Как использовать функцию общего доступа к документу в Microsoft Word

8 апреля 2022 г.

Если вы работаете в сфере, требующей исследований и совместной работы, вы можете часто использовать Microsoft Word. Программа имеет несколько вариантов обмена документами с коллегами и коллегами, а также обеспечивает процесс совместного редактирования в реальном времени. Чтение о методах обмена документами Microsoft Word может научить вас более эффективным способам обмена файлами и оптимизации того, как вы даете и получаете отзывы.

В этой статье мы определяем, что такое функция общего доступа к документам Microsoft Word, подробно описываем, как выполнять различные параметры совместного использования документов Word, отвечаем на некоторые часто задаваемые вопросы об этой функции и даем список советов, которые помогут вам ориентироваться в процессе обмена файлами.

Что такое функция обмена документами?

Функция обмена документами — это функция, которая позволяет вам делиться своей работой с другими профессионалами через приложение Microsoft Word. Вы можете использовать функцию общего доступа к документу для совместной работы над одним и тем же документом с несколькими людьми, отправить ссылку, чтобы другие могли просмотреть ее позже, или отправить электронное письмо, чтобы уведомить других о том, что у них есть разрешение на просмотр документа. Вы также можете управлять разрешениями, связанными с этой функцией, например, кто может просматривать ваш документ, вносить изменения или делиться им с другими.

Как поделиться документом Word

Вот три варианта обмена текстовыми документами с другими специалистами с инструкциями, которые помогут вам выполнить каждый из них:

1. Поделитесь своим документом с помощью OneDrive

Один из наиболее эффективных способов поделиться своим документом с несколькими людьми — использовать функцию обмена OneDrive. Чтобы выполнить этот метод, вы можете выполнить шаги, перечисленные ниже:

1. Сохраните и загрузите файл в OneDrive, иначе появится всплывающее окно с предложением выполнить загрузку.

2. Нажмите на вкладку «Файл», а затем кнопку «Поделиться».

3. Введите адреса электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться своим документом, или выберите их адреса электронной почты из раскрывающегося списка сохраненных контактов.

4. Нажмите «Изменить», чтобы дать разрешение на редактирование людям, которые нажимают на ссылку.

5. Если вы хотите запросить конкретный отзыв или хотите добавить некоторый контекст, почему вы делитесь документом, вы можете добавить сообщение.

6. Нажмите кнопку «отправить».

2. Поделитесь своим документом как ссылкой

Если вы хотите предоставить своим коллегам некоторую свободу выбора, когда они решат прочитать ваш документ, вы можете отправить его в виде ссылки. Это также позволяет людям редактировать ваш документ в браузере, даже если у них нет учетной записи Microsoft. Чтобы использовать эту опцию, вы можете выполнить следующие шаги:

1. Убедитесь, что вы сохранили документ.

2. Нажмите на вкладку «Файл», а затем кнопку «Поделиться».

3. Нажмите на функцию «Получить ссылку».

4. Нажмите «Изменить», чтобы дать разрешение на редактирование людям, которые нажимают на ссылку.

5. Нажмите кнопку «Создать ссылку».

6. Скопируйте ссылку и поделитесь ею со своими коллегами по деловой или рабочей электронной почте.

3. Отправьте документ с помощью Outlook

Если вы используете Microsoft Outlook в качестве основного метода электронной почты, вы можете использовать его для отправки документов в виде вложений. Это один из наиболее эффективных способов обмена документами за пределами OneDrive, поскольку вы экономите время, которое в противном случае могли бы потратить на копирование ссылок и отправку их через ваш личный адрес электронной почты. Чтобы поделиться документами с помощью этого метода, вы можете выполнить шаги, перечисленные ниже:

1. Убедитесь, что вы сохранили документ.

2. Нажмите на вкладку «Файл», а затем кнопку «Поделиться».

3. Выберите вкладку электронной почты в разделе «Поделиться».

4. Нажмите кнопку «Отправить как вложение», чтобы автоматически прикрепить документ к электронному письму.

5. Составьте сообщение, выберите, кому вы хотите его отправить, и нажмите «Отправить».

