Как провести совместную встречу за 11 шагов

Совместные встречи — это способ для коллег установить и работать вместе для достижения общей цели. Поощрение чувства товарищества может привести к повышению эффективности на работе. Независимо от того, занимаете ли вы руководящую должность или часто работаете в команде, знание того, как проводить совместные собрания, может оказаться ценным навыком. В этой статье мы обсудим, что такое совместная встреча, рассмотрим ее основные элементы, объясним, как проводить совместную встречу, и перечислим преимущества использования этого формата.

Что такое совместная встреча?

Совместная встреча — это интерактивная дискуссия между группой людей, которые работают вместе для достижения цели или создания продукта. Во время этого обсуждения коллеги используют свои различные навыки и области знаний, чтобы разработать стратегии достижения успеха. Это общее чувство ответственности может мотивировать всех работать усерднее.

Каковы основные элементы совместной встречи?

Вот четыре основных элемента совместных встреч:

1. Планирование

Элемент планирования задает тон и определяет направление встречи. Это часто включает в себя составление повестки дня, в которой излагаются основные цели собрания. Пункты повестки дня могут включать обсуждение любых обновлений проекта или мозговой штурм идей для предстоящих проектов. Другие формы планирования включают установку сроков выполнения задач или отслеживание прогресса команды.

Организация целей может гарантировать, что собрание останется сфокусированным и продуктивным. Вы также можете рассмотреть возможность назначения ролей на собрании определенным членам команды. Например, может быть полезно иметь фасилитатора и ведущего для каждой встречи.

2. Постановка цели

Совместные встречи, как правило, ориентированы на цель, чтобы обеспечить фокус и направление. Вместе с командой придумайте цели, которые измеримы, актуальны и имеют конкретные временные рамки. Это поможет вашей команде легко отслеживать прогресс.

3. Общение

Поощрение тесного общения жизненно важно для успешной совместной встречи. Увидеть разные точки зрения важно для принятия командой правильного решения в целом. Предоставьте всем членам команды возможность поделиться своими мыслями с помощью различных средств, таких как раздаточные материалы или презентации в виде слайд-шоу.

Продуктивное общение иногда включает управление конфликтами. Координаторам встречи может потребоваться урегулировать разногласия между членами команды. Для членов команды важно сохранять уважение и внимательно слушать друг друга во время разрешения конфликта.

4. Принятие решений

Во время совместных встреч команды работают над достижением согласия большинства. Если у участников встречи много разных мнений, для достижения конечной цели необходим компромисс. Например, члены команды разработчиков программного обеспечения могут расходиться во мнениях относительно критериев измерения успеха. Это еще один сценарий, в котором полезно иметь фасилитатора. Они могут выслушать опасения каждого и предложить компромисс, который наилучшим образом соответствует их целям. Таким образом, команда может прийти к справедливому решению.

Как провести совместную встречу

Если вы планируете встречу, вот 11 шагов, чтобы убедиться, что это совместная обстановка:

1. Установите удобное время

При планировании встречи важно найти удобное время для всех. Хотя это может быть непросто, помните о расписании членов команды, чтобы показать, что их участие и мнения ценны. Может быть полезно спросить, какова доступность каждого. Если вам необходимо забронировать конференц-зал, убедитесь, что он открыт в оговоренное время.

2. Создайте повестку дня

Возможно, вам будет полезно составить повестку дня, в которой подробно описаны структура, события и конечные цели встречи. Было бы полезно создать общий документ, чтобы члены команды могли внести свой вклад. Вы также можете заранее предоставить копию повестки дня.

3. Спланируйте встречу

Наличие определенного формата встречи может помочь вашей команде достичь желаемых целей. Некоторые примеры форматов встреч включают в себя:

• Сессии вопросов: во время этих встреч участники могут задавать вопросы, которые у них есть относительно темы встречи.

• Перевернутые учебные сессии: это формат, который способствует активному участию, позволяя членам команды предоставлять материалы, такие как видео или раздаточные материалы, которые поддерживают цель собрания.

