Что такое управление бизнес-процессами? Типы и преимущества
23 декабря 2021 г.
Управление бизнес-процессами (BPM) — это долгосрочная стратегия, которая включает в себя анализ текущей бизнес-практики с целью ее обновления и улучшения для повышения эффективности. В этой статье мы составили руководство по управлению бизнес-процессами, включая то, что это такое, этапы процесса, типы управления процессами и его преимущества.
Что такое управление бизнес-процессами?
Управление бизнес-процессами включает анализ и улучшение существующих процессов для создания последовательности повторяющихся шагов, которые можно использовать для достижения целей организации. В отличие от разовых проектов или задач, управление бизнес-процессами — это метод постоянного подхода.
Этапы управления бизнес-процессами
Ниже приведены шесть шагов для создания эффективного цикла управления бизнес-процессами:
Создайте план.
Проанализируйте процессы вашей организации.
Создайте идеальную модель.
Внедрить изменение.
Следите за новым циклом BPM.
Уточните новый цикл BPM.
1. Создайте план
Чтобы стратегия BPM была эффективной, она должна приносить пользу клиентам. Для этого вы должны определить свои цели и проанализировать текущие процессы организации. В вашей организации необходимо учитывать три основных процесса. Они есть:
Первичные процессы: также известные как основные процессы организации, эти процессы имеют прямую ценность для клиентов. Например, разработка продукта, закупка сырья и продажа являются основными процессами.
Вторичные процессы: эти процессы предназначены для поддержки первичных процессов. Примеры вторичных процессов включают закупку расходных материалов, человеческие ресурсы, управление объектами и управление ИТ.
Процессы управления: эти процессы наблюдают и анализируют процессы первых двух. поэтому руководство может создать наиболее эффективные шаги для организации. Этот шаг важен для достижения целей организации.
2. Проанализируйте процессы вашей организации
Чтобы создать эффективный цикл BPM, вы должны сначала проанализировать существующие процессы в вашей организации. Цель этого шага — определить, соответствует ли ваш существующий BPM целям вашей организации. На этом шаге можно использовать два типа анализа. Они есть:
Качественный анализ. Используйте этот тип анализа для выявления избыточности, потерь и потерь в вашей организации. Вы можете использовать метод анализа Парето для создания гистограмм с обнаруженными проблемами. Вы можете использовать анализ добавленной стоимости, где вы помечаете шаги как ценность (VA), добавление ценности для бизнеса (BVA) или не добавление ценности (NVA). Вы также можете использовать метод анализа первопричин, когда вы создаете диаграммы причин и следствий.
Количественный анализ: используйте этот тип анализа, когда используете числа. Этот метод заставит вас работать с цифрами и статистикой, чтобы вы могли получить числовое объяснение вашей организации.
3. Создайте идеальную модель
Как только у вас появится более четкое представление о вашем текущем BPM, вы сможете решить, нужно ли вам создать новый BPM или просто внести несколько изменений. Чтобы принять решение, вы должны определить следующие вещи:
Время и частота, необходимые для работы
В чем заключается работа
Задействованные рабочие
Используемые инструменты и методы, а также методологии
Последовательность шагов рабочего процесса
Место проведения работ
Как только вы определите эти вещи, вы можете принять:
Непрерывный процессный подход: в этом случае вы должны сосредоточиться на области, где есть проблемы, и внедрить изменения.
Подход к реинжинирингу бизнес-процессов: в этом случае вы должны переработать весь цикл BPM.
4. Внедрить изменения
На этом этапе осуществляется изменение. Это может быть сделано либо системно, когда будет использоваться программное обеспечение, либо несистемно, когда программное обеспечение не будет использоваться.
5. Отслеживайте новый цикл BPM
Чтобы изменения происходили, необходим постоянный мониторинг и отслеживание. Это важно, чтобы увидеть, внедряются ли изменения и приносят ли новые процессы пользу целям организации. Например, вы можете использовать еженедельные, двухнедельные или ежемесячные графики задач, чтобы сотрудники могли отслеживать задачи.
6. Оптимизируйте новый цикл BPM
Наблюдая за новым циклом, ищите способы усовершенствовать или улучшить процесс. Таким образом, вы оптимизируете весь потенциал вашего нового бизнес-процесса.
Типы управления бизнес-процессами
Существует три основных типа управления бизнес-процессами, в том числе:
1. Ориентированный на интеграцию BPM
Этот тип BPM используется между существующими программными системами, такими как CRM, ERP и HRMS. Он также используется, когда нет большого участия человека. Такие системы обычно имеют доступ к API и соединители для ускорения процессов.
2. Документоориентированный BPM
Этот тип BPM используется, когда документ, например контракт, является основой процесса. Ориентированный на документы BPM позволит выполнять такие функции, как форматирование, проверка, маршрутизация и подписание документов.
3. Ориентированный на человека BPM
Этот тип BPM используется, когда процессы выполняются людьми. Как правило, такие процессы требуют одобрения сотрудников. В данном случае процесс предполагает простые уведомления и отслеживание, а также удобный интерфейс.
Преимущества управления бизнес-процессами
Ниже приведены некоторые из основных преимуществ управления бизнес-процессами. Управление бизнес-процессами:
Создает культуру адаптивности
Повышает удовлетворенность клиентов
Генерирует рост доходов
Повышает моральный дух сотрудников
Обеспечивает лучшую безопасность
Создает культуру большей ответственности
Повышает достоверность информации
Повышает производительность
Гарантии соответствия
1. Создает культуру адаптивности
Когда ваша организация постоянно внедряет изменения для укрепления стратегии, сотрудники привыкают к этим изменениям внутри организации. Чем больше вы будете это делать, тем больше сотрудников будут эффективно обрабатывать эти изменения.
2. Повышает удовлетворенность клиентов
Эффективная система BPM, которая хорошо работает, означает, что вы достигаете своих бизнес-целей. Одной из ваших главных бизнес-целей всегда является удовлетворение потребностей клиентов. От вашего продукта до вашей услуги и всего, что между ними, решение проблем в вашей системе — отличный способ повысить удовлетворенность клиентов.
3. Генерирует рост доходов
Когда удовлетворенность клиентов повышается, вы, скорее всего, будете генерировать рост доходов. Кроме того, хорошая система BPM также отслеживает потери, избыточность и другие проблемы внутри организации, что означает, что вы также сократите расходы.
4. Повышает моральный дух сотрудников
Для создания хорошей системы BPM требуется участие сотрудников. Если вы попросите своих сотрудников высказать свое мнение о процессе, за который они несут ответственность, тогда они почувствуют себя более вовлеченными и реальной частью организации.
5. Обеспечивает лучшую безопасность
Хорошая система BPM приведет к более жестким мерам безопасности. Будут созданы процессы для таких вещей, как конфиденциальные контракты, поэтому информация будет передаваться только определенным людям.
6. Создайте культуру большей ответственности
Благодаря системам отслеживания и мониторинга каждый будет иметь более четкое представление о своих обязанностях и с меньшей вероятностью забудет или перепутает свои задачи.
7. Повысить надежность информации
Хорошая система BPM означает, что у вас будет более четкое представление о том, что происходит в вашем бизнесе. Когда это так, вам будет легче принимать взвешенные решения о вашем бизнесе.
8. Повышение производительности
Хорошая система BPM может привести к правильному использованию ресурсов и капитала, что может привести к повышению эффективности и производительности.
9. Гарантия соответствия
Гораздо проще создать организацию, в которой соблюдаются правила соответствия, когда внедрена правильная система BPM. Вопросы несоблюдения могут быть дорогостоящими, если требуется судебный иск или урегулирование.