Предположения проекта: что это такое и как ими управлять
11 марта 2021 г.
Руководители проектов несут широкий круг обязанностей, когда речь идет о планировании деятельности, составлении бюджета и распределении необходимых ресурсов для успешного завершения проекта. Большая часть планирования проекта включает обоснованные предположения об определенных аспектах проекта, которые должны быть точными и реалистичными, чтобы не ставить под угрозу целостность всего проекта. Эти догадки являются предположениями проекта, и их необходимо тщательно контролировать, чтобы при необходимости вносить быстрые и точные корректировки.
В этой статье мы обсудим различные виды предположений проекта и важность мониторинга и управления ими как части получения качественных и своевременных результатов проекта.
Что такое предположения проекта?
Предположения — это убеждения, основанные на предыдущем опыте и доступной вам информации. Предположения проекта являются ожидаемым аспектом жизненного цикла проекта, и они добавляют проекту элемент риска, поскольку могут быть неточными или нереализованными. Предположения проекта, которые оказались ложными, часто становятся ограничениями и могут привести к значительным неудачам или ограничениям в проекте.
Примеры предположений проекта
Обычно делаются предположения относительно бюджетирования, ограничений по расписанию, а также ограничений ресурсов и навыков. Предположения, сделанные в отношении этих факторов, представляют собой обстоятельства, которые предполагаются истинными в будущем, и на их основе строятся стратегии проекта. Хотя при планировании проектной деятельности необходимо делать определенные допущения, неправильное допущение может разрушить всю проектную стратегию. Однако признание и документирование этих допущений может иметь важное значение для оценки риска. Их документирование может привести к новым идеям или стратегическим шагам, сопряженным с меньшим риском. Ниже приведены примеры предположений, которые могут потребоваться менеджеру проекта:
Предположения о ресурсах
Технологические предположения
Предположения, основанные на времени
Предположения о качестве/спецификации
Предположения о затратах
Местные/экологические предположения
1. Предположения о ресурсах
Распределение ресурсов основано на предположениях о том, что необходимые ресурсы (люди, материалы, средства) будут доступны по мере необходимости. Эти предположения оказывают значительное влияние на успех или неудачу проекта, поскольку распределение ресурсов, возможно, является наиболее важной частью планирования и управления проектом. Если определенные ресурсы становятся дефицитными или недоступными по иным причинам в течение жизненного цикла проекта, сроки проекта, задачи и, возможно, весь объем и конечная цель проекта могут быть серьезно скомпрометированы. Не менее важны уровни вклада ресурсов. Даже если будет выделено достаточно ресурсов, проект все еще может быть подвержен риску, если вклад ресурсов будет недостаточным.
2. Технологические предположения
Предположения, основанные на технологиях, создают основу технической инфраструктуры, необходимой для достижения целей проекта. Технологические ресурсы могут включать программное обеспечение, ИТ-поддержку или физические устройства, такие как компьютеры, телефоны и т. д. Технология обычно является внутренней, но может быть передана на аутсорсинг, поэтому важно понимать, что надежность любых внешних ресурсов может зависеть от доступности, возможностей и процедурных трудностей, которые могут возникнуть. Выявление этих возможных ограничений позволяет вам подготовить план действий в случае возникновения любой из этих проблем внутри компании.
3. Допущения, основанные на времени
На эти потенциальные ограничения, также известные как допущения при планировании, часто влияет доступность критически важных ресурсов, таких как технологии, финансы и персонал. Опять же, рекомендуется, чтобы у вас были встроенные непредвиденные обстоятельства, чтобы компенсировать любую нехватку ресурсов, которая может значительно повлиять на график вашего проекта.
4. Предположения о качестве/спецификации
Предположения о качестве могут повлиять на график проекта, если стандарт качества отсутствует, что приводит к необходимости переделывать работу. Правила техники безопасности также играют роль, когда от вашей команды требуется придерживаться определенных спецификаций, в которых нет права на ошибку, а любое небольшое отклонение от спецификаций может помешать успеху проекта.
5. Предположения о затратах
Прогнозы затрат являются необходимым компонентом планирования проекта. Точные прогнозы затрат имеют решающее значение на этапе составления бюджета проекта. Разработка краткосрочных и долгосрочных бюджетов в значительной степени способствует заключению контрактов, а также помогает удержать всю стоимость проекта в рамках ожидаемого бюджета. Затраты, обычно включаемые в бюджет проекта, включают расходы на заработную плату для тех, кто работает над проектом, а также заработную плату для любых субподрядчиков, стоимость материалов, оборудования (будь то новое оборудование, приобретенное или арендованное для проекта, или, в некоторых случаях, амортизация существующего оборудования). связанные с этим проектом) и косвенные расходы, такие как аренда помещения, коммунальные услуги, канцелярские товары и другие сопутствующие расходы.
6. Предположения о местоположении/окружающей среде
Эти предположения включают место, в котором будет выполняться работа, и условия окружающей среды, в которых она выполняется. На проект может негативно повлиять, если будут полагаться на неверные предположения и изменится предполагаемое местоположение.
Предположения играют важную роль в разработке плана управления рисками. Как менеджер проекта, вы должны определить и управлять как можно большим количеством этих предположений, чтобы повысить вероятность того, что ваш проект будет завершен успешно, в срок и в рамках бюджета.
Как управлять предположениями проекта
Предположениями проекта необходимо умело управлять, поскольку они представляют собой серию движущихся частей любого проекта, которые могут сильно повлиять на общий успех проекта. Предположения могут быть сделаны на основе аналогичных прошлых проектов, но их необходимо тщательно отслеживать как потенциальные риски. Если есть неточности в каком-либо из предположений проекта, вы должны быстро выявить и исправить их, затем обязательно задокументировать и сообщить об изменениях нужным сторонам.
В наихудших сценариях предположения, связанные со сторонним оборудованием или членами команды, могут привести к опасным результатам, поскольку эти предположения предполагают уровень доверия к людям и оборудованию, что все будет функционировать должным образом и работа будет завершена вовремя и в пределах установленного срока. масштаб проекта. То же самое можно сказать и об использовании непроверенного оборудования и/или методологий — если они не будут работать должным образом, проекту может быть нанесен сокрушительный удар.
Чтобы максимально избежать этих проблем, проектная группа должна сразу сообщать о проблемах или проблемах менеджеру проекта, чтобы можно было внести коррективы и предотвратить кризисы. Менеджер проекта несет ответственность за своевременное исправление предположений или наблюдений, сделанных проектной командой, и их мониторинг на протяжении всего проекта, чтобы максимизировать шансы на успешный результат.
Изменения в предположениях случаются, поскольку они являются просто обоснованными предположениями, основанными на предыдущем опыте. Если средние затраты, ресурсы или другие прогнозы для проекта изменились, важно точно определить, где и когда произошло изменение, чтобы вы могли определить влияние, которое оно окажет на успех проекта, и внести необходимые коррективы.
Прочитайте больше: Цели SMART: определение и примеры