Типы и примеры профессиональных шаблонов писем
22 февраля 2021 г.
Один из лучших способов официального общения с клиентом, начальником или менеджером по найму — профессиональное письмо. Вы можете использовать профессиональный шаблон письма, чтобы правильно отформатировать письмо и произвести хорошее впечатление на получателя. Шаблоны профессиональных писем имеют разные форматы в зависимости от того, с кем вы общаетесь и почему. В этой статье мы предлагаем три шаблона и примеры того, что нужно включить в каждый.
Что такое профессиональный шаблон письма?
Шаблон профессионального письма — это пример официального делового письма, которое вы пишете, чтобы поделиться информацией, например, об уходе с работы или благодарности после собеседования. Эти письма имеют более формальную структуру и тон, чем электронное письмо. Они также обычно следуют стандартному формату, который включает контактную информацию обеих сторон, не менее трех абзацев текста и подпись. Используя шаблон, вы гарантируете, что правильно отформатируете свое профессиональное письмо.
Виды профессиональных писем.
Профессиональные письма подходят для нескольких видов профессионального общения. Примеры включают:
Сопроводительное письмо: соискатели часто отправляют сопроводительные письма к своим резюме. А Сопроводительное письмо предоставляет дополнительную информацию о ваших навыках и описывает вашу квалификацию для должности.
Рекомендательное письмо: Учителя, менеджеры и коллеги обычно пишут рекомендательные письма, также называемые рекомендательными письмами, для людей, поступающих в университет или на работу. В письме описываются качества и навыки соискателя.
Спасибо: соискатели после интервью отправляют письма менеджерам по найму, чтобы поблагодарить их за потраченное время и поделиться своим интересом к этой должности и ее пригодностью.
Письмо заинтересованности: человек, который хочет работать в определенной компании, может отправить менеджеру письмо, в котором изложит свое желание работать там и спросит о вакансиях. Письмо о заинтересованности может также называться поисковым письмом или письмом-запросом.
Заявление об увольнении: Сотрудник, покидающий компанию, может написать заявление об увольнении своему руководителю в качестве любезности. Это письмо информирует компанию и содержит документацию о причине вашего ухода и дату вашего ухода.
Профессиональные форматы писем
Профессиональные письма также бывают разных форматов. Три общих макета, которые вы можете найти в шаблоне, включают:
Блок: весь текст в письме выравнивается по левому краю с пробелом между каждым абзацем или разделом.
Модифицированный блок: контактная информация и подпись выравниваются по центру, а основной текст выравнивается по левому краю.
Полублок: текст отформатирован как модифицированный печатный шрифт, но каждый абзац основного текста имеет отступ.
Подходит любой макет, но блочный формат используется чаще, чем модифицированный блочный или полублочный формат.
Профессиональный шаблон письма
Вы должны включить общую информацию о себе, получателе и цели вашего письма в каждый профессиональный шаблон письма. Эта информация включает:
Контактная информация в следующем порядке, с каждой деталью в новой строке:
Ваше имя
Ваш адрес
Город, штат и почтовый индекс
Ваш номер телефона
Ваш электронный адресДата письма. Включите полный месяц, день и год.
Контактная информация получателя:
Имя (если вы знаете человека, с которым общаетесь)
Должность (если знаете)
Название организации
Адрес
Город, штат и почтовый индексПриветствие. Используйте приветствие, такое как «Уважаемый» или «Приветствую», за которым следует титул человека (госпожа, госпожа, господин, доктор, полковник), фамилия и двоеточие. Если вы пишете группе, вместо этого укажите название группы.
Первый параграф. Используйте первый абзац вашего профессионального шаблона письма, чтобы объяснить, почему вы пишете. Сформулируйте свою цель четко и кратко.
Основной абзац(ы). Используйте основную часть письма, чтобы предоставить более подробную информацию и поддержать вашу основную цель. Вам может понадобиться два абзаца, чтобы сделать это эффективно, используя примеры и наблюдения. Используйте формальную речь во всем, а не сленг или небрежную лексику.
Заключительный абзац. Повторите цель письма, поблагодарите читателя и предоставьте призыв к действию просят получателя что-то сделать.
Бесплатное закрытие. Завершите письмо формальной фразой, такой как «С уважением» или «С уважением». Используйте только первое слово с большой буквы.
Подпись. Если вы отправляете письмо по почте или факсу, подпишите его от руки. В противном случае используйте цифровую или напечатанную подпись вашего полного имени.
Корпус. Во вложении указано, что к письму приложены другие документы, чтобы читатель не мог их пропустить. Это примечание важно, если вы включаете документы с печатной копией письма, но также можете использовать его в электронном письме. Вы можете перечислить названия документов или количество элементов, которые читатель должен найти.
Профессиональные советы по форматированию шаблонов писем
Большинство профессиональных шаблонов писем имеют стандартный и ожидаемый формат. Воспользуйтесь этими советами, чтобы ваш шаблон письма был профессиональным и хорошо принят.
Постарайтесь уместить свое письмо на одной странице.
Выберите основной шрифт, такой как Calibri или Times New Roman, который не отвлекает читателя и не затрудняет чтение вашего письма.
