Что такое границы проекта? (с примерами и советами)
25 марта 2022 г.
Для менеджеров проектов определение масштаба проекта может стать отличным способом согласования команды и выполнения ожиданий клиента. Границы проекта — важный аспект объема проекта, определяющий, где начинается и заканчивается ожидаемая работа по проекту. Изучение границ проекта может помочь вам в развитии навыков, которые помогут вам успешно управлять проектом, отвечающим ожиданиям клиентов. В этой статье мы определяем границы проекта, описываем их важность, перечисляем примеры и даем советы, которые помогут вам избежать расползания границ в обсуждениях границ проекта.
Каковы границы проекта?
Границы проекта — это определенные идентификаторы того, что клиенты и специалисты проекта определили как включенные в проектную работу. В описании содержания проекта те, кто завершает проект, могут включить раздел определения границ проекта, который четко определяет объем ожидаемых работ по проекту. Границы — это измеримые характеристики, с которыми могут согласиться все участники проекта. Понимание того, каких результатов клиенты ожидают от специалистов по проектам, может помочь всем участникам принять четкое решение о содержании проекта.
Факторы для определения границ проекта
Вот некоторые из факторов, которые могут повлиять на определение границ проекта:
Цели проекта: при определении границ проекта может быть важно понять, чего клиенты хотели бы достичь от работы. Это может помочь специалистам по проектам определить, что они могут разумно предложить клиентам для удовлетворения их требований.
Фазы проекта. По мере того, как менеджеры проектов или другие специалисты определяют границы, они могут разбить проект на отдельные фазы, каждая из которых имеет свои уникальные цели. Это может помочь создать временную шкалу границ, которая позволит клиентам узнать, что они могут ожидать получить в конце каждого этапа.
Масштаб: поскольку границы проекта являются ключевым компонентом описания содержания проекта, другие факторы в этом заявлении могут влиять на создание границ. Например, такие аспекты, как заданные сроки и бюджет, могут определять ожидания от проекта.
Роли проекта: Границы проекта могут включать обязанности ключевых специалистов по проекту. Те, у кого есть опыт и соответствующие навыки, могут использовать свои знания и подготовку для выполнения достижимых задач в пределах границ для клиентов.
Важность определения границ проекта
Определение границ проекта может четко сформулировать начало и конец проекта и добавить другие преимущества процессу проекта, такие как:
Снижение потребности в надзоре за участниками проекта со стороны менеджеров
Гарантия достижения целей проекта
Создание функциональной проектной среды, в которой члены команды могут работать над достижением индивидуальных целей.
Помогаем эффективно разделить обязанности
Повышение ответственности за индивидуальную работу
В результате четкие ожидания от клиентов
Вклад в установленное описание содержания проекта
Увеличение вероятности довольных клиентов
Примеры границ проекта
Вот несколько примеров границ проекта:
Место нахождения
Степень географического охвата проекта может быть фактором в заявлении о границах проекта. Например, компания может начать проект, направленный на повышение эффективности деятельности организации. Поскольку компания может иметь разные операции и системы в своих национальных и международных офисах, граница проекта может заключаться в том, что члены команды могут оптимизировать операции только на национальном рынке. Если компания хочет дополнительно оптимизировать международные процессы, для этого может потребоваться дополнительный проект.
Департаменты
Некоторые границы проекта могут показать, какие отделы могут получить выгоду от работы. Например, команда технологического проекта может закупить новое оборудование для определенных отделов организации, испытывающей большие потребности в новых технологиях. Специалисты по проектам не могут сосредотачиваться на других отделах, которые находятся за пределами границ.
Оборудование
Границы проекта могут определять, какое оборудование команда может использовать для выполнения своей работы. Например, задачи, требующие узкоспециализированных, дорогих или труднодоступных технологий, могут оказаться за пределами проекта. Это может быть особенно актуально, если проект имеет ограниченный бюджет или сроки.
Лента новостей
Некоторые границы проекта могут определять, как часто команда может пересматривать или обновлять работу. Например, команда, занимающаяся реконструкцией здания, может указать в заявлении о границах, что они намерены повторно посещать реконструкцию один раз в год после ее завершения, чтобы проверить наличие проблем или областей, требующих улучшения. В этом случае любые дополнительные визиты или запросы на реконструкцию могут выходить за рамки проекта.
