Узнайте о том, как быть секретарем
10 декабря 2019 г.
Что делает секретарь?
Секретарь, также известный как помощник по административным вопросам, отвечает за планирование, административные и организационные обязанности, связанные с обслуживанием организации. Обязанности секретаря варьируются в зависимости от работодателя и отрасли, но обычно они включают в себя ответы на телефонные звонки, отправку корреспонденции по электронной почте, организацию встреч, ведение протоколов встреч и координацию межофисных коммуникаций. В дополнение к основным офисным функциям некоторые секретари также выполняют более сложные исполнительные функции или специализируются в таких областях, как юридическая или медицинская поддержка.
К другим обязанностям секретаря относятся:
Планирование встреч и обновление календарей событий
Помощь посетителям или клиентам в навигации по рабочему пространству
Ведение файлов клиентов и других документов в офисе
Внедрение новых процедур и административных систем
Подбор, адаптация и контроль новых сотрудников
Создание отчетов, презентаций и документов
Средняя зарплата
Многие секретари работают полный рабочий день, в то время как другие работают неполный рабочий день или в качестве временных сотрудников. Заработная плата секретарей варьируется в зависимости от их образования и опыта работы, а также отрасли работодателя, размера компании и географического положения. Чтобы получить самую актуальную информацию о зарплате от Indeed, нажмите на ссылку о зарплате.
Обычная зарплата в США: 38 880 долларов в год
Типичная заработная плата варьируется от 24 690 до 64 230 долларов в год.
Требования к секретарю
В зависимости от должности, на которую вы претендуете, требования, чтобы стать секретарем, будут включать в себя некоторую комбинацию из них:
Образование
Хотя выпускники средней школы часто имеют право на работу начального уровня, наличие степени младшего специалиста или технического сертификата может дать соискателю преимущество, демонстрируя его подготовку в следующих областях:
Офис-менеджмент
Управление базой данных
Базовое использование компьютера, включая умение работать с электронными таблицами, базами данных и программным обеспечением для обработки текстов.
Хотя степень бакалавра обычно не требуется для обычных офисных должностей, она может быть необходима для определенных областей, таких как право и здравоохранение. Лицам, заинтересованным в секретарских должностях в юридической и медицинской областях, возможно, потребуется пройти отраслевые курсы, которые учат их большему количеству процедур и терминологии сектора. Лицам, претендующим на руководящие должности секретарей, может потребоваться несколько лет опыта работы и степень бакалавра, чтобы увеличить свои шансы на получение работы.
Повышение квалификации
Секретари обычно приобретают свои навыки в ходе краткосрочного обучения на рабочем месте. Обучение помогает им узнать о политике компании, процедурах и использовании технологий и программного обеспечения для конкретной работы. Однако обучение юридических и медицинских секретарей может длиться несколько месяцев, так как они должны освоить отраслевые обязанности.
Сертификаты
Не все работодатели требуют, чтобы их секретари были сертифицированы, но получение одного из этих сертификатов может помочь вам узнать больше о роли и сделать вас более привлекательным кандидатом.
Сертифицированный профессиональный секретарь (CPS) или сертифицированный административный специалист (CAP)
Международная ассоциация профессиональных административных работников (IAAP) предлагает эти полномочия, подтверждающие владение офисными системами, офисными технологиями, администрированием и управлением. Потенциальные секретари должны сочетать образование и опыт работы, прежде чем получить сертификат. Если они имеют только аттестат о среднем образовании, им необходимо получить не менее четырех лет опыта работы. Если у них есть степень младшего специалиста или степень бакалавра, им нужен опыт работы не менее трех лет. Они также должны проработать в одной компании или организации не менее года, прежде чем опыт будет учитываться в соответствии с требованиями.
Секретарские сертификаты обычно действительны в течение пяти лет. Пока сертификация активна, человек должен заработать 90 баллов в трех категориях — лидерство, непрерывное образование и другие сертификаты или специальности IAAP — чтобы обновить полномочия в конце пятилетнего периода.
Сертификаты Национальной ассоциации юридических секретарей (NALS)
Лица, желающие стать сертифицированным юридическим секретарем, могут получить сертификат NALS в таких категориях, как профессиональный помощник юриста (PP), профессиональный юридический секретарь (PLS) и аккредитованный юридический секретарь (ALS). Каждая сертификация имеет определенный опыт и квалификационные требования, а также отдельные экзамены, которые начинающие секретари должны сдать, чтобы получить учетные данные.