Используйте шрифт размером 12 или 11 пунктов, который легко читается и хорошо заполняет страницу.
Используйте одиночные пробелы между предложениями и абзацами.
Поместите четыре разрыва строки или пробела для своей подписи между вашим бесплатным завершением и вашим печатным именем.
Сохраняйте выравнивание текста по левому краю в зависимости от того, какое форматирование вы выберете: блочное, модифицированное блочное или полублочное.
Поля должны быть от 1 до 1,5 дюймов.
Если вы используете бумагу с фирменным бланком, что идеально, вы можете не указывать свое имя и адрес и начинать письмо с даты.
Если вы печатаете письмо, выберите качественную бумагу и аккуратно сложите ее, прежде чем положить в конверт. Напишите чистым почерком имя и адрес получателя на конверте.
После того, как вы подтвердите форматирование вашего письма, тщательно проверьте его на наличие опечаток и ошибок.
Примеры шаблонов профессиональных писем
Используйте эти примеры трех типов писем, чтобы создать свой профессиональный шаблон письма.
1. Пример рекомендательного письма
Дана Кутс
Менеджер по маркетингу
QuipJobs
45 Симаррон Уэй
Сан-Диего, Калифорния 92029
9 марта 2019 г.
Пэт Грей
Рекрутер по персоналу
Надежные СМИ
9 Круглый стол
Лос-Анджелес, Калифорния 90016
Приветствую миссис Грей:
Я рад порекомендовать Джейсона Бриза на должность координатора социальных сетей в Trusted Media. Я был руководителем Джейсона в QuipJobs в течение пяти лет, где он использовал свои навыки цифрового маркетинга и коммуникации, чтобы добиться высоких результатов в своей роли специалиста по поддержке социальных сетей. Его креативность, писательские и организаторские способности сделают его ценным сотрудником Trusted Media.
В качестве специалиста по поддержке социальных сетей Джейсон продемонстрировал свою способность общаться с аудиторией и анализировать данные. За два года он увеличил наше присутствие в социальных сетях на всех платформах на 233%. Во время запуска нашего нового продукта он использовал свои исключительные творческие способности для разработки эффективной кампании в социальных сетях.
Я очень рекомендую Джейсона на эту роль и верю, что он станет сильным дополнением к вашей команде. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы о его прошлой работе.
Искренне,
Дана Кутс
2. Пример сопроводительного письма
Картер Уитт
Ветеринарный техник
Институт лошадей Калипсо
Бульвар Файет, 1001.
Нэшвилл, Теннесси 37072
20 июля 2020 г.
Доктор Кэти Оуэнс
Партнер
Лексингтонская больница для лошадей
1 Бруксайд Др.
Франклин, Теннесси 37027
Уважаемый доктор Оуэнс!
Я был взволнован, увидев объявление о вакансии главного ветеринарного техника в Лексингтонской больнице для лошадей. Как квалифицированный ветеринарный техник с более чем 10-летним опытом работы в области медицины лошадей, я уверен, что буду полезным для команды Lexington Equine.
В объявлении о вакансии отмечается, что клинике требуется техник, умеющий обращаться с племенными кобылами и новорожденными жеребятами, а это две популяции лошадей, с которыми у меня большой опыт работы. В настоящее время я работаю в Институте лошадей Calypso, где я развила свои навыки в лечении ран, подготовке к операции и введении лекарств. Работая в Calypso Equine, я вылечил 207 случаев колик, помог родить 82 жеребенка и выписал из больницы более 750 пациентов.
Я уверен, что моя трудовая этика, коммуникативные навыки и эмпатия помогут мне поддержать партнеров Lexington Equine и сделают меня ценным дополнением к команде клиники.
Я с нетерпением жду более подробного обсуждения должности главного ветеринарного врача, моей квалификации и навыков. Спасибо за ваше время и внимание.
С уважением,
Картер Уитт
3. Пример благодарственного письма
Стелла Джексон
Помощник редактора
Удлинительный пресс
903 Даблтри Роуд.
Эшвилл, Северная Каролина 28804
24 января 2020 г.
Купер Берк
Главный редактор
Кроул Паблишинг
19 Эксельсиор Др.
Гринвилл, Северная Каролина, 27835
Уважаемый мистер Берк:
Большое спасибо, что нашли время в своем плотном графике, чтобы поговорить со мной о должности помощника редактора. Ваше объяснение должностных обязанностей и типов книг, которые выпускает Crowl Publishing, было очень проницательным.
Из-за моего пристального внимания к деталям и страсти к книгам я считаю, что идеально подхожу для этой должности. Кроме того, постоянный рост Crowl Publishing и поиск новых клиентов — это задача, в которой я хотел бы принять участие.
Как мы обсуждали во время интервью, за последние два года я поддерживал редактора в выпуске более 35 научно-популярных книг и прошел путь от неоплачиваемого стажера до помощника редактора. Я уверен, что мой издательский опыт и навыки редактирования сделают меня сильным членом вашей команды.
Еще раз спасибо за то, что взяли у меня интервью на должность помощника редактора, и с нетерпением жду вашего звонка в ближайшее время. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо другая информация.
Искренне,
Стелла Джексон