Как написать письмо-предложение (с шаблоном и примером)
4 августа 2021 г.
Эта статья была одобрена карьерным тренером Indeed.
То, как вы общаетесь в деловой среде, напрямую влияет на то, как вас и ваши идеи воспринимают. Письмо с предложением — это письменная форма общения, которая может оказать большое влияние на вашу карьеру. При составлении письма-предложения ваши идеи должны быть четкими, информативными и убедительными.
В этой статье вы узнаете, как написать убедительное письмо с предложением и правильно его структурировать.
Что такое письмо-предложение?
Письмо с предложением – это профессиональный документ, который знакомит с вашими бизнес-идеями важного получателя, который играет роль в принятии решений. Письмо с предложением может представить идею, чтобы попытаться убедить получателя прочитать полный документ с дополнительной информацией, или это может быть само предложение.
Когда вы используете письма-предложения?
Письма-предложения можно использовать для различных целей, в том числе для проектов малого бизнеса, таких как запрос кредита или предложение нового маркетингового плана вашему менеджеру. Письма с предложениями также могут быть отправлены в качестве краткого предшественника более крупного и подробного коммерческого предложения, например, государственного гранта для исследовательского проекта.
Почему письма с предложениями важны?
Письма-предложения важны, потому что обычно они составляют первое впечатление получателя о вас и вашем бизнесе. Четкое и влиятельное письмо повысит вероятность того, что ваша аудитория поддержит ваше предложение и продвинется с ним.
Как написать письмо с предложением
То, что вы включите в письмо с предложением, зависит от проекта. Вот некоторые общие детали, которые следует учитывать при составлении письма с предложением:
Представьтесь и предоставьте справочную информацию.
Укажите цель предложения.
Определите свои цели и задачи.
Подчеркните то, что отличает вас.
Кратко обсудите бюджет и то, как будут использованы средства.
Закончите призывом к действию и запросите продолжение.
Закройте письмо и укажите контактные данные.
1. Представьтесь и предоставьте справочную информацию
Цель введения вашего предложения состоит в том, чтобы заинтересовать вашего читателя. Этот абзац должен включать основную информацию о вашей компании и обзор темы, чтобы было понятно, что будет читать получатель. Если вы продолжаете обсуждение встречи, кратко упомяните встречу во вступительных заявлениях для контекста. Если у вашего бизнеса уже есть отношения с получателем вашего письма, также укажите это.
2. Укажите цель вашего предложения
Ваша цель предложения — это то, что вы намереваетесь выполнить, или какая проблема существует, которую вы намереваетесь решить. Предложение по деловому соглашению будет содержать четкие детали и основные условия соглашения, а предложение о редизайне веб-сайта компании будет обсуждать ваше понимание текущих проблем их веб-сайта.
3. Определите свои цели и задачи
Опишите долгосрочные результаты, которых вы планируете достичь, и цели, которые вы поставите, чтобы их достичь. Будьте очень ясны и включите конкретные цифры, если это возможно. Например, вместо «Мы значительно повысим нашу производительность с помощью этого кредита», вы можете написать: «Мы повысим нашу производительность на 40% в течение следующего года с той суммой кредита, которую мы запросили. Мы повысим нашу производительность с помощью добавление двух новых машин и четырех дополнительных сотрудников».
4. Выделите то, что отличает вас от других
Если ваше предложение является ответом на проблему компании, демонстрация ваших ценных активов может помочь вам выделиться. Укажите некоторые из ваших специальных навыков, связанных с проектом, и причины, по которым вы лучше всего подходите для этой работы. Это может включать в себя опыт решения аналогичной проблемы или описание уникального процесса, который дает отличные результаты. Если ваше предложение касается коммерческого предприятия, выделите несколько факторов, которые отличают ваши идеи от других. Выделяя свои ключевые отличия, вы можете использовать маркеры для перечисления своих функций, чтобы их было легче читать.
5. Кратко обсудите бюджет и то, как будут использоваться средства.
Стоимость является основным фактором для лиц, принимающих решения. В зависимости от причины, по которой вы написали письмо с предложением, вам может потребоваться указать подробности о том, как вы будете использовать кредит или во сколько ваш проект будет стоить инвесторам. Вам, вероятно, не потребуется включать полный отчет о затратах, но предоставление общего представления о бюджете даст инвесторам лучшее представление о проекте.
6. Закончите призывом к действию и запросите продолжение
Призыв к действию — это просьба к вашему получателю предпринять дополнительные шаги, которая побуждает его двигаться вперед. Это может увеличить шансы на то, что они ответят. Это действие может состоять в том, чтобы просто ответить на ваше предложение, если они захотят поговорить дальше.