Экспертиза
Руководители проектов могут определять, какие квалифицированные специалисты могут выполнять задачи в рамках проекта. Если у команды недостаточно человеческих ресурсов для выполнения специализированной задачи, то задача может выйти за рамки проекта. Например, консалтинговая фирма по маркетингу может порекомендовать клиенту принять новый логотип, но фирма может не предоставить дизайн логотипа. Поскольку фирма не нанимает графических дизайнеров, этот конкретный результат может выходить за рамки проекта.
Советы по борьбе с расползанием масштаба
Расширение масштаба — это процесс, при котором клиенты могут ожидать, что проектные группы выполнят работу, выходящую за определенные рамки. Вот несколько советов, которые вы можете использовать, чтобы свести к минимуму расползание области при работе с клиентами:
Будьте максимально конкретными
При определении границ проекта может быть полезно быть как можно более конкретным с точки зрения ожиданий. Это может исключить возможность неправильного толкования. Например, если вы намереваетесь завершить проект, охватывающий определенный континент, вы можете указать страны этого континента, которые может охватить проект. Таким образом, клиент может понять, что вы имели в виду, когда определяли географические границы, и не ожидать большего охвата, чем вы обещали.
Оценить реально
По мере продолжения проекта вы можете свести к минимуму возможность расползания масштаба, реалистично оценив, что может сделать ваша команда, а не оставаясь чрезмерно оптимистичным. Для этого вы можете принять к сведению доступные ресурсы, технологии и опыт в команде, чтобы увидеть, что вы можете сделать в течение заданного периода времени. Вы также можете поразмышлять над опытом прошлых проектов, чтобы сделать это суждение.
Когда вы оцениваете, оставаясь консервативным, вы можете гарантировать, что ваша команда достигает целей. Например, если вы считаете, что вашей команде может потребоваться определенное количество времени для завершения работы, может быть бесполезно давать клиенту более быструю оценку, основанную на идее, что вы можете работать быстрее, чем обычно. Оставаясь консервативным, вы можете завершить работу быстрее, чем ожидалось, но не медленнее.
Используйте диапазоны, если вы не уверены
Хотя вы можете захотеть оценить границы как можно точнее и реалистичнее, в некоторых случаях может быть сложно определить точную оценку для определенного показателя. В этом случае вы можете использовать диапазоны, чтобы дать клиенту реалистичную область, в которую могут попасть окончательные результаты. Делая это, вы можете исключить вероятность того, что клиент ожидает работы, выходящей за рамки заданного диапазона.
Запросы идентификации, которые обычно приводят к расширению области действия
По мере того, как вы приобретете дополнительный опыт управления проектами, вы сможете обратить внимание на границы проекта, которые часто приводят к расползанию масштаба. Когда вы представляете эти границы, вы можете добавить дополнительные особенности или детали, которые могут уменьшить любые потенциальные проблемы. Например, если предыдущие клиенты часто просили вас включить в работу дополнительные отделы внутри организации, вы можете запланировать это, создав подробный список отделов, попадающих в определенные рамки. Вы также можете потратить дополнительное время на предварительное обсуждение этой конкретной границы с клиентами, чтобы дать им возможность задать любые вопросы или высказать любые опасения.
Установите ожидания как можно скорее
Сотрудничество с клиентами в отношении границ как можно скорее может принять во внимание желания всех участников до того, как начнется слишком много планирования. В некоторых случаях расползание может произойти из-за того, что клиенты не были должным образом проинформированы о границах или не получили достаточно времени для обсуждения значения границ. Обсуждение любых вопросов до начала проекта может свести к минимуму вероятность возникновения опасений после начала работы, и поэтому сотрудничество становится более сложным.
Заранее планируйте потенциальное расширение масштабов
Один из способов справиться с расползанием масштаба — предположить, что это может произойти, а затем разработать стратегии борьбы с этим, если оно все же возникнет. Например, вы можете создать сценарии, которые вы можете использовать для общения с клиентами в случае расширения масштаба, или реализовать превентивные стратегии, такие как дополнительные встречи с клиентами. Хотя вы, возможно, не сможете полностью устранить расползание области видимости, вы можете подготовиться к тому, чтобы справляться с этим более эффективно.