Как написать деловое рекомендательное письмо (с примерами)
22 февраля 2021 г.
Когда бизнес расширяет свой рынок или хочет связаться с другой компанией или организацией, он может разослать рекомендательное письмо. Это может помочь показать потенциальным клиентам или другим организациям, чем занимается бизнес, какие продукты и услуги он предлагает и как он может помочь рынку или другим связанным с ним предприятиям.
Тем не менее, есть несколько элементов, которые следует включить в деловое рекомендательное письмо, особенно между аудиториями, такими как потребители или другие корпорации. В этой статье вы узнаете, как написать деловое рекомендательное письмо с шаблонами и примерами.
Что такое деловое рекомендательное письмо?
Деловое рекомендательное письмо — это способ для компаний представить себя потенциальным клиентам, партнерам, дистрибьюторам, инвесторам или другим лицам или организациям, чтобы описать продукты или услуги, которые они предлагают. Кроме того, рекомендательные письма компании могут быть классифицированы как деловые, когда компания пишет другому бизнесу, и бизнес-клиенту, когда бизнес пишет своему рынку или клиентуре.
Рекомендательное письмо для бизнеса может обычно использоваться компаниями, представляющими свои продукты, услуги или намерения другому бизнесу. Цель этого типа рекомендательного письма может заключаться в том, чтобы описать возможное партнерство, запросить инвестиционные возможности или, если нишевым рынком компании являются другие предприятия, они могут использовать рекомендательное письмо для описания продуктов и услуг, которые они предлагают.
Компания может использовать рекомендательное письмо «бизнес-клиент» или «бизнес-потребитель», чтобы сообщить о распродаже, новых продуктах, услугах со скидкой или предупредить определенный рынок о появлении новой компании.
Как написать деловое рекомендательное письмо
Написать деловое рекомендательное письмо может быть довольно просто, особенно если следовать плану. Вы можете использовать следующие десять шагов, которые помогут вам написать деловое рекомендательное письмо.
Определите умысел.
Исследуйте компанию или рынок.
Определите потребность.
Начните с сильного заявления.
Включите соответствующие детали.
Будьте кратки и лаконичны.
Создайте призыв к действию.
Закройте письмо.
Корректура.
Отправьте письмо.
1. Определите намерение
Перед написанием рекомендательного письма вы можете сначала определить цель письма. Например, если вы недавно запустили новый бизнес и хотите, чтобы клиенты знали о ваших продуктах или услугах, вы можете написать свое введение в виде письма от бизнеса к клиенту. Однако, если вы хотите связаться с другой компанией, ваше письмо может быть оформлено в формате «бизнес для бизнеса». Определение ваших намерений перед началом письма может помочь вам определить информацию, которую вы можете включить при отправке письма.
2. Исследуйте компанию или рынок
Затем вы можете изучить компанию, с которой планируете общаться, а также ее бренд, рынок, продукты или услуги. И наоборот, если вы пишете своей клиентской базе, вы можете исследовать популярные продукты или услуги, которые конкурируют с вашими, и то, как вы можете предоставить информацию, которая убедит вашу клиентуру вместо этого искать ваш бизнес.
3. Определите потребность
После того, как вы изучили получателей вашего рекомендательного письма, вы можете определить их потребности. Например, при написании деловых писем вы можете обнаружить, что компания, с которой вы общаетесь, нуждается в ваших услугах. Или, исследуя свой потребительский рынок, вы можете обнаружить, что существует потребность в продуктах, которые производит ваша компания, и вы можете использовать то, что вы узнали о потребностях вашей аудитории, чтобы помочь вам предоставить соответствующую информацию о вашем бизнесе.
4. Начните с сильного заявления
Затем, когда ваше исследование завершено и вы определили потребность, вы можете начать свое письмо. Начните с сильного заявления, такого как слоган вашей компании или запоминающаяся цитата. Важно начать сильно в своем письме, так как именно здесь вы можете привлечь внимание читателя.