Часто задаваемые вопросы о совместном использовании документов Word

Вот некоторые вопросы, которые люди часто задают об обмене документами через Microsoft Word:

Зачем учиться делиться документом Word?

Изучение того, как использовать различные методы обмена документами Word, важно, потому что вам будет легче сотрудничать с другими профессионалами. Если вам нужны отзывы о первом черновике вашего эссе, вы можете поделиться им со своими коллегами с помощью OneDrive и наблюдать, как они вносят правки в режиме реального времени. Вы также можете за несколько шагов превратить свой документ в ссылку, отправить его людям в групповой чат и позволить им просмотреть его, когда они будут готовы. Поскольку функция имеет несколько вариантов обмена документами, вы можете использовать тот вариант, который лучше всего подходит для вас, в зависимости от контекста.

Изучение того, как обмениваться документами Word, также важно, потому что большинство профессионалов используют его для работы, требующей исследований, сбора данных и написания отчетов. Многие менеджеры по найму на большинстве карьерных путей, как и вы, понимают, как использовать эти инструменты в качестве базового навыка компьютерной грамотности.

Как совместно редактировать документы в режиме реального времени?

Когда вы делитесь документом через OneDrive, дайте другим разрешение на редактирование и нажмите «Автоматически делиться изменениями». Вы можете нажать на опцию «Спросить меня», чтобы контролировать, когда вы видите изменения, или вы можете нажать на опцию «Всегда», чтобы показать все изменения, происходящие в режиме реального времени. Когда ваши коллеги откроют документ Word, вы увидите, кто какие изменения вносит, потому что они помечены цветным флажком и их именем. Когда вы нажимаете на определенную часть документа во время совместного редактирования, Word блокирует другие части этого раздела до тех пор, пока вы не закончите, что предотвращает чрезмерное дублирование.

Как контролировать, кто редактирует мои общие документы?

Управление разрешениями на редактирование — это один из способов убедиться, что вы получаете только ту обратную связь, которая соответствует вашим потребностям. Чтобы изменить разрешения на редактирование в соответствии с вашими идеальными настройками, вы можете выполнить шаги, перечисленные ниже:

1. Выберите документ, которым хотите поделиться.

2. Нажмите на вкладку «Рецензирование», перейдите в раздел «Защита» и выберите «Ограничить редактирование».

3. Перейдите в раздел «Ограничение форматирования и редактирования» и включите «Ограничения редактирования».

4. Щелкните раскрывающееся меню «Разрешить только этот тип редактирования».

5. Выберите все ограничения, которые вы хотите, которые могут включать параметры, которые позволяют людям только читать документ без внесения изменений.

6. Нажмите на поле «Ограничения форматирования», если вы хотите больше контролировать стиль и формат своей работы.

7. Нажмите «Настройки» в разделе «Ограничения форматирования» и выберите ограничения, которые вы хотите включить.

8. Перейдите в поле «Исключения» в разделе «Ограничения на редактирование» и введите адреса электронной почты всех одноранговых пользователей, которым вы хотите предоставить полный доступ для редактирования.

Советы по совместному использованию документа Word

Вот несколько советов, которые следует учитывать при навигации по процессу обмена файлами и совместной работы:

• Контролируйте, кто делится вашими документами. Чтобы сделать ваши файлы более безопасными, вы можете ограничить, кто открывает, копирует или делится ими. Подумайте о том, чтобы изучить метки файлов, если вы хотите контролировать определенные аспекты вашей конфиденциальности и сделать определенные документы конфиденциальными.

• Записывайте изменения с помощью функции отслеживания изменений. Если вам нужна визуализация всех изменений, внесенных в ваши документы, вы можете включить функцию отслеживания изменений. Эта функция показывает, кто изменил вашу работу, и позволяет им оставлять комментарии, чтобы у вас было больше контекста для их правок.

• Передача права собственности на файл. В зависимости от проекта вы можете разделить право собственности на файл или полностью передать его кому-то другому. Если у вас есть правильные учетные данные администратора для компьютера, с которого вы предоставляете общий доступ, вы можете быстро передать кому-то другому контроль над разрешениями на редактирование и общий доступ.

Обратите внимание, что ни одна из компаний или продуктов, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.