Как внести изменения в объявление руководства

20 мая 2021 г.

Руководящие должности в компаниях могут меняться по разным причинам. Независимо от того, повысили ли вы текущего сотрудника, наняли нового или реструктурируете свою организацию, важно понимать, как сделать профессиональное изменение в объявлении руководства. Эффективное объявление о смене руководства может помочь вам убедиться, что у вашей команды есть вся необходимая информация, и задать позитивный тон. В этой статье мы обсудим, что такое объявление о смене руководства, расскажем, почему вы можете сделать это объявление, изучим советы, которые помогут вам подготовить его, и приведем пример профессионального объявления о смене руководства.

Что такое смена в объявлении руководства?

Объявление о смене руководства — это сообщение, которое уведомляет сотрудников о смене руководства в их компании. Менеджеры, руководители компаний и специалисты по кадрам часто вносят изменения в объявление руководства, отправляя обновление своим сотрудникам по электронной почте. Предоставление вашей команде объявления о смене руководства при приеме на работу нового лидера, повышении сотрудника на более высокий уровень или уходе менеджера из компании может помочь вам задать позитивный тон и поддерживать профессиональную рабочую атмосферу.

Почему может быть сделано объявление о смене руководства?

Вы можете внести изменения в объявление руководства, если менеджер или видный руководитель группы покидает вашу компанию, а вы наняли кого-то нового на его роль. Изменения в руководстве также распространены, когда организация реструктурируется, приобретается, осуществляет большое изменение политики или создает новую должность. Уведомление сотрудников о смене руководства может предоставить им информацию, необходимую им для успешного выполнения своей работы, например контактную информацию нового руководителя и его первый день работы.

Представление нового лидера вашей команде также может заставить его почувствовать себя желанным гостем, предоставить сотрудникам возможность общаться друг с другом и задать позитивный тон.

Как внести изменения в заявление руководства

Вот несколько шагов, которым вы можете следовать, чтобы разработать объявление о профессиональной смене руководства:

1. Выберите способ связи

В то время как менеджеры, лидеры и специалисты по персоналу обычно сообщают об изменении в объявлении руководства посредством письменного сообщения, есть несколько различных способов, которые вы можете выбрать для распространения своего объявления. Некоторые методы, которые вы могли бы рассмотреть, включают электронную почту, внутренний информационный бюллетень, физическую записку или публикацию на платформе внутренней коммуникации, которую использует ваша компания.

Определите, какой основной способ связи используется в вашей компании, чтобы ваша команда увидела изменения в объявлении руководства, когда вы отправляете им его. Если вы представляете нового лидера компании, вы можете создать для него учетную запись электронной почты или предоставить ему доступ к каналу связи до отправки объявления об изменении руководства, чтобы он мог взаимодействовать с вашей командой.

2. Определите свою аудиторию

Прежде чем приступить к составлению письма-объявления о смене руководства, подумайте, кого нужно уведомить. Если вы работаете в небольшой компании, может быть целесообразно отправить электронное письмо всей вашей команде, чтобы у всех была необходимая информация. Однако, если вы работаете в крупной корпорации, вам может потребоваться сообщить об изменении только определенному отделу. Если вы потратите время на то, чтобы определить, кому вы планируете отправить электронное письмо, это поможет вам разработать более персонализированное объявление об изменении руководства.

3. Напишите четкий тематический заголовок

Заголовок темы вашего объявления должен быть простым и прямым, чтобы получатели имели хорошее представление о том, о чем может быть ваше сообщение, прежде чем открывать его. Некоторые тематические заголовки, которые следует учитывать, включают:

• Приветствуя [employee’s name] к [department name]

• Представляем наш новый [job title]!

• Приветствуя [employee’s name] как наш новый [job title]

Старайтесь, чтобы строка темы не превышала 50 символов, чтобы оптимизировать ее для мобильных устройств. Некоторые устройства, такие как смартфоны или планшеты, могут обрезать вашу строку темы, если она слишком длинная, поэтому это может гарантировать, что у всех в вашей команде будет достаточно информации, чтобы определить, о чем электронное письмо, прежде чем они откроют его.

