Как правильно использовать PS в электронном письме (с примерами)
Многие профессионалы предпочитают включать дополнительное сообщение в конце своих электронных писем или рукописной корреспонденции. Для этого они включают постскриптум (PS), в котором указывается дополнительная информация, которая либо не относится к теме сообщения, либо подчеркивает ее.
Если вы хотите убедиться, что вы правильно пишете электронные письма и письма, может быть полезно узнать больше о правильном использовании PS. В этой статье мы обсудим, что означает PS, как правильно его использовать, его преимущества и примеры использования PS.
Что значит ПС?
PS, аббревиатура от «postscript», происходит от латинского слова «postscriptum», что означает «написано после» или «с запозданием». Люди чаще использовали PS, когда рукописные письма были самой популярной формой письменного общения.
Если кто-то забыл включить информацию в свое письмо, он мог добавить PS в конце своей заметки, за которой следует краткое сообщение. Теперь, когда преобладает цифровая связь, люди могут легко редактировать свои сообщения перед отправкой. Несмотря на это, использование PS по-прежнему является популярной практикой по многим причинам, таким как добавление несвязанной заметки или привлечение внимания читателя.
Чтобы добавить больше дополнительных сообщений, люди могут включать PPS (постскриптум постскриптума) после PS. Однако часто бывает полезно ограничиться одним ПС, что демонстрирует профессионализм и подчеркивает сообщение, которое вы хотите передать своим ПС.
Как правильно использовать PS в письме
Вот несколько ключевых шагов, которые вы можете выполнить, чтобы правильно использовать PS в электронной почте:
1. Решите, когда его использовать
Прежде чем включать PS в свое электронное письмо, важно решить, когда и как вы хотите его использовать. Это влечет за собой принятие решения о целесообразности добавления постскриптума в сообщение, которое вы отправляете. Хотя есть много способов использовать PS, обычно он обозначает непринужденный тон.
Например, рассмотрите возможность использования его для веселой и оптимистичной рекламы по электронной почте, а не для отправки официального электронного письма своему менеджеру. Чтобы решить, когда использовать PS, попробуйте спросить себя, есть ли у вас формальные или неформальные отношения с получателем.
2. Выберите нужные знаки препинания.
Вот несколько вариантов расстановки препинания в PS, все из которых грамматически правильны:
Если у вашей компании нет определенного руководства по стилю, которому она хочет, чтобы вы следовали, вы можете выбрать любой из вышеперечисленных способов расставить акценты в постскриптуме. Тем не менее, рассмотрите возможность выбора одной и той же пунктуации каждый раз, когда вы используете PS, чтобы сохранить согласованность в ваших электронных письмах.
3. Подумайте о цели вашего сообщения
Также важно определить, почему вы добавляете PS, чтобы вы могли быть ясными и краткими при его написании. Вот несколько распространенных причин, по которым профессионалы используют PS в своих электронных письмах:
Напоминание получателю о сроке
Создание стимула
Проработка вашего сообщения
Повторяю главное
Персонализация вашего сообщения
4. Напишите сообщение
Обдумав, когда и почему вы добавляете PS в свою электронную почту, вы можете написать сообщение для своего PS. Постскриптумы — это краткие сообщения, которые обычно относятся к теме электронного письма. Например, если вы составляете электронное письмо своему руководителю, содержащее несколько вопросов, ваш PS может ссылаться на самый важный вопрос, чтобы подчеркнуть его важность. Вы также можете использовать свой PS, чтобы кратко подытожить свою электронную почту, что может уменьшить потребность в последующих сообщениях от получателей.
5. Вычитывайте и пересматривайте
После того, как вы написали свой постскриптум, важно вычитать и отредактировать сообщение перед его отправкой. Это гарантирует отсутствие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок, а также легкость понимания написанного.
Попробуйте прочитать свой постскриптум вслух, чтобы выявить ошибки, которые вы могли пропустить при его написании. Вы также можете попросить коллегу или друга пересмотреть ваше электронное письмо и постскриптум на предмет ошибок. Безошибочный PS важен, потому что это часть вашего сообщения, которую получатель, скорее всего, запомнит больше всего.
Преимущества правильного использования PS в электронном письме
Некоторые преимущества правильного использования PS в электронной почте включают в себя:
Добавляет соблазн
Добавление PS в ваше электронное письмо может привлечь внимание читателя и гарантировать, что он поймет ваше сообщение. Читатели обычно ожидают, что заключение электронного письма будет последним утверждением, включенным в основной текст, и могут просмотреть текст электронного письма, если они получают несколько электронных писем в день.
PS может устранить монотонность и направить внимание получателя на важную информацию. Например, если вы пытаетесь продать продукт, вы можете включить интерактивный URL-адрес в свой PS, который ссылается на сайт, на котором продается ваш продукт.
