этикета общения, рассмотрим его важность и дадим советы по соблюдению правильного этикета общения на рабочем месте.

Что такое этикет общения?

Этикет общения относится к общепринятым способам общения с другими людьми на рабочем месте. Хороший коммуникативный этикет включает в себя поведение и стратегии, которые помогут вам четко передавать информацию, сохраняя при этом позитивные отношения с вашими руководителями, коллегами и клиентами.

Важность хорошего этикета общения

Эффективное общение на рабочем месте является жизненно важным аспектом эффективных деловых операций. Правильная коммуникация может гарантировать, что сотрудники правильно интерпретируют смысл вашего сообщения. В результате уменьшение недопонимания может способствовать укреплению отношений на рабочем месте и более продуктивному взаимодействию. Он также может обозначить вас как эффективного коммуникатора, предполагая, что вы обладаете лидерскими качествами и потенциально ведет к большим профессиональным возможностям в будущем.

Советы по соблюдению этикета общения на рабочем месте

Вот несколько советов по соблюдению хорошего этикета общения на рабочем месте:

Определите правильный носитель

На рабочем месте вы можете выбрать один из нескольких способов общения, в том числе:

• Эл. адрес

• Телефонные звонки

• Мгновенное сообщение

• Текстовых сообщений

Прежде чем с кем-либо связаться, постарайтесь определить, какой способ общения наиболее подходит для конкретной ситуации. Например, если у вас есть только краткое обновление, которое нужно сообщить своему руководителю, оптимальным может быть текстовое сообщение или мгновенное сообщение, поскольку тема не является срочной или подробной. Однако, если вы наметите основные изменения в проекте, электронная почта или видеозвонки могут быть предпочтительными средствами, поскольку они лучше подходят для длительного общения.

Определитесь с уровнем формальности

Необходимая формальность любой формы общения часто зависит от человека, к которому вы обращаетесь. Однако могут быть исключения в зависимости от ситуации и вовлеченных лиц. Некоторые организации с непринужденной рабочей обстановкой могут предпочесть более неформальную манеру общения, а некоторые лица, занимающие руководящие должности, хотят, чтобы вы обращались к ним по имени. Попробуйте оценить культуру работы вашей организации, чтобы определить эти переменные. Если вы не уверены, подумайте о том, чтобы узнать мнение коллег или ознакомиться с официальными рекомендациями компании по общению, если таковые имеются.

Настройте свой тон

Может быть сложно определить правильный тон в вашем письме, но вы также можете предотвратить недопонимание с помощью нескольких корректировок. Часто переформулировка вопросов как косвенных вопросов может показаться более дружелюбной, например, утверждение «Мне было интересно, не могли бы вы помочь», а не «Вы можете помочь?» Кроме того, выражения благодарности, такие как простое «спасибо», могут показать, что вы цените время и внимание получателя. Если вы не уверены в своем тоне, попросите коллегу проверить ваше электронное письмо или сообщение и дать совет перед отправкой.

Будьте уважительны по телефону

Есть несколько основных способов вести себя уважительно по телефону. Перед разговором рассмотрите возможность раскрытия любой информации, касающейся конфиденциальности разговора. Если разговор слушают другие люди, сообщите об этом другому говорящему и попросите разрешения включить громкую связь. Во время разговора старайтесь активно слушать. Относитесь к человеку так, как если бы он был перед вами, внимательно слушая и записывая детали, которые он сообщает.

Кроме того, старайтесь следить за громкостью, с которой вы говорите. Непринужденная, разговорная громкость часто подходит в большинстве ситуаций.

Рассмотрите время

Время, в которое вы звоните или отправляете электронное письмо, может повлиять на то, как его получит получатель. Например, если вы знаете, что коллега, скорее всего, занят днем, он может быть более восприимчив к общению утром. Если необходимо отправить электронное письмо или позвонить позже в тот же день, подумайте о том, чтобы отправить уведомление соответствующему лицу, спросив, будет ли приемлемо отправить электронное письмо или позвонить в определенное время.

Старайтесь быть кратким, но тщательным

На рабочем месте время часто является ценным товаром, поэтому вы можете ценить время своих коллег, лаконично сообщая подробности. Тем не менее, важно включить как можно больше необходимой информации, чтобы вы могли сократить количество последующих сообщений, необходимых для разъяснения вашей точки зрения.

Это может помочь упорядочить информацию под заголовками или в виде списка, которые легче просматривать и перемещаться, чем целые абзацы. Структурирование ваших электронных писем таким образом может гарантировать, что другие получат ваше сообщение как можно быстрее и четче.

Практикуйте правильный этикет видеозвонков

Видеозвонки могут быть удобной формой общения, особенно для тех, кто не может присутствовать на встрече лично. Чтобы оптимизировать формат видеозвонка, вы можете предпринять определенные шаги. Перед началом вызова рассмотрите возможность проверки ваших аудио- и видеовозможностей, так как обеспечение правильной работы может предотвратить задержки или ложные срабатывания. Во время разговора не забывайте отключать микрофон, когда вы не говорите, так как ваш звук может прерывать других участников разговора.

Корректируйте свое письмо

Когда вы закончите писать электронное письмо, текстовое сообщение или мгновенное сообщение, подумайте о том, чтобы прочитать его еще раз и проверить на наличие ошибок. Вычитка особенно важна при написании с телефона, который может автоматически исправлять некоторые слова. Во время корректуры также убедитесь, что вы указали правильных получателей и не забыли предоставить все необходимые вложения.

Конструктивно критиковать

Если вы предоставляете коллеге конструктивную критику, возможно, лучше всего сделать это лично в приватной обстановке, которая может быть более личной и позволит получателю чувствовать себя более комфортно. Если вы не можете договориться о встрече лицом к лицу, видео или телефонный звонок могут быть уместны, так как они часто позволяют более личную обстановку, чем электронная почта или текстовое сообщение.

Давая конструктивную критику, постарайтесь сосредоточиться на том, как получатель может улучшить свою работу, а не на том, что человек сделал неправильно. Например, если вы хотите сообщить, что в отчете недостаточно данных, вы можете сказать: «Я думаю, что отчет мог бы быть более убедительным с некоторыми цифрами, подтверждающими его утверждения». Это дает конкретное предложение по улучшению, но позволяет избежать обвинений.

Признавайте других

Когда вы получаете сообщения от других, особенно письменные сообщения или голосовую почту, постарайтесь ответить, чтобы подтвердить свое понимание. Если сообщение касается текущей задачи, в которой вы участвуете, подтверждение сообщения может означать, что вы четко понимаете обновленную информацию. Если сообщение представляет собой объявление или памятку, выражение благодарности может показать, что вы цените отправителя, предоставившего информацию.