4. Обратитесь к своей команде

Структурируйте свое объявление о смене руководства как письмо, обращаясь к получателям в первой строке. Вы можете персонализировать свое сообщение, обратившись к конкретной команде или отделу, которому вы отправляете электронное письмо. Если есть только несколько сотрудников, которых нужно уведомить, вы можете рассмотреть возможность обращения к ним по имени. Некоторые примеры, которые вы можете использовать, включают:

• Привет [company name] команда

• Доброе утро [department]

• Добрый день, Тина, Эмили и Пол.

5. Кратко объясните изменение

Используйте первый абзац вашего электронного письма, чтобы объявить о смене руководства. Укажите имя нового руководителя, его должность и к какому отделу он относится. Вы также можете включить краткое предложение о любых сотрудниках, которые могут покинуть компанию. Если сотрудник покидает компанию, постарайтесь сохранить позитивный тон, поблагодарив его за службу и пожелав удачи при следующей возможности трудоустройства.

Наконец, включите любую важную информацию, о которой должна знать ваша команда, например, дату окончания приема на работу сотрудника или дату начала работы нового руководителя. Четкое указание изменения в начале вашего сообщения может помочь вам убедиться, что все понимают, о чем ваше объявление. Вот некоторые примеры письма-объявления о смене руководства:

• Я рад объявить [employee’s name] присоединится к нашей команде на [start date] как наш новый [job title].

• Присоединяюсь к поздравлениям [employee’s name] при выходе на пенсию, которая начинается [last day of employment]. Мы благодарны за все [employee’s name] тяжелая работа и самоотверженность за последние 10 лет. Чтобы помочь нам с этим переходом, мы рады приветствовать [new employee’s name] в нашу команду как наш новый [job title].

• Я пишу, чтобы поделиться новостью о том, что [employee’s name] принял предложение о работе в другой компании. Мы желаем [employee’s name] всего наилучшего в их будущих карьерных начинаниях, и мы рады приветствовать [new employee’s name] в нашу команду на [start date].

• Я рад сообщить, что мы наняли нового [job title] кто присоединится к нашей команде на [start date].

6. Представьте нового лидера

Затем представьте нового члена вашей команды, указав его имя и предоставив некоторые подробности об его опыте работы, образовании и прошлом. Это прекрасная возможность подчеркнуть навыки, опыт и квалификацию нового лидера. Вот некоторые сведения о новом члене команды, которые вы можете указать:

• Имя их предыдущего работодателя

• Их последняя должность

• Степени, лицензии и сертификаты

• Годы опыта

• Награды и отличия

• Ключевые достижения

Обмен подробностями о новом лидере может помочь вашей команде связаться с ним и узнать больше об его прошлом. Это также поможет новому лидеру почувствовать себя желанным гостем и даст ему возможность познакомиться со всеми.

7. Предоставьте соответствующую информацию

В следующем разделе предоставьте любую важную информацию, которую ваша команда должна знать для эффективного выполнения своей работы. Вы можете указать, какие сотрудники войдут в команду новых руководителей или какие основные рабочие обязанности или проекты возложены на нового руководителя группы. Если у вас есть определенные кабинеты на вашем рабочем месте, вы также можете уведомить сотрудников, какое место вы выделили для нового руководителя. Вы также можете использовать этот раздел, чтобы уведомить свою команду о том, когда вы запланировали определенные изменения.

8. Закройте сообщение

Завершите объявление о смене руководства положительным заявлением, профессиональным заключением, вашим именем и должностью. Например, вы можете упомянуть, что с нетерпением ждете начала работы с новым руководителем или что вас волнует будущее компании. Закрытие вашего электронного письма важно, потому что оно задает окончательный тон вашего сообщения. Некоторые профессиональные закрытия, которые вы можете включить:

• Искренне

• С уважением

• С уважением

• Спасибо

• С уважением

Пример

Вот пример письма-объявления об изменении руководства, которое вы можете использовать в качестве справочного материала при создании собственного письма:

Тема: Представляем нашего нового менеджера по маркетингу!

