Полное руководство по шаблонам Project Kickoff

22 апреля 2021 г.

При управлении проектом вы можете использовать стартовые встречи, чтобы спланировать производственный процесс. Понимание того, как создать и использовать стартовый шаблон проекта, поможет подготовить вашу команду к успеху и поддержать заинтересованные стороны. В этой статье мы определяем стартовые этапы проекта, исследуем их важность, предлагаем полезные шаги для создания шаблонов стартового проекта и делимся примером шаблона, который вы можете использовать.

Что такое запуск проекта?

Начало проекта — это серия совещаний, которые происходят перед тем, как команда приступит к работе над важным проектом. Руководители проектов могут включить стартовый этап в процессе планирования или сразу после него. Целью большинства стартовых совещаний по проекту является обеспечение того, чтобы все участники понимали каждый этап производства, свои обязанности и сроки проекта и соглашались с целевым результатом.

Стартовое совещание может также связать команду проекта с важными заинтересованными сторонами, такими как клиенты, специалисты или финансисты. Установив эту линию связи перед выполнением проекта, команды могут предоставлять обновления на протяжении всего производственного процесса, чтобы их работа соответствовала ожиданиям заинтересованных сторон. Существует два основных типа запуска проекта, в том числе:

• Внутренние стартовые встречи: также называемые командными стартовыми встречами, в этих встречах участвуют люди, которые будут работать над проектом. Во время внутренней стартовой встречи члены команды могут задавать вопросы о клиенте и проекте. Они также могут узнать больше о желаемых результатах организации, что может подготовить их к удовлетворению ожиданий заинтересованных сторон.

• Начальные встречи с заинтересованными сторонами: эта встреча, которую иногда называют стартовой с клиентом, помогает определить объем проекта и позволяет заинтересованным сторонам запросить корректировку целей проекта. Вместо того, чтобы использовать это начало для обсуждения результатов и объема проекта, руководители проектов могут напрямую обсудить эти вопросы с клиентами и вместо этого сосредоточиться на построении позитивных отношений между командой и заинтересованными сторонами во время встречи.

Почему важен запуск проекта?

Проведение стартового совещания по проекту гарантирует, что все стороны понимают и имеют доступ к деталям проекта, обновлениям и общим целям. Вы также можете использовать эти встречи для согласования ожиданий компании, команды и заинтересованных сторон. Такое согласование может помочь повысить эффективность и повысить шансы проекта на успех. Запуск проекта также обеспечивает следующие преимущества:

• Повышение производительности за счет определения обязанностей, разработки планов проектов и постановки задач

• Улучшение управления временем путем установления сроков и сроков проекта

• Предсказывать препятствия и планировать пути их преодоления

• Развитие позитивной динамики в команде

• Построение взаимопонимания между командами и заинтересованными сторонами

• Расширение внешних партнерских отношений на основе прозрачности

Когда использовать стартовый шаблон проекта

Если вы организуете стартовое совещание для следующего проекта вашей команды, рассмотрите возможность использования шаблона, который поможет вам выполнить следующие задачи:

• Познакомить стейкхолдеров с командой

• Определите роль каждого члена команды в проекте

• Обрисуйте фон проекта

• Предоставление подробной информации о конкретных областях производства

• Обсудите важность проекта и какую пользу он может принести бизнесу.

• Установите основную цель проекта, включая желаемые результаты

• Определить сроки проекта

• Представить планы по мониторингу успеха во время производства и после его завершения

Как создать стартовый шаблон проекта

Вы можете выполнить следующие шаги, чтобы спланировать запуск проекта в соответствии с вашими целями:

1. Сформулируйте свою цель

В этом разделе вашего стартового шаблона проекта кратко изложите намеченные цели встречи. Эти цели могут варьироваться в зависимости от вашей аудитории. Например, вы можете начать встречу со следующего:

На этой встрече наша цель — представить производственную команду, объяснить их роли, наметить объем проекта, установить цели проекта и назначить задачи, связанные с запуском.

2. Знакомьтесь

На стартовом совещании по проекту рассмотрите возможность использования ледокола, чтобы помочь новым членам команды узнать друг друга. После этого дайте время для официальных представлений, чтобы подтвердить имена членов команды и роли в проекте. Вы можете представить клиентов, спонсоров и консультантов и предоставить документ с необходимой контактной информацией, чтобы упростить общение между членами команды и заинтересованными сторонами в будущем. В качестве руководства по форматированию контактной информации можно использовать следующий пример:

Брайан Терерро — руководитель проекта
bterrerro@company.com
444-555-6666 добавочный номер 777

3. Предоставьте обзор проекта

В этом разделе разъясняются основные цели проекта, ваши планы по плану надзора за проектом и то, как проект выполняет общие бизнес-цели. При подготовке обзора проекта учитывайте свою аудиторию. Например, у группы членов команды может возникнуть больше вопросов о вашей методологии управления проектами. Тем временем заинтересованные стороны могут захотеть узнать больше деталей финансового планирования, таких как ожидаемая окупаемость проекта (ROI). Раздел обзора вашего проекта также может охватывать:

• Объем проекта

• Ожидаемые результаты

• Прогнозируемые результаты

• Бизнес-стандарты, условия соблюдения законодательства или отраслевые нормы, связанные с проектом

4. Опишите план проекта

В разделе плана проекта предоставьте более подробную информацию о производственном процессе. Вы также можете объяснить свои планы по мониторингу прогресса, например установить временную шкалу и установить периодические вехи, чтобы члены команды могли более эффективно управлять своим временем. Вы также можете включить следующую информацию:

• График проекта

• Общий бюджет

• Планы по снижению расходов, связанных с проектом

• Ожидания в отношении качества и планы обеспечения качества

• Стандарты общения для членов команды

• Частота будущих встреч по проекту

5. Детализируйте цели проекта

В этом вводном разделе вы можете более подробно рассказать об основных целях проекта. Вы можете определить параметры успеха и определить, как команда планирует измерять свою производительность. Например:

Целью этого проекта является разработка новой видеоигры, ориентированной на аудиторию средней школы, которая представляет собой новый рынок для компании. В случае успеха мы планируем увеличить квартальную прибыль и создать долгосрочную клиентскую базу на новом рынке. Мы можем считать проект успешным, если программное обеспечение заработает 500 000 долларов в течение следующего квартала, а компания приобретет не менее 300 000 новых подписчиков в социальных сетях в возрасте от 12 до 14 лет.

6. Предоставьте информацию об обязанностях

В этом разделе вы можете охватить обязанности, назначенные каждой роли проекта. В зависимости от размера вашей команды и сложности проекта эти обязанности могут относиться к отдельному члену команды или группе. Чтобы у всех участников было полное понимание, вы можете предложить краткое объяснение обязанностей каждого члена команды. Например:

Фрида является ведущим дизайнером программного обеспечения. Ее основные обязанности во время разработки проекта заключаются в том, чтобы управлять дизайнерами, помогать им устранять программные ошибки и выступать в качестве связующего звена между клиентом и производственной командой. Если у вас есть какие-либо вопросы о процессе проектирования, Фрида — это тот человек, к которому вы можете обратиться.

7. Ставьте задачи

Во время этой части запуска проекта вы можете назначить задачи для членов команды, которые они должны выполнить до следующей встречи. Эти задачи могут быть связаны с подготовкой к встрече, ведением записей или выполнением заданий, связанных с проектом. Например:

Лена, я бы хотел, чтобы ты делала заметки во время всех наших стартовых встреч и составляла подробные протоколы, к которым мы могли бы обращаться в начале каждой встречи. Джеймс, я бы хотел, чтобы вы взяли протокол Лены и составили повестку дня следующей встречи. Пожалуйста, доставьте его мне для проверки за день до следующего стартового собрания.

8. Подведите итоги стартовой встречи

В конце запуска проекта вы можете кратко просмотреть важные моменты, напомнить членам команды о заданиях и повторить дополнительные планы действий. Подумайте о том, чтобы дать пять-десять минут на вопросы перед закрытием собрания. Если у вас нет дополнительного времени, вы можете попросить участников написать свои вопросы и запланировать ответы на них в последующем электронном письме, в протоколе собрания или в начале следующего собрания. Например:

У кого-нибудь есть вопросы о наших планах по разработке игры, сроках проекта или ожидаемых результатах?

9. Завершите встречу

В завершение встречи поблагодарите участников за участие и дайте инструкции по доступу к основным документам проекта, например, через общую папку. Затем повторите контактную информацию по мере необходимости и подтвердите дату и время следующей встречи. Например:

Спасибо, что пришли сегодня. Вы можете найти расписание проекта и другие документы, которые мы обсуждали сегодня, в папке Project April. Я отправил вам каждому ссылку на эту папку по электронной почте. Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к Брайану по адресу bterrerro@company.com или звонить ему по добавочному номеру 777. Увидимся в четверг в 11:30 на нашей следующей встрече.

Пример шаблона запуска проекта

Рассмотрите возможность использования приведенного ниже шаблона для создания повестки дня для внутренних и установочных встреч с заинтересованными сторонами:

Объективное заявление

• [Meeting objective A]

• [Meeting objective B]

• [Meeting objective C]

Введение
Устно представьте сотрудников и заинтересованные стороны или поделитесь документом, используя формат ниже:

[Team member name] – [position or project role]
[Relevant contact information]

[Stakeholder name] – [company affiliation] – [position]
[Relevant contact information]

Обзор проекта

[Provide general project information using a short paragraph or bulleted list.]

План проэкта

• [Category: Provide in-depth details about a topic listed in the project overview section.]

Цели проекта
[State your intended project outcomes and how you plan to measure them using a short paragraph or bulleted list.]

Обязанности ролей
[Role]

• [Responsibility 1]

• [Responsibility 2]

• [Responsibility 3]

[Role]

• [Responsibility 1]

• [Responsibility 2]

• [Responsibility 3]

Назначения задач
[Team member name] – [assignment 1] – [deadline, if applicable]

[Team member name] – [assignment 2] – [deadline, if applicable]

Краткое содержание
[Summarize the meeting’s key points in a bulleted list or short paragraph.]

Заключение встречи
[Time and date of the next meeting]
[Provide information about how to find important project documents.]