20 способов начать электронное письмо
Ханне Кейлинг
11 октября 2021 г.
Ханне была старшим контент-менеджером в компании Indeed.
Умение писать четкие, дружелюбные и профессиональные электронные письма является основополагающим навык для вашей карьеры. Правильное начало и завершение писем может помочь вам наладить отношения и выполнить работу.
В этой статье мы расскажем, как начать электронное письмо, включая советы и несколько стартеров электронной почты, которые вы можете использовать в своей следующей переписке.
Почему важно правильно начать электронную почту
Электронная почта — важная форма общения, такая же, как телефонные звонки и видеоконференции. Вы должны относиться к каждому электронному письму как к возможности развить взаимное уважение со своими коллегами. Написав отличное начало электронной почты, вы, скорее всего, произведете положительное первое впечатление. Такое впечатление может побудить вашу аудиторию прочитать полное сообщение вашего электронного письма и предпринять необходимые действия.
Описание изображения
Профессиональные советы по приветствию по электронной почте:
Избегайте гендерного языка
Избегайте восклицательных знаков
Избегайте случайных выражений, таких как “Эй,”
Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «сэр» или «мадам».
Избегайте использования фразы «Для кого это может касаться»
Не используйте время суток, например «Доброе утро» или «Добрый вечер».
Избегайте использования «Дорогой [Job Title]” если возможно
Как начать электронную почту
Есть несколько ключевых рекомендаций, которые следует учитывать при составлении начала электронного письма:
Назовите все имена, которые вы используете, правильно. Неправильное написание имени получателя может вызвать у него чувство неуважения — если вы не нашли время, чтобы узнать его имя, он вряд ли поверит, что вы уделили внимание другим важным деталям. Чтобы обеспечить внимательное прочтение всей электронной почты и наладить отношения с получателями, убедитесь, что вы правильно пишете их имена. Если вы переписывались с ними по электронной почте, их имя, скорее всего, уже есть в их электронной почте и/или в подписи. Если нет, проведите небольшое исследование, чтобы убедиться, что вы правильно поняли их имя.
Держите это профессионально. Может показаться заманчивым показаться дружелюбным или взволнованным в приветствии по электронной почте, используя забавное приветствие, смайлик или восклицательные знаки. Имейте в виду, что всегда лучше ошибаться в сторону профессионального и минимального.
Знайте свою аудиторию. Вы должны адаптировать свое приветствие к вашей аудитории. Если вы хорошо знаете получателя(ей), может быть уместно использовать более непринужденное приветствие. Ваше приветствие также может измениться, если вы обращаетесь к одному человеку, нескольким людям или многим людям. Убедитесь, что ваше приветствие соответствует людям, которым вы пишете.
Что включать в начало ваших электронных писем
В начале вашего электронного письма должно быть следующее:
1. Приветствие
Чтобы начать электронное письмо, вы должны начать с приветствия. Вы можете сделать это разными способами в зависимости от причины, по которой вы пишите, и от того, кому вы пишите.
2. Добрые пожелания (по желанию)
После вашего приветствия необязательно добавлять быструю позитивную заметку, например: «Надеюсь, все хорошо» или «Надеюсь, у вас были потрясающие выходные». Это уместно, если вы не писали получателю в течение длительного времени или если у вас с ним близкие отношения. Если вы знаете, что ваша аудитория ценит краткую заметку, содержащую только ключевую информацию, вы можете пропустить эту часть.
3. Причина написания
Затем обязательно включите краткое предложение или два о том, почему вы пишете. Информирование получателя о цели вашего электронного письма может помочь задать тон остальной части вашей корреспонденции.
Давайте подробнее рассмотрим приветствия по электронной почте, которые вы можете использовать в зависимости от электронного письма.
Примеры приветствия по электронной почте
Вот несколько примеров приветствий, с которых вы можете начать свое электронное письмо. Как обсуждалось в приведенных выше советах, обязательно выберите приветствие, подходящее для вашей аудитории, и причину написания:
При письме одному или двум получателям:
дорогая [Name],
дорогая [Name] а также [Name],
Привет [Name],
Привет [Name],
[Name],
При письме трем и более получателям:
Всем привет,
[Group or team name],
Привет, команда,
Всем привет,
Всем привет,
Доброе утро,
Добрый день,
Добрый вечер,
Если вы не уверены в имени получателя:
Уважаемый господин,
Уважаемая госпожа,
Уважаемые дамы и господа,
Привет,
Привет,
Уважаемый менеджер по найму!
Привет,
Способы начать электронное письмо с примерами
Вот примеры того, как вы можете начать электронное письмо в различных сценариях, применяя приведенные выше советы и методы.
При приеме на работу:
«Дорогая Жанин,
Надеюсь, у Вас все хорошо. Я пишу в ответ на вашу вакансию на должность помощника по приему…»
После завершения интервью:
«Здравствуйте, Хавьер,
Еще раз спасибо, что нашли время, чтобы встретиться со мной по поводу должности менеджера по бухгалтерскому учету сегодня. Я отслеживаю дополнительную информацию, которую вы запросили относительно моего портфолио…»
При организации встречи:
«Приветствую команду,
Я протягиваю руку, чтобы назначить встречу по поводу предстоящего проекта…»
При представлении новых членов команды:
«Келли,
Привет! Я пишу, чтобы познакомить вас с новым членом нашей HR-команды, Хелен Фарбер…»
При принятии предложения о работе:
«Привет, Киран,
Большое спасибо, что вернулись ко мне. Я рад узнать о предложении…”
Написание писем — важная часть любой работы. Обязательно потратьте некоторое время на то, чтобы подумать о своей аудитории и о том, почему именно вы пишете. Это может помочь вам построить четкую коммуникацию, которая строит отношения и продвигает проекты вперед. Профессиональное начало электронной почты может создать положительное первое впечатление.