Привет, команда,

Я рад сообщить, что мы заполнили нашу вакансию в команде лидеров. Вилма Бэррон присоединится к нам в качестве нового менеджера по маркетингу клиентов в понедельник, 18 мая. Вы приглашены помочь нам приветствовать Вилму в команде, присоединившись к нам на вечеринке с пиццей в 12:00 в тот же день.

Вилма имеет более чем 15-летний опыт управления маркетингом для клиентов и ранее была директором по потребительскому маркетингу в P&A Industries. Она также имеет большой опыт работы в социальных сетях и цифровом маркетинге, рекламе на телевидении и радио. До работы в P&A Industries Вильма более шести лет руководила командой по связям с общественностью в местном агентстве.

Имея двойную степень в области маркетинга и управления бизнесом, Вильма обладает знаниями, навыками и отраслевым опытом для повышения общей эффективности нашего отдела маркетинга и помогает нам привлекать новых клиентов.

Мы с нетерпением ждем возможности лично познакомить вас с Вильмой на следующей неделе!

Искренне,

Боб Рэндалл
Заместитель президента
Лучшие решения для напитков, Inc.

Советы по эффективному изменению заявления руководства

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам эффективно изменить заявление руководства:

• Сначала сообщите об этом ключевым руководителям вашей компании. Прежде чем отправить объявление об изменении руководства вашей команде или всему отделу, подумайте о том, чтобы уведомить об этом ключевых руководителей вашей компании. Обеспечьте других менеджеров информацией, необходимой им, чтобы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть у сотрудников об изменении.

• Оставайся позитивным. Поддержание позитивного тона во время объявления о смене руководства может помочь вам смягчить любой стресс или проблемы, которые могут возникнуть у вашей команды. Сосредоточьтесь на решениях и преимуществах, которые дает эта смена руководства.

• Персонализируйте свое сообщение. Хотя ссылка на шаблон может помочь вам убедиться, что все необходимые детали включены, персонализация вашего сообщения важна, потому что это показывает вашей команде, что вы заботитесь о нем. Потратьте время, чтобы поблагодарить всех сотрудников, которые могут покинуть компанию, за проделанную ими работу и поздравить новых или продвинутых сотрудников с их руководящим положением.

• Рассмотрите возможность включения фотографии. Если вы представляете нового лидера своей команде, попросите его прислать вам профессиональную фотографию, которую вы можете включить в объявление о смене лидера. Это может помочь вашей команде наладить контакт с новым лидером и произвести хорошее первое впечатление.

• Действуй быстро. Как можно скорее сообщите вашей команде о смене руководства, это поможет вам убедиться, что они услышат новости непосредственно от вас, и даст им достаточно времени для подготовки. Это также может гарантировать, что они получат правильную информацию и зададут профессиональный тон для продвижения вперед.

• Проявите сочувствие. Важно быть чутким к чувствам вашей команды во время смены руководства, особенно если лидер покидает компанию или происходит значительная организационная реструктуризация. Практикуйте активное слушание, чтобы показать сотрудникам, что вы заботитесь о них.

• Перечитайте свое сообщение. Потратьте время, чтобы проверить свое объявление об изменении руководства, прежде чем отправить его своей команде, чтобы убедиться, что в нем нет ошибок в орфографии и грамматике. Дважды проверьте правильность написания имен людей, должностей и дат, чтобы убедиться, что введенная вами информация верна.

• Разрешить вопросы. У вашей команды могут возникнуть вопросы о том, что означает смена руководства для их отдела, компании или их конкретной должности. Выделите время, чтобы ответить на их вопросы и предоставить им детали, необходимые им, чтобы чувствовать себя комфортно с изменениями.