Что такое рабочий процесс? (Определение и примеры)
Создание рабочих процессов для общих бизнес-процессов и действий — отличная идея, которая может оказаться полезной практически для любой роли в любой отрасли. Рабочие процессы могут улучшить бизнес-операции и ускорить бизнес-процессы, предоставляя организованный метод обеспечения согласованности, эффективности и производительности. В этой статье мы обсудим, что такое рабочий процесс, и приведем примеры рабочего процесса.
Что такое рабочий процесс?
Рабочий процесс — это метод перечисления повторяющихся шагов для бизнес-процесса или действия. Шаги в рабочем процессе обычно имеют определенную последовательность или переходят от одного этапа к другому, пока процесс или действие не будут завершены. Основным преимуществом использования рабочего процесса является то, что все, кто его использует, каждый раз выполняют бизнес-процесс или операцию одинаково. Это особенно полезно при работе с очень большим штатом сотрудников, чтобы оптимизировать задачи, в которых участвует несколько человек, показать, какие задачи необходимо выполнить, составить список исполнителей задач и указать, сколько времени они должны занимать.
Зачем использовать рабочий процесс?
Программное обеспечение для управления рабочим процессом, по сути, создает категоризированный список дел или контрольный список, который может помочь организовать пошаговые процессы. Практически любой процесс идеально подходит для превращения в схему рабочего процесса или контрольный список. Рассмотрение примеров способов использования рабочих процессов может помочь вам:
Улучшить бизнес-операции
Избавьтесь от лишних действий
Сокращение затрат и расходов
Создавайте автоматизированные процессы
Обучайте членов команды или руководство
Продвижение целей компании
Примеры рабочего процесса
Вот несколько примеров того, когда вы можете реализовать рабочий процесс:
Рабочий процесс адаптации сотрудников
Настройка рабочего процесса адаптации сотрудников гарантирует, что новые сотрудники не упустят ни одной важной детали в процессе найма. Эффективный рабочий процесс для новых сотрудников может предотвратить ошибки при приеме на работу и позволяет компании отслеживать, на каком этапе находится кандидат в процессе найма. Это также помогает новым сотрудникам иметь контрольный список задач адаптации и понимать этапы процесса найма. Существуют инструменты управления рабочими процессами, которые компании могут использовать для создания практичных и эффективных рабочих процессов адаптации.
Рабочий процесс стендап-встречи
Деловые встречи, естественно, занимают больше времени, когда все сидят. Однако стендап-совещания заканчиваются намного быстрее, что может объяснить, почему так много компаний вместо этого начинают использовать стендап-совещания. Рабочие процессы для стендап-совещаний помогают гарантировать, что все участники следуют расписанию совещаний, понимают одну и ту же миссию и продолжают выполнять задачи для достижения поставленных целей. Некоторые примеры того, что вы можете включить в рабочий процесс стоячей встречи:
Введение
Запись встречи
Обратите внимание на вчерашнюю работу
Укажите сегодняшнюю работу
Решение любых проблем
Получите 100% участие
Приоритет заметок
Список источников
Обзор контрольных списков
Рабочий процесс поддержки клиентов
Рабочие процессы поддержки клиентов полезны для того, чтобы убедиться, что агенты поддержки могут предоставить быстрые и последовательные ответы на распространенные вопросы по обслуживанию клиентов. Клиенты, которые имеют положительный опыт и получают отличное обслуживание клиентов, с большей вероятностью потратят больше денег и станут постоянными клиентами.
Когда агенты поддержки используют рабочий процесс поддержки клиентов, они могут предоставлять качественные и быстрые ответы на распространенные вопросы клиентов. Если необычный вопрос замедляет работу агента службы поддержки, агент может добавить этот вопрос в рабочий процесс, чтобы в следующий раз, когда возникнет такой вопрос, был готов быстрый и точный ответ.
Рабочий процесс адаптации клиентов
Воспроизводимая система адаптации клиентов необходима для снижения и оказания влияния на отток клиентов или клиентов, которые перестают пользоваться продуктом или услугой. После того, как клиенты подпишутся на услугу или продукт компании, они могут стать постоянными клиентами, когда увидят ценность этого продукта или услуги. Рабочий процесс адаптации клиентов позволяет членам команды видеть, на каком этапе процесса адаптации находится клиент, и гарантирует, что клиент получит положительный опыт, что может повысить успех компании и прибыль. Некоторые инструменты рабочего процесса адаптации клиентов также позволяют редактировать индивидуальный рабочий процесс клиента.
Рабочий процесс утверждения
Во многих компаниях существуют процессы утверждения запросов на отпуск, счетов-фактур или рабочих заданий, которые могут потребовать утверждения несколькими менеджерами или руководителями перед подписанием. Например, руководителям отдела маркетинга, финансов, развития бизнеса и генеральному директору может потребоваться одобрить проектный запрос.
