Как делать промежуточные итоги в Excel (и почему они важны)

8 апреля 2022 г.

При работе с большими объемами данных для работы понимание того, как добавлять или вычислять формулы в Excel, может помочь вам повысить эффективность и производительность. Вычисление промежуточных итогов может помочь со многими типами листов Excel, в том числе с теми, которые содержат финансовую информацию или списки элементов с течением времени. Дополнительные сведения об этой функции помогут вам более эффективно работать с электронными таблицами Excel. В этой статье мы объясним, как делать промежуточные итоги в Excel, в том числе почему они важны и когда вы можете их использовать.

Что такое промежуточные итоги в Excel?

Промежуточные итоги в Excel — это диапазоны чисел, которые вы складываете вместе, обычно в итоги, которые вы можете добавить снова, чтобы получить общий итог. Используя функцию промежуточного итога, вы можете добавить сумму или среднее значение, чтобы создать начальное число для дальнейших средних значений позже. Вы можете отображать более трех типов сводных функций внутри любого столбца.

Пользователи создают общие итоги из подробных данных, а не из элементов внутри промежуточных итогов. Например, если вы используете функцию суммирования для вычисления среднего значения, все строки общего итога отображают среднее значение всех строк сведений в списке, а не среднее значение значений в строках промежуточных итогов. Если вы откалибруете книгу для автоматического расчета формул, команда промежуточного итога может пересчитывать оба значения при редактировании подробных данных. Когда вы создаете команду, она обрисовывает в общих чертах список, чтобы вы могли отображать и скрывать строки.

Почему важно вычислять промежуточные итоги в Excel?

Расчет промежуточных итогов важен по многим причинам, в том числе:

Разделяет итоги

Вы можете использовать функцию промежуточных итогов для создания категорий промежуточных итогов, которые становятся независимыми друг от друга. Например, если у вас есть соревнование между двумя командами в конкурсе пожертвований, вы можете использовать функцию промежуточного итога, чтобы разделить суммы пожертвований каждой команды. Это не только может помочь сэкономить время при суммировании итогов, но и может помочь вести точный учет пожертвований, чтобы обе команды могли понять их во время каждого обновления.

Помогает классифицировать итоги

Функции промежуточных итогов могут помочь классифицировать итоги на одном листе с течением времени. Это может быть полезно во многих проектах документов Excel, например, для измерения финансовых результатов или пожертвований. Для проектов Excel, требующих нескольких итогов из разных категорий, промежуточные итоги могут помочь дифференцировать результаты в документе. Например, вы можете разделить итоги внутри конкурса, чтобы сравнить одни результаты с другими. Другие примеры, когда категоризация может быть полезной, включают ключевые показатели эффективности отдела или отслеживание хода выполнения проекта.

Позволяет проводить дальнейшие расчеты

Промежуточные итоги могут помочь вам улучшить свой прогресс, используя информацию, которая у вас есть, а не планируя информацию, которой у вас еще нет. Вычисляя промежуточные итоги, а не помещая все числа в общий итог, вы можете подготовиться к новым категориям, которые вы, возможно, добавите позже. Это позволяет вам упростить ваши данные, классифицируя их, даже если вы еще не знаете, какие категории вы можете добавить. Это может помочь вам сэкономить время, добавляя данные только как промежуточный итог, а не пересматривая итог каждый раз, когда вы вносите изменения.

Когда подсчитывать промежуточные итоги в Excel

Существует множество причин, по которым вы можете вычислять промежуточные итоги в Excel, в том числе:

Использование отдельных итогов

Если вы хотите разделить итоги для разных сумм, категорий, дат или других факторов деления, рассмотрите возможность использования функции промежуточного итога. Один аспект, который вы, возможно, захотите учитывать при создании промежуточных итогов для разных категорий, заключается в том, что каждая категория промежуточных итогов использует ту же единицу измерения, что и остальные. Это делается для того, чтобы вы могли использовать эффективный общий итог без каких-либо противоречивых измерений.

Имея общую сумму

Если вы знаете, что со временем будете получать общий итог с различными категориями измерений, использование промежуточных итогов может упростить вычисление общего итога. В расчетах промежуточных итогов могут быть изменения, например потеря категории во время документирования или изменение каких-либо промежуточных итогов с течением времени. Промежуточные итоги могут помочь вам адаптироваться и обеспечить точность по мере того, как эти изменения формируются в вашей системе.

Документирование результатов с течением времени

Установление промежуточных итогов может помочь вам как классифицировать, так и вести точную запись ваших результатов. Чем длиннее ваша документация результатов, тем более эффективной может быть подкатегория вашей документации с использованием промежуточных итогов. Вы можете столкнуться с ситуацией, когда вам нужно сравнить один раздел с другим, что вы можете сделать с помощью промежуточных итогов.

Как посчитать промежуточные итоги в Excel

Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы рассчитать промежуточные итоги в Excel:

1. Назовите первую строку

Прежде чем вы сможете создавать промежуточные итоги в Excel, убедитесь, что каждый столбец в диапазоне данных, который вы хотите вычислить, имеет метку в первой строке. Каждый столбец, в котором вы хотите получить промежуточный итог, содержит одинаковую информацию, такую ​​как общее количество и выравнивание в ячейках. Чтобы промежуточные итоги рассчитывались точно, убедитесь, что в вашем диапазоне нет пустых строк или столбцов. Как только вы назовете свою первую строку, выберите ячейку в этом диапазоне.

2. Используйте вкладку «Данные» для сортировки данных.

Чтобы отсортировать содержимое данных столбца, выберите столбец и щелкните вкладку «Данные». В разделе «Сортировка и фильтр» нажмите «Сортировать от Я до А» или «Сортировать от А до Я». Сортировка данных перед промежуточным итогом может помочь создать более логичную схему потока для вашей электронной таблицы. Если вы документируете данные по другим параметрам, таким как дата или квартал, этот шаг можно пропустить.

3. Используйте раздел схемы, чтобы подвести промежуточные итоги по вашим данным.

После того, как вы отсортируете и упорядочите данные промежуточных итогов, используйте раздел «Структура» на вкладке «Данные» и выберите столбец, для которого вы хотите получить промежуточные итоги. В зависимости от выбранных вами меток, вы можете найти их в этом меню, чтобы начать промежуточный итог ваших данных. В поле «Использовать функцию» выберите поле сводки, чтобы начать подсчет промежуточных итогов.

4. Выделите промежуточный итог в ячейку

Затем выберите каждый столбец, который вы хотите подытожить. Это может быть один или несколько столбцов одновременно. Если вы хотите упорядочить данные и вставить разрыв страницы после каждого столбца, установите флажок «Разрыв страницы между группами». Чтобы определить, в какой строке отображается ваша сводка, проверьте раздел «Сводка под данными» и выберите ячейку, в которой вы хотите отобразить свои данные.

5. При необходимости добавьте дополнительные промежуточные итоги.

Если вы хотите добавить больше промежуточных итогов, вы можете снова создать среднее значение, повторив предыдущие шаги. Каждая функция промежуточных итогов может иметь различные функции суммирования, размещения и отображения. Если вы хотите избежать удаления других существующих промежуточных итогов, снимите флажок «Заменить текущие итоги».