Как написать обучающее электронное письмо (с шаблоном и примером)
Компании часто рассылают электронные письма сотрудникам, чтобы уведомить их о предстоящих тренингах. Эти электронные письма обычно содержат информацию о цели, дате, месте и преимуществах обучения. Если вы являетесь членом администрации компании, вам может быть полезно научиться писать четкое и лаконичное обучающее электронное письмо. В этой статье мы обсудим, что такое обучающее электронное письмо, объясним, как его написать, и предоставим шаблон и пример обучающего электронного письма, которые можно использовать в качестве руководства.
Что такое обучающая электронная почта?
Учебное электронное письмо — это сообщение, в котором сообщается о групповом обучении или инструктаже для сотрудников компании. В нем содержится подробная информация о цели обучения, а также информация о дате, времени и месте проведения. Как правило, члены руководства, супервайзеры или администраторы создают обучающие электронные письма, которые получают сотрудники.
Что содержится в обучающем электронном письме?
Вот что вы должны включить в обучающее электронное письмо для сотрудников:
Дата обучения: укажите дату проведения обучения. Если запланировано несколько дат, обязательно укажите все даты и время.
Место обучения: укажите место проведения обучения, например, на рабочем месте или за его пределами.
Подробная информация об обучении. Подробно опишите цель обучения, например, является ли это вводным курсом для новых сотрудников, курсом повышения квалификации или текущим обучением.
Преимущества обучения: Опишите, какую пользу сотрудники могут получить от участия в этом обучении, в том числе могут ли они изучить новые методы или получить профессиональный опыт.
Обязательное или необязательное: укажите, является ли обучение обязательным или необязательным для посещения сотрудниками.
Как написать обучающее письмо
Используйте эти шаги, чтобы помочь вам создать обучающее электронное письмо:
1. Включите тему
Строка темы содержит краткое изложение ключевого сообщения электронной почты. Вы можете указать дату и время обучения в строке темы или указать цель обучения, например повышение квалификации или обучение навыкам. Вот несколько примеров тем для учебных писем:
Тренировка 8-6-21 в Государственном центре
Анонс тренировки на январь
Обучение профессиональному развитию
Обучение навыкам обслуживания клиентов 7-26-21
2. Создайте приветствие
Чтобы открыть письмо, включите профессиональное приветствие. Если вы рассылаете массовое электронное письмо большому количеству сотрудников, вы можете адресовать письмо, сказав что-то вроде «Уважаемые коллеги» или «Кому это может быть важно». Некоторые функции электронной почты позволяют включать персонализированные приветствия для каждого сотрудника с указанием его имени и должности.
3. Создайте вступительный абзац
В первом абзаце укажите время, дату и место проведения тренинга. Вы также можете предоставить краткую информацию о тренинге, например, есть ли приглашенный докладчик или это виртуальный тренинг. Включите предложение, объясняющее, является ли обучение обязательным для посещения работниками или необязательным.
4. Напишите второй абзац
Во втором абзаце укажите причину, по которой на вашем рабочем месте проводится это обучение. Например, вы можете указать, что вы проводите тренинг по технике безопасности, чтобы ваши коллеги знали о надлежащих мерах безопасности, таких как пожарные выходы и учения по землетрясению. Кроме того, включите информацию о преимуществах, которые сотрудники могут получить от обучения, например, могут ли они освоить новый навык или получить опыт на должности, с которой они не знакомы.
5. Добавьте последний абзац
В последний абзац включите информацию о том, какие расходные материалы необходимы сотрудникам для успешного завершения обучения. Вы можете попросить сотрудников принести блокнот, компьютер, карандаши или упакованный ланч. Обязательно включите предложение, которое приглашает сотрудников обращаться к вам за дополнительной информацией или с вопросами об обучении.
