Профессиональное благодарственное письмо с примерами и советами
23 июля 2021 г.
Профессиональное благодарственное письмо или записка, будь то печатная копия или электронная почта, помогают строить и поддерживать отношения в профессиональном мире. Важно, чтобы коллеги, работодатели, поставщики и другие контакты знали, что вы цените их время и усилия. Отправка профессионального благодарственного письма — отличный способ установить взаимопонимание с вашей сетью и сообщить о своих намерениях на будущее.
В этой статье мы обсудим, когда следует отправлять профессиональное благодарственное письмо, и приведем примеры, которым вы можете следовать.
Когда вы должны отправить профессиональное благодарственное письмо?
Вот некоторые ситуации, когда вы должны отправить профессиональное благодарственное письмо:
После того, как кто-то поможет с поиском работы
Когда кто-то предоставляет сетевой контакт
Когда клиент совершает покупку
Если бизнес заключает с вами контракт
Выражение общей признательности
Описание изображения
Формат благодарственного письма
Начните с приветствия.
Поделитесь своей благодарностью с конкретными примерами.
Включите любые детали из ваших разговоров.
Завершите с любыми дополнительными мыслями или информацией.
Закончите вежливым завершением.
* Проверьте свое сообщение: потратьте несколько минут, чтобы просмотреть свои благодарственные заметки на наличие орфографических, грамматических или синтаксических ошибок. Сообщение без ошибок показывает, что вы профессиональны и внимательны к деталям.
Как написать благодарственное письмо или электронное письмо
Важно своевременно отправлять благодарственные письма. Отправка благодарственного письма сразу после собеседования, например, показывает ваш искренний интерес к работе. Отправка благодарственного письма после того, как ваша компания подала заявку на заключение контракта, показывает организации вашу решимость и готовность быть хорошим партнером. Если коллега делает что-то полезное для вас на работе, благодарственное письмо показывает вашу признательность. Независимо от случая, лучше всего отправить благодарность в течение нескольких дней.
Вот 12 простых шагов, чтобы написать отличное благодарственное письмо:
1. Выберите способ связи
Написанное от руки письмо более личное и свидетельствует о преданности делу. Однако письмо, отправленное по почте, может идти несколько дней. В некоторых случаях, таких как собеседования при приеме на работу, время может быть чувствительным, и в этом случае электронная почта лучше.
2. Выберите получателей
Если вы проходили собеседование на должность менеджера по персоналу, поблагодарите этого человека напрямую. Если вы встретились с командой, отправьте каждому отдельное сообщение. Отправка уникальной благодарности каждому человеку показывает, что вы цените отношения. Это также поможет убедиться, что вы получите ответ от соответствующего лица.
Например, если вы проводите собеседование с группой, но не уверены, кто будет принимать окончательное решение о найме, напишите благодарственное письмо каждому человеку, чтобы увеличить вероятность того, что лицо, принимающее решение, получит ваше сообщение. Не забудьте включить детали из вашего разговора с каждым, чтобы показать, что вы активно слушали и искренне интересовались тем, что они хотели сказать.
3. Сделайте текст разборчивым
Если вы отправляете бумажную записку, пишите ее аккуратно. Для печатных писем используйте чистый, легко читаемый шрифт, такой как Arial, Helvetica или Times New Roman размером от 10 до 12 пунктов. Внимательно проверьте заметку, чтобы избежать орфографических и других грамматических ошибок. Если вы не уверены, попросите надежного друга или члена семьи прочитать вашу заметку. Они могут помочь определить удобочитаемость и выявить ошибки, которые вы, возможно, пропустили.
4. Используйте профессиональный тон
Профессиональные благодарственные письма — это форма профессионального общения, поэтому лучше избегать разговорных выражений или других неформальных оборотов речи. Поддержание четкого и прямого языка покажет ваши коммуникативные навыки и заслужит уважение окружающих.
Пример: «Привет, Грег, мне понравился наш вчерашний разговор. Я считаю, что это будет полезно в нашей работе над строительным проектом».
