Записи в журнале расчета заработной платы: определение и примеры

Записи журнала расчета заработной платы помогают компаниям отслеживать, сколько они платят своим сотрудникам. Если вы знаете, как правильно подготовить запись в журнале расчета заработной платы, вы можете убедиться, что ваш расчет заработной платы является максимально точным. В этой статье мы обсудим записи в журнале расчета заработной платы, определив, что они из себя представляют, перечислив различные типы, объяснив, как подготовить запись в журнале, и предоставив несколько примеров и советов для использования в качестве руководства.

Что такое запись в журнале заработной платы?

Запись в журнале заработной платы – это запись заработной платы или компенсаций, которые работодатели выплачивают своим работникам. Бухгалтер записывает эти записи в свою главную бухгалтерскую книгу компании и использует записи в журнале расчета заработной платы для документирования расходов на заработную плату. Компания может сделать это, чтобы ее финансовые отчеты не содержали ошибок. Каждая запись в журнале содержит дебет и кредит, которые должны быть равны друг другу. Если они не равны, это означает, что в главной бухгалтерской книге был просчет. Бухгалтер может отразить в счете заработной платы следующие расходы:

• Компенсация работникам

• Преимущества работодателя

• Налоги работодателя

• Налоги на заработную плату

• Отчисления сотрудников

• Любые другие вычеты

Виды записей в журнале заработной платы

Существует три основных типа записей журнала, которые включают в себя:

• Первоначальные записи: Первоначальные записи являются основными проводками для расчета заработной платы. Это первые записи в бухгалтерской книге, которые указывают на транзакцию и содержат валовую заработную плату работника и удержания из его заработной платы.

• Начисленная заработная плата: Начисленная заработная плата представляет собой заработную плату, которую компания должна работнику, но еще не выплатила. Бухгалтер записывает их в конце отчетного периода, и как только компания выплачивает заработную плату, бухгалтер корректирует записи в бухгалтерской книге, чтобы отразить платеж.

• Платежи вручную: платежи вручную — это записи, когда компания платит сотруднику вручную, например, чеком или наличными. Обычно это происходит, когда компании необходимо скорректировать заработную плату сотрудника или когда компания увольняет сотрудника.

Как подготовить запись в журнале заработной платы

Вот пять шагов для подготовки записи в журнале заработной платы:

1. Настройте счета заработной платы

Начните с настройки счетов заработной платы. Вы можете поместить их в свой план счетов, который представляет собой упорядоченный список всех ваших финансовых счетов. В ваших платежных ведомостях есть списки как расходов, так и обязательств. Наличие отдельного счета для расчета заработной платы полезно для отслеживания и организации ваших платежей и переводов. У вас может быть больше счетов для расчета заработной платы в зависимости от вашей компании, но некоторые общие счета для расчета заработной платы, которые вы могли бы иметь, включают:

• Заработная плата к оплате

• Отпуск оплачивается

• Федеральный подоходный налог к ​​уплате

• Подоходный налог штата к уплате

• Общие расходы на заработную плату

2. Рассчитать налоги и отчисления

Теперь вы можете рассчитать свои налоги и отчисления, чтобы узнать, сколько вам нужно удерживать из заработной платы сотрудников. Для этого всем сотрудникам необходимо заполнить налоговые формы, такие как формы W-4 и I-9. В этих формах указано, сколько вам нужно вычесть за каждый платежный период. Расчеты зависят от местоположения вашего бизнеса. Перед расчетами убедитесь, что вы знакомы с местным налоговым законодательством.

3. Разместите свои расходы на заработную плату

Затем соберите и запишите все расходы на заработную плату, которые есть у вашей компании в бухгалтерских книгах. Расходы на заработную плату могут включать все, что ваша компания выплачивала в течение отчетного периода, например, заработную плату или льготы. Поскольку расходы на заработную плату являются платежами, вам необходимо увеличить счет расходов. По мере того, как ваши расходы растут, ваши дебеты также должны увеличиваться. Это означает, что вы также можете списать расходы на заработную плату.