Сертификация Американской ассоциации медицинских помощников (AAMA)
Перед экзаменом они должны закончить программу, аккредитованную Комиссией по аккредитации союзных программ санитарного просвещения или Аккредитационным бюро школ санитарного просвещения. Участники должны пересдавать экзамен каждые пять лет, чтобы оставаться сертифицированными AAMA.
Навыки и умения
Секретари нуждаются в различных навыках, чтобы успешно выполнять свои обязанности. Вот некоторые навыки, которые работодатели обычно ищут при приеме на работу секретаря:
Базовые навыки работы с компьютером: секретари проводят много времени за компьютерами, особенно в программах для работы с электронными таблицами, базами данных и обработки текстов. Таким образом, владение пакетом Microsoft Office имеет важное значение.
Сильные навыки письменного и устного общения: секретари обычно пишут электронные письма и записки при общении с клиентами, сотрудниками и менеджерами, поэтому они должны владеть грамматикой, поддерживать профессиональный тон и обеспечивать точность.
Навыки принятия решений: секретари часто расставляют приоритеты в задачах и принимают решения от имени своих работодателей, поэтому здравый смысл важен.
Навыки межличностного общения: поскольку секретари часто взаимодействуют с персоналом или клиентами, они должны эффективно общаться и быть вежливыми при общении с другими, чтобы обеспечить удовлетворительное обслуживание клиентов и создать благоприятную рабочую среду.
Организационные навыки: секретари должны содержать документы, папки и расписания в надлежащем порядке, чтобы офис мог работать эффективно.
Внимание к деталям: секретарь должен выполнять все задачи на высоком уровне с минимальным количеством ошибок или без них.
Условия работы секретаря
Секретари обычно работают в больницах, школах, государственных учреждениях, корпоративных учреждениях, а также в медицинских и юридических учреждениях. Секретарь начального уровня может работать в большой комнате в составе команды, ответственный секретарь может работать в просторном кабинете в большом офисном здании, а медицинский секретарь может работать в переполненном кабинете врача. Многие секретари работают в динамичной среде с самыми разными людьми. Большинство секретарей работают от 35 до 40 часов в неделю, а некоторые организации позволяют секретарям работать по гибкому графику.
Как стать секретарем
Вот пять шагов, которые вы можете предпринять, чтобы стать секретарем:
1. Запишитесь на офисные курсы.
Выпускники средних школ могут пройти офисные курсы, чтобы получить право на работу начального уровня. Если эти курсы недоступны в их средней школе, потенциальные секретари могут получить это образование в профессионально-технических училищах или общественных колледжах.
2. Выберите поле.
Прежде чем подавать заявление о приеме на работу или проходить обучение, начинающие секретари должны решить, в какой области они хотят работать. Секретари работают в самых разных сферах, но большинство из них работают в медицинских, юридических или коммерческих организациях.
3. Получите аттестат о среднем образовании или степень.
Хотя работодатели могут не требовать наличия степени или сертификата, их наличие может показать компетентность заявителя. Учебные программы могут помочь подготовить начинающих офисных секретарей, развивая технические навыки.
4. Ищите должность секретаря.
Подумайте о проверке объявлений о вакансиях на сайтах юридических фирм, медицинских учреждений и офисов. Временные или кадровые агентства могут быть полезным ресурсом для поиска секретарских должностей, поскольку эти агентства иногда проводят формальное офисное и компьютерное обучение. Секретари также могут работать дома в качестве виртуальных помощников.
5. Продвижение в поле.
По мере того, как секретари набираются опыта, они могут продвигаться на более высокие должности, например начальников или помощников руководителей. Эти должности предлагают более высокую заработную плату и обычно сопряжены с большим количеством обязанностей.
Пример должностной инструкции секретаря
Наша компания ищет секретаря на неполный рабочий день для помощи офисному персоналу и оптимизации рабочего процесса. Секретарь будет нести ответственность за хранение и организацию расходных материалов, файлов и оборудования. Идеальный кандидат на эту должность может расставлять приоритеты в задачах, мотивирован на выполнение работы с минимальным надзором и чувствует себя комфортно, будучи основным контактным лицом для всех видов запросов и запросов.