5. Обращайтесь к получателю надлежащим образом
Вы можете использовать «Уважаемый мистер», «Миссис» или «Мисс», если необходимо, а затем их фамилию, если вы уверены в адресе получателя. гендерная идентичность. Вы также можете использовать их полное имя для гендерно-нейтрального варианта. Если получатель является знакомым, уместно использовать только его имя.
6. Укажите цель вашего письма
Дайте читателю сразу понять, почему вы пишете. Профессионалы, как правило, заняты, поэтому будет полезно, если вы сможете сразу перейти к делу.
Пример: «Я отправляю это письмо в качестве благодарности за то, что прошлой ночью упорядочил файлы клиента». Или «Хочу выразить благодарность за то, что познакомил меня с вашим поставщиком оборудования».
7. Обратитесь к конкретным деталям вашей встречи
Ссылка на более ранние темы разговора позволяет получателю узнать, что вы активно участвовали в собрании, и добавляет личный контакт. Выбор баллов, наиболее соответствующих вашим целям, поможет гарантировать, что получатель ответит на вопросы, которые затрагивают вас больше всего.
Пример: «Я ценю ваше понимание предстоящих планов компании по ремонту ваших офисов. Я считаю, что моя подрядная фирма хорошо подготовлена для выполнения этой работы».
8. Подчеркните свою квалификацию
Благодарственное письмо может быть больше, чем выражение благодарности. Это также может быть возможностью напомнить получателю о вашей квалификации для должности или другим положительным взаимодействиям.
Пример: «Я благодарен за возможность взять интервью в вашей компании. Благодаря моей самоотверженности и вниманию к деталям я знаю, что у меня есть навыки, чтобы преуспеть в копирайтинге». Или «Я ценю ваш первый заказ от Langley Textiles. Я уверен, что моя компания сможет и дальше поставлять продукцию, которая вам нужна».
9. Переформулируйте свои цели
Благодарственное письмо позволяет вам подтвердить свое желание будущих контактов. Людям гораздо легче предложить вам помощь, если они понимают, чего вы хотите или в чем нуждаетесь.
Пример: «Я в восторге от перспективы присоединиться к вашей юридической фирме в качестве аналитика конфликтов». Или «Я надеюсь нанять кровельщика для нового офисного здания на следующей неделе».
10. Спросите о следующих шагах
Сообщите получателю, что вы готовы принять необходимые меры для продолжения отношений, задав вопрос о следующих шагах. Этот вопрос также даст вам график того, что ожидать позже. Знание этой информации может помочь вам спланировать, есть ли другие меры, которые вы можете предпринять.
Пример: «Когда вы ожидаете нанять кандидата на эту должность? Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу что-то еще сделать, чтобы помочь вашему решению».
11. Завершите письмо
Еще раз поблагодарите получателя за взаимодействие, которое привело к тому, что вы написали письмо. За этим последним пунктом следует надлежащее закрытие (например, «искренне» или «с благодарностью») и ваша подпись. Если вы отправляете электронное письмо, уместно ввести свое имя.
12. Отправить
Если вы отправляете печатную копию, не забудьте отправить ее по почте как можно скорее. Вы также можете передать записку на стойку регистрации, если это возможно. Электронная почта — самый быстрый способ, а оперативность — ключ к деловому общению. Быстрое продолжение, скорее всего, окажет сильное влияние на читателя.
Шаблон благодарственного письма и примеры
Чтение примеров благодарственных писем может вдохновить вас на то, что вы хотели бы включить в свое собственное благодарственное письмо. Поскольку благодарственные письма должны быть личными и уникальными для вашей ситуации, вам следует избегать дословного копирования шаблона. Используйте следующие примеры в качестве руководства при написании профессиональных благодарственных писем.
Пример 1: Благодарственное письмо на собеседовании
Уважаемая госпожа Гонсалес,
Я хотел бы выразить признательность за ваше вчерашнее время. Мне понравился наш разговор о должности менеджера по маркетингу, и я был рад узнать больше о работе с маркетинговой командой.