Структурированный рабочий процесс утверждения может помочь ускорить процесс, поскольку все подписывающие стороны могут видеть запросы и то, на каком этапе находятся утверждения. Рабочий процесс утверждения может обеспечить более эффективный процесс принятия решений.
Рабочий процесс продвижения контента
Рабочий процесс продвижения контента описывает все этапы продвижения контента, чтобы вы могли успешно повторить свои стратегии продвижения. Рабочий процесс помогает вам следовать проверенному процессу, чтобы ваш контент получил необходимую экспозицию. Вы знаете, что ваш рабочий процесс продвижения контента работает, когда ваше первоначальное продвижение увеличивает охват, другие люди делятся вашим контентом, и вы видите большое и растущее число репостов. Первоначальные рекламные акции могут включать рассылку по электронной почте подписчикам, публикации в социальных сетях или работу с блогерами.
Рабочий процесс путешествия
В некоторых крупных компаниях сотрудники могут путешествовать одновременно по разным причинам, например, на встречи с клиентами, встречи с инвесторами или обучение. Для многих компаний командировки включают в себя несколько процессов, поэтому рабочий процесс может помочь путешественнику оставаться организованным, чтобы не пропустить ни одного важного шага. Рабочие процессы поездки могут содержать список задач и подзадач, что дает путешественнику практический контрольный список элементов, которые необходимо выполнить. Некоторые примеры элементов рабочего процесса поездки включают жилье, коммунальные услуги, продукты питания, счета, одежду, упаковку и билеты.
Рабочий процесс публикации подкастов
Настройте свои подкасты на успех и побудите свою аудиторию слушать каждый эпизод полностью, настроив рабочий процесс публикации подкастов. Когда член команды отмечает элементы в рабочем процессе, другие члены команды могут видеть каждый шаг и ход выполнения подкаста. Рабочий процесс публикации подкастов может привести к тому, что слушатели будут постоянно получать отличные подкасты для каждого эпизода.
Рабочий процесс контент-маркетинга
Чтобы контент занимал высокие позиции в результатах поиска, он должен соответствовать определенным требованиям. Поскольку существует так много условий и требований, которые необходимо выполнить, хорошо построенный рабочий процесс контент-маркетинга гарантирует, что контент соответствует всем условиям SEO, соответствует ключевым требованиям контент-маркетинга и техники копирайтинга.
Он обеспечивает подход к привлечению клиентов с помощью вашего контента и получению измеримых результатов. Общие элементы контрольного списка, которые вы можете увидеть в рабочем процессе контент-маркетинга:
Используйте заголовок с высокочастотным ключевым словом
Иметь более 2000 слов контента
Убедитесь, что подзаголовки сосредоточены на ключевых словах
Убедитесь, что в каждом разделе есть изображение
Используйте альтернативные тексты для изображений
Проверьте грамматику и орфографию
Опубликовать контент
Создайте не менее пяти обратных ссылок
Продвижение контента в социальных сетях
Попросите сотрудников поделиться контентом
Запустите контент с платной рекламой
Рабочий процесс заказа на продажу
Физические подписи и ручная работа с документами потенциально могут замедлить цикл продаж, поэтому цифровые процессы заказа могут улучшить обслуживание клиентов, сократить задержки и повысить жизнеспособность бизнеса.
Например, компании могут создавать цифровые процессы заказов с помощью автоматизированных систем заказов на продажу. Полностью цифровой рабочий процесс заказа на продажу может снизить вероятность ошибок, упущений и недоразумений, а также ускорить цикл продаж с помощью удобных для мобильных устройств форм и электронных подписей. Вот пример автоматизированного рабочего процесса заказа на продажу:
Продавец создает заказ на продажу.
Менеджер утверждает заказ на продажу.
Вице-президент утверждает заказ на продажу, если на него действует скидка.
Внешний клиент подписывает заказ на продажу.
Клиент получает счет на оплату.
Клиент оплачивает счет.
Отдел исполнения доставляет товар.
Отдел записи организует файлы и сохраняет цифровые документы.
Рабочий процесс инцидента
Часто нескольким командам приходится оценивать отчеты об инцидентах, и команды должны обрабатывать их как можно быстрее, чтобы решать проблемы. Из-за этого процессы отчетов об инцидентах становятся автоматизированными рабочими процессами, чтобы автоматически направлять электронные отчеты соответствующим сторонам и быстрее обмениваться информацией с командами. Вот несколько примеров того, что вы можете найти в рабочем процессе инцидента:
Сотрудник сообщает о происшествии.
Первая команда оценивает инцидент.
Первая команда передает информацию начальнику отдела.
Начальник отдела предлагает решение.
Начальник отдела создает и назначает группу реагирования.
Группа реагирования внедряет решение.
Команда реагирования проводит оценку рисков, чтобы избежать инцидентов в будущем.