5. Включите соответствующие детали
В зависимости от вашей аудитории и намерений, ваше письмо может включать информацию, имеющую отношение к вашей аудитории. Например, если ваша компания ищет партнерство с другой компанией, ваши соответствующие данные могут включать продукты или услуги, которые вы собираетесь предоставлять в рамках партнерства, а также параметры партнерства. Если вы пишете, чтобы представить свой новый бизнес на рынке клиентов, вы можете включить только информацию, описывающую, как ваши продукты или услуги помогут вашей клиентуре.
6. Будьте кратки и лаконичны
Когда вы пишете свое письмо, вы можете сохранить его от 300 до 400 слов и включить только те детали, которые вы хотите, чтобы читатель знал о вашем бизнесе. Избегайте несвязанной информации или деталей, которые делают вашу цель неясной.
7. Создайте призыв к действию
Прежде чем закрыть письмо, вы можете добавить призыв к действию. Это означает, что вы описываете способы, которыми ваша аудитория может общаться с вами, или дальнейшие действия, которые читатель может предпринять, чтобы лучше узнать вашу организацию.
Например, если ваш бизнес выходит на новый потребительский рынок, вы можете создать призыв к действию, чтобы новые клиенты покупали у вас. Это может быть подробное описание торжественного открытия с распродажей или предложение купона первым 100 покупателям. Независимо от аудитории, создание призыва к действию может побудить их взаимодействовать или иным образом продолжать общение с вашим бизнесом.
8. Закройте письмо
После добавления призыва к действию вы можете закрыть вводное письмо. В то время как официальные письма могут использовать стандартные окончания, такие как «Искренне ваш» или «Искренне ваш», вы можете рассмотреть некоторые менее распространенные заключительные фразы, которые могут сделать ваше письмо более личным для читателя. Вы можете использовать такие фразы, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или другие представительные заключительные фразы.
9. Вычитка
После того, как вы закончите вводное письмо, обязательно проверьте его на наличие опечаток, орфографических и грамматических ошибок. Также проверьте правильность написания имени получателя. На этом этапе вы также можете проверить наличие проблем с форматированием.
10. Отправьте письмо
Наконец, вы можете отправить свое письмо. Вы можете убедиться, что почтовый адрес является правильной контактной информацией для компании, которой вы пишете. Если вы отправляете несколько копий делового рекомендательного письма на свой потребительский рынок, вы можете перепроверить, что вы отправляете свое письмо только тем клиентам, которые проявили интерес к вашей организации.
Образец делового рекомендательного письма
Хотя существует несколько способов форматирования официальных писем, включая рекомендательные письма, вы можете использовать самый простой формат делового письма. Следующие элементы могут помочь вам наметить, как вы хотите отформатировать деловое рекомендательное письмо.
Поля: как правило, официальное деловое письмо имеет поля от полудюйма до одного дюйма сверху, снизу и по бокам.
Междустрочный интервал: Вы можете использовать однострочный интервал для письма, сохраняя интервал между абзацами.
Выравнивание: вы можете использовать полублочный формат, в котором некоторые элементы, такие как ваша контактная информация и приветствие, выровнены по левому краю, а некоторые — по правому, например, заключительное заявление. Точно так же вы можете выровнять все письмо по левому краю.
Шрифт: выберите шрифт размером не меньше 10 пунктов и не больше 12.
Контактная информация. Отформатируйте свое имя, адрес и контактную информацию вверху, а затем имя получателя и контактную информацию.
Дата. Вы можете указать дату переписки после вашей контактной информации, но это не всегда требуется.
Приветствие: Это ваше приветствие. Приветствие находится под вашей контактной информацией, контактной информацией получателя и датой. Обязательно обращайтесь к своему читателю по имени, если вы пишете для бизнеса. Использование двоеточия (:), а не запятой (,) после приветствия означает, что это деловая переписка.
Основные абзацы: часто рекомендательные письма могут включать около трех абзацев. Первый абзац используется, чтобы представить себя и свой бизнес, а также цель вашего письма. Средний абзац может содержать подробную информацию о вашем бизнесе и ваших продуктах или услугах, а третий или последний абзац завершается повторным изложением вашей цели и созданием призыва к действию.
