Лучшие способы подписать деловое письмо (с советами и примерами)
22 февраля 2021 г.
Конец делового письма — это последнее впечатление, которое вы произведете на читателя. Использование правильных слов и формата может продемонстрировать ваш профессионализм и помочь вам получить предложение о работе, подписать контракт или получить повышение. Есть много способов закрыть письмо, и знание того, что включить, может помочь вам придерживаться того же тона, что и остальной контент. В этой статье мы перечисляем шаги, которые нужно предпринять, чтобы закрыть ваше письмо, и приводим примеры.
Прочитайте больше: Как закончить письмо
Как оформить окончание буквы
Вот шаги, которые необходимо предпринять при подписании письма:
Проверьте интервал
Используйте профессиональный шрифт
Включите правильные элементы
Вычитка перед отправкой
1. Проверьте расстояние
Конец вашего письма должен иметь тот же интервал и поля, что и остальная часть содержимого. Стандартом для профессиональной корреспонденции является одинарный интервал с полями в 1 дюйм.
2. Используйте профессиональный шрифт
Ваш заключительный шрифт должен быть профессиональным и легко читаемым. Выберите шрифт, например Arial, Helvetica или Times New Roman. Убедитесь, что его легко увидеть, используя размер шрифта от 10 до 12 пунктов.
3. Включите правильные элементы
Ваша концовка может иметь следующие элементы:
Заявление о благодарности
Заключительное заявление
Подпись
Имя
Контакты
4. Корректировка перед отправкой
Проверьте свое письмо на наличие орфографических или грамматических ошибок, чтобы произвести положительное впечатление. Убедитесь, что начало каждой строки в конце вашего письма написано с заглавной буквы, хотя вам не нужно использовать заглавные буквы для вашего адреса электронной почты или веб-сайтов.
Связанный: Написание сопроводительного письма к стажировке (с примерами)
Что включить в свою подпись
Вот что вы должны включить в свое заключение:
Выражение благодарности: Ближе к концу письма поблагодарите получателя за время, которое он потратил на его чтение. Вы также можете заранее поблагодарить их, если ожидаете получить от них ответ, например, после собеседования. Например: «Спасибо за уделенное время».
Закрытие: есть много профессиональных заключительных строк, которые вы можете добавить к письму, например, «С уважением», «С уважением» или «С уважением». Выберите тот, который, по вашему мнению, лучше всего соответствует тону вашего письма, хотя вы можете использовать большинство концов взаимозаменяемо.
Подпись и имя. Когда вы печатаете свое письмо, оставьте пробел между вашим заключительным и напечатанным именем, чтобы вы могли написать свою подпись от руки. Рукописная подпись придает вашему письму индивидуальный тон и показывает, что вы приложили к нему усилия. Если вы отправляете электронное письмо, вы можете добавить электронную подпись, которая имеет тот же эффект. Под своей подписью добавьте свое имя обычным шрифтом. Это стандарт для любой деловой переписки.
Контактная информация: в зависимости от письма, которое вы отправляете, вы можете добавить свою контактную информацию, такую как номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на профиль в профессиональной сети или ссылку на портфолио. Для запросов о продажах вы должны добавить свой номер телефона и адрес электронной почты. Если вы отправляете благодарственное письмо после интервью или просите об информационном интервью, укажите свой номер телефона, адрес электронной почты и любые соответствующие ссылки.
Большинство деловых писем будут содержать эти элементы. Если вы отправляете электронное письмо или более обычное письмо, вы обычно можете включить только окончание и свое печатное имя. Большинство почтовых платформ имеют возможность создавать автоматическое закрытие, которое добавляется к каждому отправляемому вами письму. Использование автоматического закрытия электронной почты гарантирует, что в вашей корреспонденции всегда будут правильные элементы.
Примеры закрытия письма
Ниже приведены несколько примеров закрытия писем на основе различных бизнес-сценариев:
Сопроводительное письмо
Благодарственное письмо после интервью
Письмо о приеме на работу
Письмо с отказом от предложения о работе
Письмо о встрече по продажам
Письмо-контракт
Письмо с просьбой о повышении или продвижении по службе
Заявление об отставке
Сопроводительное письмо
Когда вы благодарите читателя, добавьте утверждение, которое показывает, что вы хотели бы получить ответ. Это письмо было бы идеальным моментом, чтобы включить ссылку на вашу профессиональную сетевую платформу и веб-сайт портфолио, если они у вас есть. Например:
Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду услышать от вас в ближайшее время.
С уважением,
Роберто Диас
240-545-7483
robertodiaz@email.com
roberdiaz.com
Благодарственное письмо после интервью
Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы менеджеры по найму могли легко с вами связаться. Вы также можете включить любые ссылки на свою работу, чтобы работодатели могли просмотреть ее еще раз. Например:
Спасибо, что нашли время, чтобы встретиться со мной, и я надеюсь получить известие от вас в ближайшее время.
Искренне,
Хлоя Ли
355-353-6876
chloelee@email.com
chloelee.com
Письмо о приеме на работу
Добавьте свою контактную информацию, чтобы менеджеры по найму могли связаться с вами для дальнейших действий. Вам не обязательно добавлять какие-либо дополнительные ссылки на вашу работу, так как вы получили работу. Например:
Буду рад совместной работе с Вами.
С наилучшими пожеланиями,
Ханна Нич
897-994-4867
hannahnych@email.com
Письмо с отказом от предложения о работе
Пожелание компании удачи в конце письма с отказом от предложения о работе может помочь вам сохранить открытую связь, если вы решите, что хотите работать там в будущем. Не забудьте указать соответствующую контактную информацию, такую как адрес электронной почты и номер телефона, чтобы они могли связаться с вами. Например:
Я ценю ваше время и желаю вам удачи.
Искренне,
Морган Майклс
(765) 233-3256
mmichaels12@email.com
Письмо о встрече по продажам
Совещание по продажам или письмо с запросом было бы идеальным временем для добавления ссылки на веб-сайт вашей компании, чтобы потенциальные клиенты могли ознакомиться с вашими услугами или продуктами. Вы можете добавить ссылку под своим адресом электронной почты. Например:
Я с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время.
С уважением,
Кэмерон Шун
984-468-2463
камероншун@email.com
Письмо-контракт
Когда вы отправляете письмо в качестве предисловия к контракту, вы должны указать свои контактные данные на тот случай, если клиент захочет связаться с вами с какими-либо вопросами. Например:
Пожалуйста, свяжитесь со мной, если у вас есть какие-либо вопросы, и спасибо за ваш бизнес.
Искренне,
Джорджия Нгуен
353-875-3522
georgia.nguyen@email.com
Письмо с просьбой о повышении или продвижении по службе
Когда вы запрашиваете повышение или продвижение по службе, вам может не понадобиться добавлять какие-либо контактные данные, хотя может быть полезно добавить свой номер телефона и добавочный номер, если это необходимо. Например:
Спасибо за ваше время и внимание,
Лесли Фернандес
464-4646-6742 доб. 76
Леслифернандес@email.com
Заявление об отставке
Закрытие письма об увольнении может быть простым и лаконичным, поскольку вы, вероятно, уже лично разговаривали со своим руководителем. Вы можете указать свой личный номер телефона или адрес электронной почты, чтобы поддерживать связь с вашим руководителем и коллегами. Например:
Спасибо за последние 20 лет.
С наилучшими пожеланиями,
Алисия Кучеров