• Сессии «аквариум»: этот формат требует, чтобы небольшая группа сидела в кругу в окружении других участников собрания и обсуждала тему. Если у кого-то из внешнего круга есть что добавить, он может поменяться местами с кем-то из внутреннего круга.

Принятие решения о формате собрания также может помочь вам выбрать различные инструменты, такие как платформы для презентаций или интерактивная доска, которые вы будете использовать. Это может гарантировать, что все знают, где они могут найти или поделиться информацией.

4. Создайте комфортную атмосферу

Предоставление гостеприимного пространства важно для групповой эффективности. Если вы руководитель группы, создайте условия для того, чтобы ваши коллеги чувствовали себя комфортно, это может способствовать инклюзивности. Во время встречи обратите внимание на межличностную динамику и умственную энергию. Например, если команда особенно занята мозговым штурмом, вы можете решить уделить больше времени этой части собрания. Это может показать вашей команде, что вы заботитесь о создании среды, поддерживающей их успех.

5. Убедитесь, что все участвуют в обсуждении

Когда члены команды вовлечены, они чувствуют, что их ценят, и с большей вероятностью выскажут свое мнение. Это может улучшить исход встречи. Вот несколько способов, которыми вы можете заинтересовать свою команду:

• Начните собрание с интересного занятия, например мозгового штурма.

• Поощряйте движение, чтобы все были начеку.

• Практикуйте активное слушание.

• Задавайте наводящие на размышления, открытые вопросы.

6. Разделите участников на группы

На больших встречах может быть полезно разделить всех на группы и назначить им задачи. Это хороший способ убедиться, что все вовлечены и вносят свой вклад. Попросите группы назначить одного или двух человек своими представителями. В конце собрания представители группы могут поделиться своими достижениями и тем, как это может повлиять на остальные группы.

7. Используйте эффективные инструменты

Использование технологий — это один из способов повышения продуктивности команд. Использование таких инструментов, как совместное редактирование или трекеры задач, помогает организовывать собрания. Эти инструменты могут помочь членам команды работать более эффективно и оставаться сосредоточенными.

8. Делайте заметки

Делать заметки во время встречи полезно для отслеживания идей членов команды, постановки целей и планирования улучшений для следующей встречи. Помимо наличия официального ведущего, поощряйте членов команды делать собственные записи. Это позволяет им не отвлекаться, позволяя им записывать вопросы или идеи, возникающие у них во время обсуждения.

9. Будьте благодарны

Успех совместных встреч зависит от участия, и члены команды могут стать более вовлеченными, если они чувствуют, что их ценят. В начале встречи поблагодарите всех за то, что пришли, и объясните, почему их сотрудничество жизненно важно. В конце встречи поблагодарите их еще раз и скажите, что цените их время и тяжелую работу. Это может улучшить трудовую этику сотрудников и их участие в будущем.

10. Отправьте резюме встречи

После собрания отправьте резюме по электронной почте всем заинтересованным сторонам, даже тем, кто не смог присутствовать. Резюме может включать обсуждение темы, цели следующей встречи или вложение слайд-шоу или раздаточных материалов, если это применимо. Таким образом, у всех будет одинаковая информация, в том числе о назначенных задачах или целях. Кроме того, это дает еще одну возможность каждому обратиться за разъяснениями.

11. Внесите необходимые коррективы в следующий раз

Используйте свои заметки и любые отзывы команды, чтобы спланировать следующую встречу. Это может помочь вам найти области для улучшения. Например, вы можете придумать стратегии, чтобы сделать мозговые штурмы более увлекательными или выделить больше времени для людей, чтобы они задавали вопросы.

Преимущества совместных встреч

Вот несколько способов, которыми могут быть полезны совместные встречи:

• Повышение производительности сотрудников: люди могут чувствовать себя более мотивированными в групповой обстановке. Это может помочь командам быстрее выполнять задачи и укладываться в сроки.

• Улучшена командная динамика: когда сотрудники разделяют единое видение, им может быть легче работать вместе и достигать своих целей.

• Расширенные возможности обучения: совместные встречи создают открытый диалог между членами команды, что может привести к большим возможностям для обучения и роста.