Это звучит как полезная роль, особенно учитывая возможности для сотрудничества и продвижения. Я думаю, что моя степень магистра в области маркетинга в сочетании с моим опытом в области маркетинга сделали бы меня отличным кандидатом на эту роль.
Я с нетерпением жду возможности обсудить эту возможность с вами больше. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вам нужна дополнительная информация о моих рекомендациях.
Спасибо,
Ханна Ли
hannah.lee@email.com
222-555-7777
Пример 2. Выражение благодарности новому подрядчику
Уважаемая г-жа Полсон,
Я хотел бы поблагодарить вас за то, что вы встретились со мной вчера и предложили нам новый контракт. Моя фирма рада предоставить вам наши услуги по проверке документов. Я уверен, что наш 30-летний опыт работы в юридическом бизнесе сделает нас идеальным поставщиком для ваших нужд.
Вчера вы отметили, что вам нужно, чтобы мы просматривали как минимум 1000 документов в месяц. Наша команда из восьми преданных своему делу аналитиков готова оказать вам необходимую помощь. Мы гордимся вниманием к деталям, усердием и своевременностью. Можете ли вы на данном этапе вашего проекта сообщить мне, есть ли возможность продолжить работу после завершения этого контракта?
Еще раз, я благодарен за ваше время и за то, что вы выбрали нас для вашего бизнеса. Я с нетерпением жду развития этих рабочих отношений с вами.
Искренне,
Андре Торранс
Пример 3: Поблагодарить коллегу
Дорогая Мэдлин,
Большое спасибо за помощь в оформлении офиса к празднику. Я знаю, что ты задержался, чтобы привести все в порядок, и я ценю твою самоотверженность. Праздничная вечеринка — важная возможность для всей команды пообщаться вместе. Отличное расположение и атмосфера имеют решающее значение для опыта, и ваша помощь сделала это возможным.
Я с нетерпением жду совместной работы с вами на многих других успешных мероприятиях за время вашей работы в компании.
С благодарностью,
Тайлер Берк
Пример 4. Выражение благодарности сетевому контакту
Уважаемый Абдул Кан,
Спасибо, что познакомили меня с Линн Джонс вчера. Ваше представление показало веру в мою профессиональную квалификацию, и я уверен, что ваша рекомендация значительно улучшит мои отношения с мисс Джонс.
Как вы знаете, я ищу работу, и компания г-жи Джонс по разработке программного обеспечения идеально подходит для моих навыков и обучения.
Я знаю, что благодаря вашему обширному опыту в сфере разработки программного обеспечения вы приобрели много ценных контактов. Я благодарен, что вы решили включить меня в свою профессиональную сеть. Пожалуйста, имейте меня в виду для любых будущих представлений.
С благодарностью,
Вероника Гранди
Ценность написания профессионального благодарственного письма
Благодарственные письма показывают потенциальным работодателям, коллегам и другим деловым контактам вашу приверженность профессиональным отношениям. Другие преимущества выражения благодарности в этой форме включают в себя:
Это свидетельствует о профессионализме. Проявление уважения к вашим контактам в ваших взаимодействиях способствует улучшению деловых отношений.
Это акт вежливости. Базовый этикет требует отправки благодарственных писем людям, с которыми вы ведете бизнес. Даже в ситуациях, когда получатель не ожидает записки, ее отправка даст вашему собеседнику понять, что вы заботитесь о своих отношениях.
Это сделает вас незабываемым. Позитивные жесты по отношению к другим помогут им запомнить вас. Такого рода действия могут стать решающим фактором в том, получите ли вы работу или контракт. Если вы отправляете благодарность контактам, это может увеличить вероятность того, что они помогут вам в будущем.
Это еще одна возможность заявить о себе. После выражения благодарности вы можете дальше продвигать свои цели и квалификацию. Повторное подтверждение вашей квалификации позволит получателю узнать, что вы являетесь ценным контактом и готовы работать с ним.
Он поддерживает связь. Отправка записки с благодарностью может расширить разговор за пределы интервью или встречи. Оставаясь в сознании контакта, вы можете сделать вас первым выбором для профессиональной возможности.