5 распространенных шаблонов деловой электронной почты (с примерами)
Хорошо написанное деловое электронное письмо может четко объяснить ваши потребности и произвести положительное впечатление на получателя. Существует множество типов деловых электронных писем, соответствующих вашим намерениям или целям написания. Научиться составлять информативное деловое электронное письмо — ключевой навык для любой карьеры.
В этой статье мы расскажем о различных типах деловых писем и предоставим шаблоны, которые помогут вам составить собственное письмо.
Что такое деловая электронная почта?
Деловая электронная почта – это профессиональное сообщение отправлено клиенту от имени компании. Сотрудники используют деловую электронную почту, чтобы задавать вопросы, проверять информацию и выражать признательность. В своем деловом электронном письме вы четко формулируете свою цель, чтобы ваш читатель точно знал, почему вы ему пишете. При составлении делового электронного письма вы поддерживаете формальный, но дружелюбный тон, обращаясь непосредственно к клиенту.
Общие компоненты деловой электронной почты включают в себя:
Тело, включая цель сообщения
5 распространенных шаблонов деловой электронной почты с примерами
При написании деловой электронной почты вы можете помнить о нескольких факторах, чтобы убедиться, что вы эффективно общаетесь с клиентом. Рассмотрите следующие типы электронных писем, чтобы понять, какое сообщение отправить:
1. Представьтесь
Ан вводное электронное письмо это первое электронное письмо, которое вы отправляете человеку. Вы предоставляете основную информацию о себе и объясняете причину своего сообщения. Это начальное электронное письмо поощряет связь между вами и клиентом, а призыв к действию является общей частью заключительного заявления. Сказать клиенту, что он может связаться с вами, если у него возникнут какие-либо вопросы, — это хороший способ начать разговор.
Шаблон
Доброе утро, \[Client\],
Я хотел бы официально представиться. Меня зовут \[name\] а я из\[company\]компания, ориентированная на \[industry\]. Мы понимаем важность \[topic that relates to the customer’s needs\]. Если вы заинтересованы в наших услугах, пожалуйста, свяжитесь со мной по \[contact information\]. В ожидании ответа от вас!
Лучший,
\[Name\]
\[Phone number\]
\[Email address\]
Пример
Доброе утро, мистер Шихан,
Я хотел бы официально представиться. Меня зовут Итан, и я из Secure Shield, компании, специализирующейся на защите вашего дома с помощью камер видеонаблюдения и сигнализаций. Мы понимаем важность обеспечения безопасности вашей семьи и хотим, чтобы у вас была лучшая система безопасности, отвечающая вашим потребностям и бюджету.
Если вы заинтересованы в наших услугах, свяжитесь со мной по адресу ccrenshaw@secureshield.com или позвоните мне по телефону 546-939-3984. В ожидании ответа от вас!
Лучший,
Чарльз Креншоу
2. Последующие действия
Вы пишете последующее электронное письмо при обращении к клиенту через некоторое время. Последующие электронные письма полезны, когда вы хотите поддерживать связь со своим клиентом или обновлять их любой новой информацией. Обычно вы пишете последующее электронное письмо, чтобы задать любые вопросы, которые у вас есть о вашем взаимодействии с клиентом.
Шаблон
Привет \[Client\],
Я свяжусь с вами по поводу вашего недавнего телефонного звонка с \[company\]. Я просто хотел подтвердить вашу встречу для вашего \[service\] на \[day\] и \[time\]. Пожалуйста, дайте нам знать, если этот день и время все еще подходят для вас!
Искренне,
\[Name\]
\[Phone number\]
\[Email address\]
Пример
Здравствуйте, мистер Колпс.
Я отслеживаю вашу недавнюю покупку одного из наших продуктов здесь, в Metal Auto Shop. Я просто хотел подтвердить вашу встречу для замены масла во вторник в 13:00 Пожалуйста, дайте нам знать, если этот день и время все еще подходят для вас!
Искренне,
Хизер Кронски
3. Ценить клиента
Отправить электронное письмо с благодарностью клиентам поделиться своей благодарностью за их бизнес. Этот тип электронной почты — отличный способ поддерживать долгосрочные отношения с вашей клиентской базой. Когда вы пишете благодарственное письмо клиенту, вы даете ему понять, что вы его цените и хотите продолжать с ним бизнес.
Шаблон
Добрый вечер, \[Client\],
Я обращаюсь от имени \[company\] поблагодарить вас за \[action\]. Мы очень ценим ваш \[action\]. Мы надеемся увидеть Вас снова скоро!
С уважением,
\[Name\]
\[Phone number\]
\[Email address\]
Пример
Добрый вечер, миссис Ю,
Я обращаюсь от имени LettuceEat, чтобы поблагодарить вас за отзыв о нашем ресторане на ReviewIt. Мы очень ценим ваши добрые слова и рекомендуем наш ресторан другим на платформе. LettuceEat очень рад, что вам понравились наши веганские варианты и ваш опыт работы с нами. Пожалуйста возвращайся скорее!
С уважением,
Сара Гиббс
4. Спрашивать о чем-то
Вы можете использовать письмо с запросом когда вам нужна дополнительная информация от клиента или вы хотите задать вопрос. При написании электронного письма с запросом задавайте свои вопросы прямо и сразу, чтобы цель вашего сообщения была ясной и понятной.
Шаблон
Добрый день, \[Client\],
Я пишу вам по электронной почте относительно \[topic\]. Я просто хотел уточнить у вас о\[question\]. Пожалуйста, свяжитесь с нами как можно скорее. Мы хотим убедиться в \[topic\].
Лучший,
\[Name\]
\[Phone number\]
\[Email address\]
Пример
Добрый день, мистер Рутгерс,
Я пишу вам по электронной почте относительно вашего адреса доставки для вашей последней покупки. Я просто хотел уточнить у вас, что у вас разные адреса для выставления счетов и доставки? Пожалуйста, свяжитесь с нами как можно скорее. Мы хотим убедиться, что вы получите ваш заказ правильно!
Лучший,
Ханна Джонс
5. Просьба о рекомендациях
Письма с реферальными запросами отличный вариант, когда вы ищете дополнительных клиентов. Выбирая клиента для отправки электронной почты, убедитесь, что у вас крепкие отношения с этим человеком, поэтому ваша услуга уместна.
Шаблон
Привет \[Client\],
Надеюсь, у вас отличный день. Обращаюсь к вам по поводу потенциального реферала. Если бы вы хотели, \[company\] было бы здорово, если бы вы порекомендовали своим друзьям посетить наш \[product\]?
Искренне,
\[name\]
Пример
Здравствуйте, миссис Фаррис,
Я надеюсь, что вы отлично проводите пятницу. Обращаюсь к вам по поводу возможного направления. Если вы не против, Академия Acing the Test была бы рада, если бы вы могли порекомендовать своим друзьям воспользоваться нашими репетиторскими услугами? Мы были бы очень признательны за их услуги.
Искренне,
Фиона Тернер