Советы по использованию благодарностей и приветствий в электронной почте и письмах

12 марта 2021 г.

Основные выводы:

• «Спасибо» или «спасибо» обычно звучит более непринужденно, дружелюбно и тонально, в отличие от «с уважением», которое звучит более профессионально.

• «Спасибо», как правило, лучше, если вы просите о чем-то, а не «с уважением», которое лучше закрыть информационную заметку.

• Другие профессиональные окончания писем включают «искренне», «с наилучшими пожеланиями» и «с наилучшими пожеланиями».

• Другие случайные окончания писем включают «береги себя», «ура» и «скоро поговорим».

Двумя наиболее распространенными вариантами закрытия электронного письма или письма являются «спасибо» и «с уважением». Изучение того, когда и как использовать эти окончания, может помочь вам положительно завершить профессиональное сообщение. В этой статье мы обсудим, когда использовать «спасибо» и «с уважением» в сообщении, как отформатировать заключительный абзац и приведем несколько полезных примеров.

Спасибо против приветствия

Два наиболее распространенных способа закончить электронное письмо или письмо — это варианты «спасибо» и «с уважением». Однако у каждого из них есть свои ситуации, в которых вы должны их использовать. Использование правильного позволит вам передать правильное настроение, когда вы закрываете свое сообщение.

Использование благодарностей в сообщениях электронной почты и письмах

Если вы просите другого человека о чем-то, вы должны закончить свое письмо или электронное письмо какой-либо формой «спасибо». В зависимости от запроса и вашего знакомства с получателем вы можете по-разному сказать спасибо. Например, если вы просите кого-то отправить вам вложение электронной почты, достаточно простого «спасибо». И наоборот, если вы просите кого-то заменить ваши рабочие смены на выходные, пока вы уезжаете в отпуск, более уместным будет выражение «искренняя благодарность». Если человек, с которым вы разговариваете, требует больше формальностей, например, менеджер, выберите «спасибо», а не «спасибо».

К формам благодарности относятся:

• Спасибо

• Спасибо

• Большое спасибо

• Искреннее спасибо

• Очень признателен

• Спасибо еще раз

Использование приветствий в сообщениях электронной почты и письмах

С уважением — это стандартное завершение, которое вы можете использовать в своих сообщениях, когда вы ничего не просите. Вы можете использовать приветствие или его форму практически в любом типе сообщения. С уважением лучше всего работает в более формальных ситуациях, но вы можете немного изменить его, чтобы он подходил для более неформальных ситуаций. Варианты приветствия включают:

• С уважением

• С наилучшими пожеланиями

• С уважением

• Теплые пожелания

• Лучший

Из вышеприведенного списка приберегите «теплые пожелания» для отношений с людьми, которых вы знаете немного лучше. В противном случае вы можете использовать любой из вышеперечисленных в большинстве профессиональных ситуаций.

Как отформатировать заключительное сообщение

После того, как вы выбрали заключительное сообщение, убедитесь, что используете правильный формат. Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы отформатировать его правильно:

1. Независимо от того, отправляете ли вы бумажное письмо или электронное письмо, вы должны написать свое заключительное сообщение с запятой.

2. Для электронных писем вы должны поместить одну пустую строку под сообщением, а затем на следующей строке указать свое имя.

3. В строках под напечатанной подписью укажите свою контактную информацию, такую ​​как номер телефона или адрес электронной почты.

4. Для печатных писем вам понадобятся четыре пустые строки после заключительного сообщения, прежде чем вводить свое имя. После того, как вы распечатаете письмо, вы можете использовать эти четыре пустых строки, чтобы подписать свое имя ручкой.

Примеры спасибо и привет

Ниже приведены некоторые примерные ситуации и примеры того, когда вы можете использовать «спасибо» вместо «с уважением», а также некоторые варианты каждого из них.

Примеры употребления слова спасибо

Ситуация: вы хотите отправить электронное письмо коллеге, которого знаете несколько лет, и попросить его сделать заметки о встрече, которую вы пропустите.

Привет, Джон,

У меня назначен прием к врачу в эту пятницу в 16:00, поэтому я не смогу прийти на встречу, которую мы запланировали с командой. Не могли бы вы после этого отправить мне по электронной почте копии любых заметок, чтобы я мог просмотреть то, что я пропустил?

Спасибо,
Джейн

Ситуация: Вы хотите попросить у своего менеджера выходной на следующей неделе.

Уважаемый мистер Джонстон,

Мне было интересно, могу ли я взять выходной в следующий понедельник и вторник, так как у меня есть небольшая семейная проблема, которую мне нужно решить. Я могу компенсировать часы в оставшуюся часть недели или в выходные, если это поможет. Пожалуйста, дайте мне знать при первой возможности.

Спасибо,
Салли Уоррен

Ситуация: вы репортер и собираетесь отправить электронное письмо кому-то, с кем раньше не встречались.

Уважаемая мисс Смит,

Меня зовут Дэйв Джонсон, я репортер газеты South Carolina Gazette. Я недавно видел, что вы основали новую некоммерческую организацию в своем родном городе, целью которой является помощь ветеранам. Мне интересно, не могли бы вы дать короткое интервью, чтобы обсудить вашу группу? Пожалуйста, дайте мне знать, как только сможете.

Спасибо,
Дэйв Джонсон

Примеры употребления приветствия

Ситуация: вы отправляете электронное письмо после личного собеседования.

Уважаемая мисс Уотсон,

Я просто хотел связаться и поблагодарить вас за то, что нашли время, чтобы взять у меня интервью. Наш разговор заставил меня еще больше воодушевиться возможностью присоединиться к вашей компании. Если у Вас есть ко мне дополнительные вопросы, буду рад на них ответить.

С наилучшими пожеланиями,
Том Джонсон
753-883-1874
tom.johnson@email.com

Ситуация: Вы нашли в Интернете вакансию, которая вам нравится, и вы отправляете свое резюме и сопроводительное письмо.

Для предъявления по месту требования,

Недавно я заметил вашу вакансию на сайте Indeed на должность руководителя проекта. В приложении вы найдете мое резюме и сопроводительное письмо. Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы, и спасибо, что нашли время, чтобы рассмотреть мою заявку.

С уважением,
Дебби Джонс
894-638-8223
djones@email.com

Другие способы закрыть сообщение

Есть и другие способы закрыть сообщение, помимо благодарностей и приветствий. Вот некоторые другие варианты, которые вы можете использовать:

• Искренне

• С признательностью

• Искренне Ваш

• С уважением

• С наилучшими пожеланиями

• Заботиться

• Говорите скорее

Чтобы выбрать правильное завершение, следует учитывать ваши отношения с получателем и содержание сообщения. Такие окончания, как «будь осторожен» или «скоро поговорим», обычно используются для более близких отношений, тогда как «искренне» или «с признательностью» лучше подходят для формальной обстановки. Если вы не уверены, какое завершение следует использовать, «с уважением» и «спасибо» — ваши лучшие варианты.