Вопросы для интервью с администрацией и примеры ответов
22 февраля 2021 г.
Помощники по административным вопросам отвечают за различные задачи в течение своего рабочего дня, а также обычно берут на себя организационные процессы и процессы документации для организаций, в которых они работают. Кроме того, эти специалисты полагаются на различные навыки, сочетающие в себе трудные навыки, такие как компьютерные приложения, и социальные навыки, включая эффективное общение и внимание к деталям.
Если вы готовитесь к собеседованию на должность административного помощника или помощника в офисе, вам нужно подготовиться к нескольким вопросам. В этой статье мы обсудим вопросы для собеседования с администрацией, включая общие вопросы о вашем опыте и подробные вопросы с некоторыми примерами, которые помогут вам заранее попрактиковаться в ответах.
Основные вопросы
Скорее всего, вам придется ответить на основные вопросы, которые помогут интервьюеру узнать вас и оценить, подходите ли вы для этой роли. Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, к чему готовиться:
Как бы Вы описали себя?
Чем вас привлекла именно эта административная должность?
Что вы знаете о нашей компании?
Каким вы видите свой вклад в нашу компанию?
Как вы узнали об этой должности?
Какие навыки помогут вам добиться успеха на работе?
Какова ваша идеальная рабочая среда?
Что, по вашему мнению, является слабостью, которую вы хотели бы исправить?
Каковы твои цели?
Кем вы видите себя через пять-десять лет?
Вопросы об опыте и прошлом
Эти вопросы дают интервьюеру представление о вашем предыдущем опыте работы, любом образовании или специальных полномочиях, которые у вас есть, а также о том, как вы работали на прошлых должностях. Вот несколько примеров вопросов, которые могут возникнуть у вас о вашем прошлом:
Какие качества вы считаете необходимыми в качестве административного помощника?
Можете ли вы описать свои навыки работы с компьютером?
Какова ваша средняя скорость печати слов в минуту?
Что является одним из ваших самых больших достижений?
За какие типы задач вы отвечали на своей последней работе?
Как ваши прошлые работодатели описали бы вас?
Какие шаги вы предпринимаете в своем профессиональном развитии?
Как вы относитесь к работе в команде?
Как вы подходите к своей работе самостоятельно, и как вы знаете, когда просить о поддержке?
Есть ли у вас опыт проведения презентаций?
Углубленные вопросы
По мере того, как интервьюер углубляется во время интервью, вы можете рассчитывать на ответы на вопросы о том, как вы справляетесь со сложными ситуациями, как вы подходите к решению проблем, как вы организуете свою работу и другие вопросы, касающиеся того, как вы выполняете административную роль. Следующие вопросы являются примерами того, чего ожидать:
Как вы управляете несколькими расписаниями?
Опишите типичный день для вас в качестве помощника по административным вопросам.
Как вы подходите к большим задачам и проектам с одинаковыми сроками?
Какой у вас опыт работы с Excel и другим программным обеспечением для организации данных?
Если у вас есть разногласия с вашим руководителем, как вы справляетесь с этим?
Как обслуживание клиентов связано с администрацией?
Как вы обеспечиваете конфиденциальность личных файлов и конфиденциальных документов?
Как вы планируете улучшить наши офисные процедуры?
Что бы вы сделали, если бы увидели, как коллега делает что-то неэтичное?
Какие, на ваш взгляд, важные функции помощника по административным вопросам?
Вопросы для собеседования с администрацией и примеры ответов
Используйте следующие вопросы для собеседования с администрацией и примеры ответов, которые помогут вам подготовиться заранее:
Какие инструменты и ресурсы вы используете для организации своих задач и расписаний?
Интервьюер может спросить вас об этом, чтобы оценить ваше владение определенными технологиями или компьютерными приложениями, которые помогают вам организовывать проекты и следить за несколькими расписаниями. Расскажите о программном обеспечении или приложениях, с которыми у вас есть опыт, и о том, как вы используете их для организации своей работы.
Пример: «Я очень хорошо разбираюсь в пакете программ Microsoft Office. Я предпочитаю Excel для организации всех своих проектов, потому что я могу разбивать приоритеты на разных страницах и настраиваемых входных параметрах. Мне также нравится универсальность SharePoint, потому что я могу сотрудничать между отделами. и организуйте роли и проектные задачи для каждой команды».
Как бы вы подошли к руководству другими сотрудниками?
Во многих случаях помощники по административным вопросам и специалисты по офисной поддержке берут на себя управленческие и руководящие роли. Интервьюер, скорее всего, спросит о вашем опыте руководства другими или о том, как бы вы подошли к работе на руководящей должности. Подчеркните свою способность сотрудничать, эффективно общаться и работать в команде, чтобы направлять и руководить проектами или задачами.
Пример: «На моей последней должности у меня была возможность руководить обучением и инструктажем новых сотрудников компании. Я полагался на процедуры обучения компании, применяя несколько стратегий, чтобы гарантировать, что наши новые сотрудники получат всю информацию, необходимую им для успешной работы в компании. Мне нравилось руководить учебными мероприятиями и поддерживать новых членов команды, и я рад поделиться здесь своим опытом».
Можете ли вы описать случай, когда вам пришлось взяться за большой проект в сжатые сроки? Как вы подошли к этому?
Интервьюер может задать вам вопрос, подобный этому, чтобы оценить вашу способность справляться с работой под давлением и в быстро меняющейся среде. Покажите интервьюеру, что вы умеете быстро расставлять приоритеты и управлять своим временем, используя примеры из своего предыдущего опыта.
Пример: * «Недавно я помог своему руководителю подготовить годовой финансовый отчет, чтобы продемонстрировать прогнозы доходов для акционеров компании. Мой руководитель и я все еще ждали завершения нескольких транзакций, прежде чем подготовить и систематизировать отчетные документы, на что у нас ушло два дня. нашей конференции с нашими инвесторами.
Я решил работать немного позже, чем обычно, в эти два дня, чтобы помочь своему начальнику организовать и перепроверить точность ее документов, чтобы мы были готовы представить информацию нашим акционерам».
Какие изменения, которые вы внедрили, привели к улучшению вашей прошлой роли?
Этот тип вопросов может помочь интервьюеру получить представление о том, как вы могли бы достичь аналогичных целей и достижений для их организации. Подчеркните свою мотивацию к успеху и то, как вы добились улучшений или достижений на своей прошлой должности, которые принесли пользу организации, в которой вы работали.
Пример: «В моей последней организации я успешно интегрировал новое программное обеспечение для планирования, которое оптимизировало все календари и настроило уведомления и простые входные параметры. отслеживание и запись доходов, расходов и транзакций. Это сократило время, затрачиваемое на ежеквартальную отчетность, и повысило легкость, с которой мой начальник мог найти важную информацию».
Как вы относитесь к виртуальному выполнению некоторых рабочих задач?
Наряду с вашими навыками работы с компьютерными приложениями интервьюер может захотеть узнать, насколько комфортно вам будет работать над некоторыми проектами виртуально. Подчеркните свою способность использовать виртуальные платформы для общения, управления проектами и отслеживания ваших ежедневных заданий.
Пример: «На моем последнем месте работы я помогал своему начальнику перевести многие из наших несрочных задач в онлайн-системы общения и управления проектами, потому что изменение его графика привело к тому, что он был вне офиса два дня в неделю. Переход на удаленное общение и помощь поначалу было сложно, но с помощью надлежащих инструментов я легко переключился. Мне очень комфортно браться за аналогичные задачи в будущем».