Что такое идентификация риска? Определение и инструменты
22 марта 2021 г.
Надежные методы управления рисками помогают организациям добиться успеха, помогая им держать под контролем риски для своих целей. Идентификация рисков является важной частью этого процесса контроля, потому что чем лучше вы определите потенциальные риски, тем лучше вы сможете на них реагировать. Если ваша должность связана с управлением рисками, вы можете изучить различные способы выявления и смягчения рисков организации. В этой статье мы обсудим идентификацию рисков и ее инструменты, чтобы помочь вам лучше понять этот процесс.
Что такое идентификация риска?
Идентификация рисков — это процесс документирования любых рисков, которые могут помешать организации или программе достичь своей цели. Это первый шаг в процессе управления рисками, призванный помочь компаниям понять потенциальные риски и спланировать их. Примеры рисков включают кражу, спад в бизнесе, несчастные случаи, судебные иски или утечку данных.
Когда вы определяете риски, ищите события, которые могут помешать проекту достичь своей цели. Источником риска может быть сам проект или внешние источники. Существует несколько ситуаций, в которых может потребоваться выявление рисков, в том числе:
Для поддержки инвестиционного решения
Для оценки неопределенности стоимости или эксплуатационных расходов
Чтобы проанализировать несколько альтернатив
Тестировать программу перед ее приобретением
Почему важна идентификация рисков?
Выявление рисков позволяет предприятиям подготовиться к потенциально опасным событиям и свести к минимуму их воздействие до того, как они произойдут. Это включает не только определение возможных рисков, но также документирование и обмен ими с заинтересованными сторонами. Эта документация служит свидетельством стратегии компании по управлению рисками.
Способы выявления рисков для проекта
Вот некоторые инструменты и методы выявления рисков для выявления рисков:
Обзор документации
Просмотр документов, связанных с проектом, таких как файлы проекта, планы и другая информация, является распространенным способом выявления рисков. Он предполагает изучение проектной документации на точность, полноту и непротиворечивость. Неточная, неполная или отсутствующая информация и несоответствия могут указывать на риски. Например, вы можете обнаружить ошибку планирования, которая может повлиять на то, когда ваш новый инвентарь поступит на ваш склад.
В перечень документов, которые могут быть привлечены к рассмотрению, входят:
Расписание проекта
Устав проекта
План закупок
Заявление о содержании проекта
Смета расходов
Структура распределения работ (WBS)
Мозговой штурм
Мозговой штурм включает в себя сбор группы людей для обсуждения проекта. Вы указываете тему обсуждения, и каждый может поделиться своей точкой зрения. Обсуждение потенциальных проблем с другими сотрудниками компании, руководителями или менеджерами может помочь вам определить риски.
Интервью
Вы можете взять интервью у заинтересованных сторон, участников проекта или экспертов для выявления рисков. В отличие от мозгового штурма, вы задаете вопросы о проекте и обычно проводите интервью один на один. Существует два типа интервью:
Структурированное интервью: вы задаете заранее подготовленный список вопросов.
Неструктурированное интервью: вы обсуждаете тему без заранее определенного списка вопросов.
анализ SWOT
SWOT-анализ анализирует сильные и слабые стороны проекта, возможности и угрозы. Понимая, где проект может быть уязвимым, вы можете обнаружить потенциальные риски и соответствующим образом спланировать. Например, если вы понимаете, что основной поставщик вашей компании находится в районе, где часто бывают ураганы, вы можете попытаться избежать размещения крупных заказов в сезон ураганов или связаться с резервным поставщиком в другом районе.
Анализ причин
Анализ первопричин — это систематический метод, который можно использовать для определения основной причины проблемы и разработки способа ее решения. Вот основные шаги для выполнения анализа первопричин:
Уточните проблему.
Собирать информацию.
Определите причинные факторы, то есть те, которые привели к проблеме.
Определите, какие факторы являются основными причинами, а какие просто симптомами.
Определите действия по устранению проблемы.
Найдите решения, которые могут предотвратить повторение проблемы.
Выполните решение.
Анализ первопричин — это инструмент, который при частом использовании может способствовать постоянному совершенствованию организации.
Отзывы сотрудников
Точка зрения сотрудников на организацию может помочь выявить риски, потому что она часто отличается от точки зрения высшего руководства. Например, может возникнуть риск получения травмы из-за недостаточной подготовки на тренажере. Работники, использующие станок, могут заметить необходимость дополнительного обучения раньше своих начальников.
Анализ предположений
Можно выделить несколько предположений проекта или программы. Затем вы определяете, действительны ли они, то есть можете ли вы доказать их истинность. Возможно, вы несколько раз догадывались, принимая решения для своего проекта. Возможно, вы предполагали, что у вашего поставщика есть необходимые вам запасы или что на вашем складе достаточно места для хранения вашей новой партии. Эти догадки называются предположениями. Неточные или непоследовательные предположения могут представлять риски для проекта.
