Как написать протокол встречи
22 февраля 2021 г.
Часто на собраниях компании обсуждается много важных деталей и действий. Когда участники уходят или если кто-либо из сотрудников отсутствует, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и действиях. Вот почему выгодно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные вопросы для своих сотрудников.
В этой статье мы объясняем, что такое протоколы собраний, как составлять протоколы собраний, а также приводим советы о том, как составлять эффективные протоколы собраний.
Что такое протокол собрания?
Протокол заседаний представляют собой заметки, в которых говорится о том, что произошло во время собрания компании. Как правило, сотрудник делает заметки во время встречи, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как заметки будут завершены, они внесут их в протокол официальных совещаний, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протоколы нужным сотрудникам.
Протокол собрания часто служит записью того, какие действия происходили во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте. Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на собрании, запомнить, что обсуждалось. Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, что обсуждалось, чтобы они не упустили какую-либо важную информацию.
Что включить в протокол собрания
При документировании протоколов совещаний вы должны включать определенные детали, которые могут быть полезны сотрудникам, которым необходимо ссылаться на них в будущем. Вот элементы, которые следует включить в протокол собрания:
Почему состоялась встреча
Имена и фамилии участников
Дата и время проведения собрания
Назначенные проекты, кому они были поручены и сроки
Решения сотрудников и руководства, принятые на совещании
Любые исправления к предыдущим протоколам собрания
Ходы, которые прошли или не прошли
Дата и время следующей встречи, если применимо
Как написать протокол собрания
Приведенные ниже шаги описывают, как писать протоколы собраний и как распространять их среди сотрудников.
Подготовьте шаблон до начала встречи.
Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях.
Собирайте копии любых отчетов или презентаций.
Просмотрите свои записи и задайте последние вопросы.
Введите свои заметки о встрече в легко понятных абзацах.
Запросить одобрение у руководства.
Отправьте протокол в свой список сотрудников.
1. Подготовьте шаблон до начала встречи
Чтобы убедиться, что вы готовы к встрече, вы можете сделать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до встречи, либо сразу после того, как вы сядете в зону встречи. Вы можете заранее создать шаблон с заполнителями для конкретных элементов собрания и информации.
Может быть проще создать этот шаблон, если вы обсудите, какая информация важна для вас, чтобы включить в протокол с руководителем собрания. Вы также можете запросить просмотр прошлых собраний, чтобы изучить предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Как только вы узнаете, что включить в протокол, вы можете сделать свой шаблон и начать заполнять пробелы.
Вот общие заполнители, найденные в шаблоне, которые вы можете использовать:
Название организации
Цель встречи
Время начала и окончания
Дата и место
Список присутствующих и отсутствующих, если необходимо
Место для важной информации, такой как принятые ходатайства или установленные сроки
Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания
Повестка дня, если руководитель собрания предоставил ее вам
Возможно, будет проще прибыть на встречу пораньше, чтобы заполнить как можно больше шаблона до начала встречи.
2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях.
Как только собрание начнется, вы можете начать делать важные заметки. Возможно, будет проще отметить только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники попытаются передать какие-либо предложения, задокументируйте это, написав, кто просил внести предложение, что это было за предложение и было ли оно принято. Вы также должны документировать каждый раз, когда проводится голосование.
Запишите любые имена или важные моменты людей, которые предоставляют отчеты или презентации. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые задания, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату выполнения. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если это так, вы должны объективно записывать их и стараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.
3. Собирайте копии любых отчетов или презентаций
Если во время встречи были сделаны какие-либо доклады или презентации, вы должны запросить эти документы после встречи у докладчика. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания участников собрания. Это также поможет отсутствующим лучше усвоить важную информацию, которую они пропустили на собрании.
4. Просмотрите свои заметки и задайте последние вопросы.
После того, как собрание закончено, запишите время, когда собрание было прервано. Быстро просмотрите свои заметки, чтобы увидеть, не была ли пропущена какая-либо важная информация, пока вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще находится в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.
Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональная электронная почта запросить эти детали вскоре после встречи.
5. Введите заметки о встрече в легко понятных абзацах.
Как только вы закончите писать свои заметки и собрание будет отложено, вы должны напечатать протокол собрания, пока он еще свеж в вашей памяти. Запишите каждое важное решение или действие в необходимых деталях в отдельных абзацах. Ведите протокол встречи в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что формулировка объективна и понятна участникам. Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.
После того, как вы ввели свои протоколы, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Прикрепите любые важные подтверждающие документы и откорректируйте их для ясности, орфографических и грамматических ошибок.
6. Запросить одобрение у руководства
После того, как вы напечатаете свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания на утверждение. Спросите их, нужно ли кому-то еще просмотреть и утвердить этот документ. Отправьте протокол собрания всем необходимым людям и получите их подпись об одобрении. Если они прочитают протокол и потребуют каких-либо исправлений, быстро примените их и отметьте в протоколах, что они были исправлены и утверждены, прежде чем отправлять их.
7. Отправьте протокол в свой список сотрудников
Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите руководителя собрания, как вам следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола встречи может быть электронная почта. Узнайте, какой метод предпочитает руководство, и отправьте его с приложением всех необходимых документов.
Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим в вашем списке. Вы также должны проверить этот список у руководителя собрания и спросить, не хотят ли они, чтобы вы отправили протокол собрания любым дополнительным сотрудникам.
Советы по составлению протоколов совещаний
Написание протокола собрания должно быть тщательно завершено, чтобы обеспечить включение всей необходимой информации для справки сотрудников. Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол встречи.
При необходимости раздайте лист посещаемости.
Записывайте только важные элементы встречи.
Используйте стенографию, чтобы писать быстрее.
При желании возьмите с собой записывающее устройство.
Найдите готовый шаблон.
При необходимости раздайте лист посещаемости
Поскольку вам часто требуется знать участников каждой встречи, чтобы потом отправить им документ, вы должны знать всех участников встречи. Если вы не знаете всех присутствующих и не имеете их контактной информации, вы можете раздать список участников сразу после начала собрания. Это соберет их имя и контактную информацию, чтобы помочь вам легко отправить документ нужным сотрудникам.
Записывайте только важные элементы встречи
Многие менеджеры или руководители совещаний редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на совещании. Вы можете заранее проверить, какие элементы они хотели бы записать. Как только вы узнаете, что нужно задокументировать, вы можете придерживаться только записи важных элементов встречи, таких как предпринятые действия или принятые решения. Это убережет вас от чрезмерного ведения заметок и позволит вам быть готовым, когда вам нужно задокументировать важные действия.
Используйте стенографию, чтобы писать быстрее
Если сразу говорится о многих важных вещах, может быть сложно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию. Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания, а не их полных имен, или создание сокращений, которые вы легко понимаете, чтобы представить общие фразы, регулярно используемые во время собраний. Это может помочь вам оставаться в темпе встречи.
Принесите записывающее устройство, если хотите
Чтобы вам было удобнее записывать встречу, особенно если руководитель встречи запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете взять с собой записывающее устройство. Вы можете обратиться к этому устройству позже при вводе протокола встречи, чтобы убедиться, что ничего важного не пропущено. Убедитесь, что это одобрено руководителем собрания заранее, и сообщите участникам собрания, что они будут записаны, и получите их согласие, если это необходимо.
Найдите готовый шаблон
Если вы никогда раньше не записывали протоколы совещаний и не можете получить протоколы предыдущих совещаний, вы можете найти в Интернете готовый шаблон для работы. Вы можете найти его в Интернете, сохранить и отредактировать в соответствии с желаемым форматом. Создав шаблон протокола собрания, вы можете регулярно использовать его для каждого собрания, чтобы сохранять согласованность и помогать участникам легко получать информацию с каждого собрания.