4. Разместите кредиторскую задолженность

После того, как вы запишете свои расходы на заработную плату, вы можете разнести кредиторскую задолженность. Это относится ко всему, что вы должны, но еще не оплатили, например, обязательствам. Обязательства увеличивают ваши кредиты, поэтому кредитуйте любую удержанную кредиторскую задолженность, включая федеральный доход, доход штата или любые другие удержания из заработной платы. По мере увеличения ваших обязательств должны увеличиваться и ваши кредиты.

5. Проверяйте и пересматривайте свои записи

После того, как вы записали свои расходы и кредиторскую задолженность, проверьте свои записи, чтобы убедиться, что ничего не упущено и что все, что вы ввели, верно. Исправьте все ошибки, которые вы обнаружите, сравнив свои записи с суммами в отчетах о заработной плате. На этом этапе убедитесь, что ваши дебеты равны вашим кредитам. Если они несбалансированы, просмотрите свои бухгалтерские записи, чтобы выявить и исправить любые ошибки.

Примеры проводок в журнале заработной платы

Вот несколько примеров записей в журнале расчета заработной платы:

Начальная запись записи

Компания может показать заработную плату своего сотрудника через первоначальную учетную запись или основную запись в журнале заработной платы. Заработная плата является расходом на заработную плату, поэтому она идет в дебетовой колонке. Поскольку компания платит сотруднику, их кредит или наличные деньги должны уменьшаться. Примером этого может быть следующая таблица:

АккаунтДебетКредитРасход на зарплату$530
Медикэр к оплате
$22Федеральное удержание к уплате
$92Государственное удержание к оплате
$75Наличными
$341### Начисленная заработная плата

По окончании отчетного периода у компании могут остаться невыплаченные заработные платы, которые называются начислениями. Бухгалтер проводит эти начисления проводкой вместе. Эти записи обычно менее сложны, чем другие записи, потому что бухгалтер может сгруппировать все налоги на заработную плату вместе, а не создавать для каждого отдельную строку. Счет пассивов уравновешивает счет расходов, так что кредиты и дебеты равны. Вот пример того, как может выглядеть запись о начисленной заработной плате:

СчетДебетКредитТрудовые расходы$252
Расходы на зарплату$317
Начисленная заработная плата
$317Начисленные налоги на заработную плату
$252### Ввод платежа вручную

Ручные платежи, такие как чеки, могут быть обычным явлением, но компания может сделать платеж через банковский счет кредиторской задолженности. Благодаря этому бухгалтеру, возможно, не придется создавать для него проводку в главной книге. Это потому, что они проводят его в счете кредиторской задолженности, а не в счете заработной платы. При желании вы можете зарегистрировать его в главной книге. Если вы сделаете это, просто используйте те же позиции, которые вы использовали для первоначальной записи. Примером этой записи может быть:

AccountDebitCreditDescriptionРасходы на заработную плату$1,000

Налоги на заработную плату$100

Проверка аккаунта
$600Paycheck 1Расчетный счет
$500зарплата 2

Советы по записям в журнале заработной платы

Вот несколько советов, которые вы можете использовать при ведении записей в журнале заработной платы:

• Используйте бухгалтерские программы. Хотя вы можете вручную публиковать записи о заработной плате, может быть полезно инвестировать в бухгалтерское программное обеспечение. Бухгалтерское программное обеспечение может хранить, систематизировать и отслеживать вашу информацию и даже выполнять расчеты для вас, что может значительно упростить учет заработной платы, поскольку оно является цифровым.

• Держите электронную таблицу. Даже если вы используете цифровое программное обеспечение для отслеживания записей в журнале заработной платы, подумайте о том, чтобы вести для них отдельную электронную таблицу. Это может помочь вам организовать свои записи в одном месте, и вы можете обратиться к нему, если обнаружите ошибку в своей главной книге.

• Подайте свои налоговые формы. Рассмотрите возможность организации системы для налоговых форм вашего сотрудника. Их налоговые формы необходимы для подготовки записей в журнале расчета заработной платы, поэтому полезно организовать их так, чтобы вы могли легко найти определенную налоговую форму, когда вам нужно рассчитать отчисления из заработной платы сотрудника.