Завершение: завершите свое письмо дружеским заключительным заявлением.
Примеры деловых рекомендательных писем
Следующие примеры помогают проиллюстрировать деловое рекомендательное письмо в стиле «бизнес для бизнеса», а также в стиле «бизнес для клиента».
Пример для бизнеса
От: Ли Коллинз
Генеральный директор Green Farm Organics, Inc.
123 Мэйн Стрит Север
Сиэтл, Вашингтон. 98101
10 марта 2019 г.
Кому: Линн Грегори
Генеральный директор TruMethod Naturals, Inc.
4567 Южная 22-я авеню.
Сиэтл, Вашингтон. 98101
Уважаемый мистер Грегори:
Я, Ли Коллинз, пишу от имени Green Farm Organics по поводу выхода нашей компании на новый рынок в Сиэтле, штат Вашингтон. Я пишу, чтобы представить вам нашу компанию и предоставить некоторую информацию об органических и натуральных продуктах питания, добавках и дополнительных оздоровительных продуктах, которые мы предоставляем. В настоящее время мы работаем на рынках, расположенных в Калифорнии, Орегоне и Колорадо, и рады расширить свое присутствие в районе Сиэтла.
Поскольку мы находимся в одной отрасли рынка и предлагаем аналогичные продукты, я счел разумным передать приветствия и предложить встретиться, чтобы обсудить, как мы можем работать вместе, чтобы лучше обслуживать нашу клиентскую базу. В Green Farm Organics мы предоставляем продукты питания и дополнительные продукты для здоровья и хорошего самочувствия, которые помогают нашим клиентам улучшать и развивать свое общее здоровье и благополучие.
Кроме того, очевидно, что ваша организация выходит за рамки натуральных и органических продуктов питания и товаров для здоровья, предлагая клиентам услуги, которые еще больше поддерживают клиентов в развитии оптимального здоровья. Наш бизнес не предлагает эти виды услуг в настоящее время, и я считаю, что мы в Green Farm Organics можем работать с вашей организацией, чтобы не только предоставлять высококачественные продукты, но и услуги по поддержке здоровья.
В приложении вы найдете список наших продуктов и ценовых категорий, а также наши идеи в отношении услуг по поддержанию здоровья, с которыми наши предприятия могут сотрудничать. Пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной при первой возможности, чтобы обсудить наши идеи и любые вопросы, которые могут у вас возникнуть относительно этого запроса.
Спасибо, и я с нетерпением жду ответа от вас.
С наилучшими пожеланиями,
Ли Коллинз, генеральный директор
Грин Фарм Органикс, Инк.
Пример бизнес-клиент
От: Green Farm Organics
Ли Коллинз, генеральный директор
123 Мэйн Стрит Север
Сиэтл, Вашингтон. 98101
10 марта 2019 г.
Уважаемый читатель:
Я Ли Коллинз, генеральный директор Green Farm Organics. Мы являемся поставщиком полностью натуральных и органических продуктов, помогая нашим клиентам улучшить свое здоровье и самочувствие с помощью продуктов, не содержащих ГМО, и органических продуктов, добавок и других натуральных продуктов для здоровья. Мы сертифицированы Управлением по санитарному надзору за качеством пищевых продуктов и медикаментов США, и мы рады расширить наш рынок на ваш район! В ближайшие выходные мы отметим торжественное открытие нашего нового заведения.
В качестве специальной акции мы предоставляем скидку 20% на все товары в нашем магазине первым 100 получателям. Это принцип “первым пришел – первым обслужен”, и я хотел поделиться им с вами лично!
Пожалуйста, присоединяйтесь к нам на нашем рекламном мероприятии и торжественном открытии в эти выходные, 15 марта, с 10:00 до 15:00, где вы сможете принять участие в розыгрыше и попробовать некоторые из наших органических и натуральных продуктов.
Мы надеемся увидеть Вас там!
Самые теплые пожелания от всех нас здесь, в Green Farm Organics,
Ли Коллинз, генеральный директор
Грин Фарм Органикс, Инк.