Позволяет включить предложение или сделку
Вы также можете использовать PS, чтобы добавить окончательный бонус для ваших клиентов, читающих вашу электронную почту. Это может быть специальное предложение, скидка или предложение, которое действует как вознаграждение клиенту, прочитавшему письмо целиком. Если вы продаете продукт или рекламируете услугу, это может быть ценным способом получить клиентов и доход. Примером этого может быть предложение вашим клиентам кода скидки 20% в постскриптуме.
Подчеркивает ваше сообщение
Постскриптум также позволяет повторить основную мысль письма. Это полезно, потому что последнее утверждение электронного письма часто больше всего запоминается получателями. Если вы повторите самое важное сообщение вашего письма в PS, читатели, скорее всего, запомнят этот момент. Например, если вы отправляете бизнес-предложение своему руководителю по электронной почте, вы можете добавить постскриптум, в котором повторяется наиболее убедительный аспект вашего предложения.
Представляет личность
PS в электронном письме предлагает вам место для добавления индивидуальности вашим электронным письмам. Это полезно для создания желаемого тона в ваших электронных письмах. Постскриптумы, как правило, более непринужденны, что, например, может быть полезно, чтобы подчеркнуть, насколько ваша компания заботится о каждом получателе электронной почты. Индивидуальный тон означает дружелюбие, в достижении которого может помочь ПС.
Создает место для несвязанной заметки
Если вы хотите включить информацию, не связанную с темой электронного письма, постскриптум — отличный способ включить это примечание. Это позволяет вам добавить краткую заметку без необходимости писать и отправлять отдельное электронное письмо.
Например, если вы хотите похвалить коллегу за определенное достижение или выделить это достижение другим сотрудникам вашей компании. Например, вы можете написать PS, в котором поздравляет конкретного члена команды с достигнутой им целью продаж в последующем электронном письме, в котором резюмируется встреча, проведенная всей вашей командой.
Примеры правильного использования PS в электронном письме
Вот несколько примеров эффективных PS, которые вы можете использовать в качестве руководства при написании собственного постскриптума:
Пример первый
Вы можете использовать PS, чтобы заинтересовать своих получателей специальными предложениями, которые могут включать в себя использование ссылки для направления цифрового трафика на ваш веб-сайт:
Уважаемый клиент,
Сообщаем вам, что наша новая линейка посуды доступна для покупки! Вы можете найти их в местных розничных магазинах и в нашем интернет-магазине. В новую линейку входят кастрюли, сковороды и противни. Надеемся, вам понравятся наши новинки!
Искренне,
Кулинарная компания
PS: Нажмите, чтобы узнать больше о нашей новой линейке продуктов и ознакомиться с новыми предложениями и предложениями.
Пример второй
Вы также можете использовать PS, чтобы дать своим клиентам специальный бонус:
Уважаемый клиент,
Candle Co. проводит летнюю распродажу наших новых тропических ароматов! Посетите наш веб-сайт, чтобы просмотреть ароматы, которые продаются. На большинство летних ароматов сейчас скидка 50%, так что наслаждайтесь летом со свежими, удивительными свечами.
Искренне,
Компания “Свеча”
PS: Пожалуйста, наслаждайтесь ограниченным предложением бесплатной доставки для любых покупок, сделанных в течение следующих четырех часов!
Пример третий
PS также является полезным способом подчеркнуть основную мысль вашего электронного письма:
Дорогая миссис Лоусон,
Я пишу это письмо, чтобы предложить новый план для нашей команды по продажам и маркетингу. Я считаю, что этот план увеличит наши продажи на 20% и увеличит подписку на электронную почту на 25%. Этот план особенно ценен, потому что он снижает затраты, необходимые для рекламы нашей продукции. Прилагаются детали этого плана. Надеюсь, вы учтете это для будущего использования.
Спасибо,
Сьерра Филлипс
PS: Я действительно думаю, что снижение затрат на рекламу нашей продукции может помочь нашей компании добиться успеха.
Пример четвертый
Профессионалы также часто используют PS, чтобы добавить личную заметку, передающую добрый тон:
Уважаемый клиент,
Хотим поблагодарить Вас за последнюю покупку в нашей компании! Каждая покупка помогает нашей компании выполнять свою миссию – приносить удовлетворение нашим клиентам. Мы ценим ваше дело.
С наилучшими пожеланиями,
Маркус Моралес
P.S.: Хороших выходных!
Пример пятый
Кроме того, PS может помочь вам добавить несвязанную заметку в вашу электронную почту:
Дорогая Маргарет,
Привет, это Амар! Я просто хотел напомнить вам, что у вас сегодня встреча с клиентом в 15:30. Они встречают вас в офисе в конце коридора. Если у вас есть вопросы, дайте мне знать.
Спасибо,
Амар
PS: поздравляю с повышением! Ты заслуживаешь это!