Вы можете записывать и отслеживать предположения на протяжении всего жизненного цикла проекта в документе, известном как журнал предположений. Каждый член команды проекта несет ответственность за сбор информации для проверки одного или нескольких предположений.
Реестр рисков
Реестр рисков — это документ, который вы можете регулярно обновлять на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это включает в себя:
Риски
Основные причины рисков
Возможные ответы
Обновленные категории риска
Анализ Монте-Карло
Это метод математического моделирования, который помогает определить вероятность и влияние потенциального риска. Целью анализа Монте-Карло является наблюдение за тем, что произойдет, если проект не будет идти в соответствии с запланированным временем и графиком, используя компьютер для запуска бесчисленных симуляций.
Используя числа, соответствующие заранее заданным критериям, компьютер моделирует различные ситуации с различной стоимостью и графиком, чтобы определить шансы на завершение проекта с определенной стоимостью и в конкретную дату.
Древо решений
Дерево решений — это диаграмма, которую можно использовать для уточнения и решения проблемы. Он рассматривает несколько возможных будущих событий и анализирует их в определенный момент времени, помогая вам изучить различные альтернативы, к которым может привести одно решение. Каждая ветвь дерева решений представляет собой возможное решение или событие, а листья изображают возможные результаты. Дерево решений позволяет визуализировать взаимосвязь между различными событиями и рассмотреть возможные преимущества и недостатки перед принятием решения.
Каков жизненный цикл идентификации риска?
Жизненный цикл идентификации риска представляет собой описание действий, которые необходимо выполнить, и инструментов, которые следует использовать на первом этапе управления рисками. Риск — это неопределенность, связанная с выполнением проекта. Руководства менеджера проекта обычно предлагают структурированный метод управления рисками. Идентификация рисков также может выиграть от структуры, которая помогает руководителям проектов решать, какой инструмент использовать и когда. Цикл идентификации риска определяет этапы процесса. Жизненный цикл идентификации рисков помогает руководителям проектов принимать решения.
Вот этапы жизненного цикла идентификации рисков:
1. Заявление о рисках
Процесс выявления рисков требует постепенного определения списка рисков и их описания. Когда вы записываете информацию, это называется заявлением о рисках. Заявление о риске описывает, что может произойти, почему это происходит, в течение какого периода времени это может произойти и его потенциальное влияние на цель. Также будет лучше, если вы укажете характер рисков.
2. Базовая идентификация
Базовый этап идентификации состоит из ответов на два вопроса:
Почему или почему нет? Ответить на этот вопрос можно с помощью SWOT-анализа.
Где ты это раньше видел? Чтобы ответить на этот вопрос, вы можете сравнить текущие проекты с прошлыми и попытаться извлечь уроки из предыдущего опыта.
3. Подробная идентификация
Этот этап направлен на более глубокое изучение рисков, выявленных вами на первых этапах. В этом вам помогут четыре инструмента:
Мозговой штурм
Интервью
Обзоры документов
Анализ предположений
4. Внешняя перекрестная проверка
Теперь, когда вы составили список рисков, основанный на идеях и знаниях вашей проектной группы, пришло время расширить этот список. Внешняя перекрестная проверка — это этап, который может помочь вам выяснить, доступна ли релевантная информация за пределами проекта. Вот два инструмента, которые могут помочь вам выполнить внешнюю перекрестную проверку: контрольные списки и категории.
Контрольные списки — это список стандартных отраслевых рисков, их причин и обычных последствий. Обычно они также представляют возможные решения.
Категории — это списки рисков, организованные по группам, которые могут содержать подкатегории. Примером метода создания категорий является «Структура распределения рисков» или RBS. При таком подходе вы помещаете каждый риск в категорию. Примеры категорий включают технические, операционные, рынок и планирование. Затем вы разбиваете каждую категорию дальше.
5. Внутренняя перекрестная проверка
Первым шагом внутренней перекрестной проверки является сопоставление со структурой декомпозиции работ, или WBS, проектным документом, в котором перечислены шаги, необходимые для завершения проекта. Когда вы идентифицируете риски, сначала определите, какой элемент WBS относится к риску из вашего списка. Например, если ваша команда по рекламе создает новую этикетку, возможная задержка может повлиять на то, когда вы сможете отправить свои продукты.
6. Завершение выписки
Следующим шагом для окончательного оформления заявления о рисках является определение недостающих элементов. Перечитайте документ и перепроверьте утверждения на предмет точности. Может быть полезно, чтобы заявление прочитали еще несколько членов команды.