6. Закончите с закрытием
Чтобы закончить свое электронное письмо, включите профессиональное закрытие. Добавьте свое полное имя и должность в конце электронного письма, чтобы сотрудники знали, к кому обращаться с вопросами. Вот несколько примеров профессионального закрытия:
Искренне
С наилучшими пожеланиями
С уважением
Спасибо еще раз
С благодарностью
Советы по написанию обучающего электронного письма
Вот несколько советов, которые следует учитывать при написании обучающего электронного письма:
Корректура
Перед отправкой электронной почты полезно проверить ее на наличие проблем с форматированием или правописанием. Отправка электронного письма без ошибок может помочь сотрудникам лучше понять его содержание. Попросите коллегу прочитать вашу электронную почту, чтобы найти ошибки, которые вы, возможно, пропустили.
Включите копию печатного издания
Попробуйте прикрепить копию печатного издания к электронному письму обучения. К печатным СМИ относятся листовки, брошюры или плакаты. Включение печатных материалов в ваше электронное письмо может помочь сотрудникам чувствовать себя более вовлеченными в мероприятие, поскольку листовка, скорее всего, содержит изображения или графический дизайн, соответствующие событию.
Включите призыв к действию
Может быть полезно включить призыв к действию, чтобы вы могли убедиться, что каждый сотрудник получил свое электронное письмо. Призыв к действию также может дать вам представление о том, сколько сотрудников планируют посетить обучение. Вот несколько примеров призыва к действию, которые вы можете включить:
Пожалуйста, ответьте на это письмо по [date] забронировать место на тренировку.
Пожалуйста, свяжитесь с [Name] к [date] относительно вашего присутствия на мероприятии.
Администрация просит вас зарезервировать место на тренинге по [date].
Образец электронной почты для обучения
Вот шаблон, который поможет вам создать эффективное обучающее письмо:
Тема: [Brief summary of the training’s purpose, date or time]
дорогая [Name],
Я хотел бы пригласить вас на тренинг для [training’s purpose] на [date]в [time]. Обучение будет проходить по адресу [location]. Это обучение [mandatory or optional] для присутствия сотрудников.
Этот тренинг охватывает [detail about training] а также [detail about training]. Вы можете обнаружить, что это обучение может помочь вам [benefit of training] а также [benefit of training]. Цель этого тренинга состоит в том, чтобы [goal of training]. Пожалуйста, ответьте на это письмо по [date] с информацией о вашем участии в мероприятии.
Мы просим вас принести [training material] а также [training material] так что вы можете завершить это обучение успешно. Пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми дополнительными вопросами относительно программы обучения. Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду встречи с вами на тренинге.
Искренне,
[Your full name]
[Job title]
Образец обучающего письма
Вот пример обучающего письма:
*Тема: ИТ-тренинг 9-6-21 в Столичном Университете*
Для предъявления по месту требования,
Я хотел бы пригласить вас посетить тренинг по использованию обновленных ИТ-систем компании 6 сентября 2021 года, в 9:00. Обучение будет проходить в Столичном университете, в лекционном зале их кампуса. Это обучение является обязательным для сотрудников.
Этот тренинг охватывает информацию о новых программных системах и информацию о входе сотрудников в систему, паролях и пользовательском интерфейсе. Вы можете обнаружить, что это обучение поможет вам лучше понять, как работать с корпоративным программным обеспечением и общаться с коллегами с помощью корпоративного программного обеспечения для обмена сообщениями. Цель этого обучения — познакомить вас с инновационными технологиями и научить правильно использовать новые функции и приложения. Пожалуйста, ответьте до 15 августа, чтобы я мог зарезервировать для вас место на этом мероприятии.
Мы просим вас взять с собой блокнот и письменные принадлежности, чтобы делать заметки на протяжении всего учебного курса, что поможет вам успешно пройти этот курс. Пожалуйста, обращайтесь ко мне с любыми дополнительными вопросами относительно программы обучения. Спасибо за ваше время, и я с нетерпением жду встречи с вами на тренинге.
Искренне,
Марта Райан
Руководитель группы по работе с клиентами