10 правил написания рекомендательного письма

2 декабря 2021 г.

Привлекательное рекомендательное письмо может помочь кандидату достичь карьерной или академической цели. Когда знакомый просит вас порекомендовать его на роль, может быть полезно выделить его полномочия и рассказать о своем опыте работы с ним. Изучение того, как подходить к процессу написания рекомендательного письма, может помочь вам отформатировать документ, включить конкретные, соответствующие обсуждения и уложиться в сроки, установленные организацией. В этой статье мы рассмотрим цель рекомендательного письма и перечислим, что можно и чего нельзя делать при создании собственного.

Что такое рекомендательное письмо?

Рекомендательное письмо — это документ, в котором описывается квалификация кандидата на должность, часто в качестве студента или сотрудника. Автор письма — тот, кто знаком с кандидатом в классе или на рабочем месте, а получатель — представитель работодателя или учебного заведения. Процессы подачи заявок могут потребовать от кандидатов предоставить рекомендательные письма, чтобы подтвердить их совместимость с образовательными программами или работами, которые они ищут. Как профессионал, вы можете получать просьбы написать рекомендательные письма для бывших студентов или коллег.

5 правил написания рекомендательного письма

Вот пять рекомендаций, которым нужно следовать, чтобы написать впечатляющее рекомендательное письмо:

1. Запросите информацию о кандидате

Прежде чем вы начнете писать, попросите кандидата предоставить информацию об образовательной программе, на которую он хочет поступить, или о работе, которую он преследует. Изучение их пути может помочь вам определить, какие качества следует подчеркнуть в рекомендательном письме. Вы можете настроить свой контент, чтобы привлечь внимание читателя. Ваше письмо также может дополнять их приложение. Например, если кандидат хочет поступить в докторантуру, вы можете обсудить свой опыт обучения его в классе. Если они ищут повышения на работе, ваше письмо может быть посвящено случаям, когда они продемонстрировали лидерские качества.

2. Используйте простой формат

Простой формат вашего рекомендательного письма может облегчить чтение содержания, что может помочь поддержать интерес менеджера по найму или консультанта по приему. Подумайте о том, чтобы ограничить свой контент одной страницей и следуйте типичному макету письма. Он может включать в себя открытое приветствие, которое обращается к читателю по имени, вашему напечатанному имени и подписи внизу, чтобы показать его легитимность. В теле письма вы можете разделять большие блоки текста пробелами. Кроме того, напишите введение и заключение, чтобы читателю было легко следить за вашими мыслями.

3. Расскажите о положительном опыте работы с кандидатом

Посвятите большую часть рекомендательного письма тому, почему вы рекомендуете кандидата. Подумайте о случаях, когда кандидат продемонстрировал свои навыки и отраслевые знания, и опишите их читателю. Предоставление информации о работе профессионала может показать читателю, что кандидат может быть успешным в программе или на должности. Например, в рекомендательном письме для магистерской программы вы можете объяснить, что у студента был высокий средний балл, при этом он хорошо показал себя на стажировке и руководил организацией кампуса. Используйте примеры кандидатов, практикующих навыки, которые связаны с их стремлениями.

4. Подчеркните потенциал кандидата

Опишите положительный вклад, который кандидат может внести, если компания или университет выберет его. Включение их потенциала может усилить вашу рекомендацию, и вы можете помочь читателю чувствовать себя более уверенно при принятии решения в пользу кандидата. Например, если профессионал просит одобрения на руководящую должность, вы можете подчеркнуть, что он обладает эмоциональным интеллектом и навыками управления временем, чтобы эффективно руководить командой. Просмотрите вступительные требования или описание работы, чтобы узнать о достижениях, которых может добиться кандидат. Убедитесь, что ваше объяснение совпадает с целями, которые может иметь читатель.

5. Укажите способы связаться с вами

После отправки рекомендательного письма университет или компания могут связаться с вами, чтобы задать дополнительные вопросы о кандидате. Напишите свою контактную информацию в конце документа, включая номер телефона и адрес электронной почты. Вы также можете заверить читателя, что он может связаться с вами в заключении письма, что может помочь вам укрепить свою поддержку кандидата в другом разговоре. Не забудьте проверить свои сообщения на телефоне и в электронной почте, чтобы следить за любыми сообщениями от читателя или кандидата.

5 правил написания рекомендательного письма

Вот пять приемов, которых следует избегать при написании рекомендательного письма:

1. Не забудьте указать ваши отношения с кандидатом

Ваши отношения с кандидатом означают вашу способность засвидетельствовать его положительные черты. Это может сделать вашу рекомендацию более достоверной, особенно если вы и читатель взаимодействуете с кандидатом сходным образом. Например, если вы поддерживаете профессионала для продвижения по службе, работодатель может оценить вашу точку зрения, поскольку вы бывший руководитель кандидата. Упомяните источник вашей связи с получателем во введении рекомендательного письма. Вы также можете указать продолжительность отношений, которые могут показать, что вы хорошо знаете кандидата и его потенциал.

2. Не будьте расплывчаты в своих объяснениях

Чем конкретнее ваше одобрение, тем сильнее влияние рекомендательного письма на кандидатуру получателя. Избегая расплывчатости, читатель может лучше представить себе достижения и потенциал кандидата. Они также могут чувствовать себя более уверенно в квалификации, которую кандидат указал в заявлении о приеме на работу или в школу. Например, если профессионал включил в свое резюме языки программирования, в рекомендательном письме можно рассказать, как он освоил языки и применил набор навыков в нескольких проектах. Рассмотрите возможность использования вашего письма для повышения полномочий, о которых уже упоминал кандидат.

3. Не используйте пассивный залог

Вместо пассивного залога опишите кандидата активным залогом, чтобы ваше письмо было более привлекательным для читателя. Выберите привлекательные глаголы, которые заключают в себе полномочия кандидата. Например, вместо того, чтобы писать, что кандидат «был сосредоточен на том, чтобы оправдать ожидания», вы можете написать, что кандидат «превзошел ожидания». Активные глаголы также могут помочь сделать содержание кратким, что может потребовать меньше времени от читателя, чтобы прочитать и интерпретировать вашу рекомендацию.

4. Не пропустите крайний срок подачи письма

В процессе подачи заявки могут быть определенные рекомендации по превращению в рекомендательное письмо. Обратите внимание на инструкции, чтобы у вас было достаточно времени, чтобы наметить, написать и вычитать документ перед отправкой. Удовлетворение ожиданий организации может оказать положительное влияние на кандидата и повлиять на его решение о найме или допуске. Подумайте о том, чтобы спросить кандидата о возможных сроках, прежде чем вы начнете разрабатывать свой контент. Вы также можете быстро доставить рекомендательное письмо, если кандидату нужно больше времени для завершения заявки. Сроки могут повлиять на ваше решение написать письмо.

5. Не перерабатывайте информацию для нескольких писем

Если другой студент или коллега запрашивает рекомендательное письмо, начните процесс написания заново. Сделайте вашу рекомендацию центральной для кандидата, который связался с вами. Описание конкретного опыта общения с кандидатом может сделать письмо более искренним. Читатель также может лучше понять, кто является получателем в качестве будущего студента или сотрудника. Например, ваше одобрение бывшего студента для поступления в медицинскую школу может выглядеть иначе, чем письмо для поступления в хирургическую ординатуру. Убедитесь, что содержание вашего рекомендательного письма соответствует цели, которую пытается достичь кандидат.