Кроме того, включение ваших намерений продолжить работу с ними дает понять, что вы серьезно относитесь к своему предложению. Сообщите им конкретный день, когда вы свяжетесь с ними снова, чтобы они могли ожидать вашего звонка или электронного письма.
7. Закройте письмо и укажите контактные данные
Поблагодарите получателя за рассмотрение вашего предложения и предложите ему связаться с вами, если у него возникнут вопросы. Завершите письмо профессиональным завершением, например, «С уважением» или «С уважением», после чего поставьте запятую. Введите свое имя несколькими строками ниже, затем подпишите свое имя над введенным именем.
Шаблон письма с предложением
Вот шаблон, который вы можете использовать в качестве общей точки отсчета, чтобы убедиться, что вы включили всю важную информацию в свое следующее письмо с предложением:
[Your name]
[Company if applicable]
[Your address]
[Date]
[Recipient’s name]
[Recipient’s company]
[Recipient’s mailing address]
[Greeting]
[This first sentence should include your name and your company. Mention any previous meetings regarding the topic or any previous company history. Give a brief overview of what your proposal is about.]
[In the second paragraph, state the purpose of your proposal. Include specific information to make it clear.]
[In the third paragraph, identify the specific goals you intend to reach and the objectives you have set up to accomplish those goals.]
[In the fourth paragraph, provide an overview of what makes your mission unique. In the following sentences, support your claims with specific examples of previous experiences and successes. Use numbers to quantify your success whenever possible.]
[In the fifth paragraph, briefly discuss how you will allocate your loan or grant, or give an overview of a project’s cost to the investors.]
[In the sixth paragraph, give your recipient a call to action to urge them to act on your proposal. Include when and how you will follow up with them.]
[In the first sentence of your closing paragraph, express gratitude and thank the recipient for their time reviewing your proposal. Include your contact information and let them know you are happy to answer any questions.]
[Sign off]
[Signature]
Пример письма с предложением
Вот пример письма-предложения по бизнес-плану:
Сара Джонсон
ООО «Про Дизайн»
555 Серебряный переулок
Роли, Северная Каролина 27513
5 декабря 2019 г.
Гаррет Уильямс
Мастера маркетинга
1443 Ист Драйв
Роли, Северная Каролина 27514
Уважаемый мистер Уильямс,
Наша команда в Pro Design с удовольствием обсудила возможность поработать с вами над разработкой нового веб-сайта для вашей компании. Мы начали работу над этим проектом на прошлой неделе после нашего первого электронного письма и представляем предлагаемый план действий на ваше рассмотрение.
12 декабря мы обсудили ваши растущие опасения по поводу дизайна вашего веб-сайта. Сложная навигация и отсутствие совместимости с мобильными устройствами медленно сказывались на привлечении клиентов. Сделав интерфейс более привлекательным, удобным и совместимым как с Android, так и с IOS, мы можем увеличить количество времени, которое потенциальные клиенты проводят на вашем сайте, что приведет к увеличению числа лидов и клиентов.
В соответствии с целью, которую вы озвучили на встрече, наша цель будет состоять в том, чтобы увеличить вашу клиентуру на 30% и увеличить количество потенциальных клиентов на 40% в течение следующего года. Эта цель будет достигнута за счет следующих шагов:
1. Исследование вашей идеальной клиентуры, чтобы определить брендинг вашей компании.
2. Работайте с вашей маркетинговой командой над разработкой последовательного обмена сообщениями для вашего идеального клиента.
3. Перестройка веб-сайта с нуля с использованием наиболее удобных для пользователя функций.
4. Создание безупречного мобильного дизайна, привлекающего мобильных пользователей
5. Плавное включение вашего бренда и обмена сообщениями в новый интерфейс
Наша компания завершила аналогичный проект для отеля в Атланте восемь месяцев назад. Благодаря нашему дизайну пользователи оставались на сайте на 150 % дольше, а продажи за шесть месяцев увеличились на 40 %.
Для проекта такого калибра мы оцениваем бюджет примерно от 12 000 до 15 000 долларов. Мы можем обсудить план более подробно, если вы решите продолжить, и скорректировать бюджет с учетом ваших конкретных потребностей и наших рекомендаций.
Если вы хотите продвинуть наше предложение, отправьте мне электронное письмо, чтобы мы могли начать обсуждение и планирование следующих шагов прямо сейчас. Я свяжусь с вами по электронной почте в следующий четверг, 12 декабря.
Благодарим Вас за рассмотрение нашего предложения. Если у вас есть дополнительные вопросы, я доступен по электронной почте sjohnson@gmail.com или по телефону 919-222-3333.
Искренне,
Сара Джонсон