16 советов по планированию успешных мероприятий

10 марта 2022 г.

Если вы занимаетесь планированием мероприятий и готовитесь к проведению своего следующего мероприятия, отличные способности к планированию мероприятий могут оказаться полезными при его организации. У клиентов могут быть разные ожидания в отношении каждого мероприятия, поэтому важно определить методы, которые помогут вам ориентироваться в процессе планирования. Выявление полезных советов или методов может улучшить ваши навыки планирования мероприятий, чтобы обеспечить их успех. В этой статье мы рассмотрим, что такое планирование мероприятий, объясним, что такое планировщик мероприятий, и дадим 16 советов по эффективному планированию мероприятий.

Что такое планирование мероприятий?

Планирование событий — это акт организации и управления событием, мероприятием или событием. Некоторые примеры категорий событий включают общественные собрания, семинары, свадебные церемонии, корпоративные встречи, благотворительные мероприятия и различные праздники. Планирование мероприятия часто включает в себя следующие задачи:

• Подготовка бюджетов

• Организация персонала

• Составление графиков для сотрудников

• Установка временных рамок для каждого события

• Подбор и бронирование площадок

• Найм поставщиков

• Координация перевозки гостей

• Аренда оборудования

• Разработка макета мероприятия

Что такое планировщик мероприятий?

Ан планировщик событий является профессионалом в индустрии мероприятий, который отвечает за планирование и управление встречами и специальными мероприятиями. Они контролируют все аспекты мероприятия, чтобы убедиться, что оно идет по плану. Организаторы мероприятий часто управляют бюджетом, устанавливают даты мероприятий, выбирают места проведения и организуют размещение гостей. Конкретные обязанности организатора мероприятий зависят от многих аспектов, включая размер и категорию мероприятия, образование планировщика и его опыт планирования мероприятий.

Подробнее: Узнайте о том, как стать организатором мероприятий

16 советов по планированию мероприятий

Вот 16 советов по планированию, которые вы можете использовать при подготовке к следующему мероприятию:

1. Начните планировать заранее

Во-первых, нужно поставить конкретную цель для мероприятия. Определите, какова конечная цель мероприятия. Это может быть сбор средств, светское мероприятие или корпоративное уединение. Четкое понимание цели вашего мероприятия поможет вам сосредоточиться на важных деталях мероприятия, от выбора места проведения до поиска спонсоров.

Начните готовиться и планировать мероприятие заблаговременно, чтобы убедиться, что вы поговорили с поставщиками и площадками, забронировали у них и спланировали график для всех аспектов мероприятия. Раннее планирование может помочь вам выявить потенциальные препятствия, разработать решения и обеспечить успешное проведение мероприятия.

2. Придерживайтесь бюджета

Определите, сколько вы можете потратить на место проведения, питание, развлечения и прочие расходы. Не забудьте учесть все возможные затраты с самого начала, чтобы не получить сумму, превышающую вашу первоначальную оценку.

3. Получите это в письменном виде

Когда вы заключаете контракты с вашими поставщиками, убедитесь, что вы включили правила о том, что происходит, когда значительные изменения происходят через один-три месяца, одну-четыре недели и в день события. Настройте своих поставщиков с теми же политиками штрафов за просрочку платежа и затратами, которые вы используете со своими клиентами. Кроме того, не забудьте получить объем работы в письменном виде.

4. Тщательно выбирайте место

Знайте свою аудиторию, когда ищете подходящее место для своего мероприятия. Выберите обстановку, в которой ваши гости будут чувствовать себя комфортно. Например, конференция для руководителей высшего звена нуждается в более официальном месте, чем то, которое используется для тимбилдинга.

5. Спланируйте свою программу

Подумайте, что вы хотите включить в программу мероприятия. Например, вы можете захотеть пригласить основного докладчика, семинары или торговые выставки. Хотя вы можете продолжать уточнять детали вплоть до важного дня, ваши гости захотят знать, чего ожидать. Обеспечьте их базовой структурой или повесткой дня как можно раньше.

6. Имейте запасной план поставщика

Обязательно свяжитесь с поставщиками и площадками за месяц до мероприятия, чтобы убедиться, что все готовы к вашему мероприятию. Просмотрите все контракты, чтобы предотвратить недопонимание. Если что-то пойдет не так с вашими поставщиками, это, скорее всего, возникнет в последнюю минуту. Лучше всего иметь по крайней мере три варианта резервного копирования — со всеми доступными соответствующими данными — для каждого типа поставщика, который понадобится вашему мероприятию.

7. Создайте временную шкалу и контрольный список

Крайние сроки, как правило, работают лучше, чем открытые списки дел, поэтому как можно скорее начните дорабатывать, когда необходимо принять конкретные решения и выполнить определенные работы, чтобы не сбиться с пути.

Контрольные списки могут помочь вам упорядочить информацию, чтобы вы могли понять, какие задачи вам нужно выполнить, установить сроки для каждой задачи и определить любую дополнительную поддержку, которая может вам понадобиться. Контрольный список также может помочь вам составить временные и финансовые оценки, пока вы находитесь на этапе подготовки. Кроме того, наличие контрольного списка может упростить измерение вашего прогресса при выполнении каждой задачи для вашего мероприятия.

По мере приближения даты мероприятия обновляйте временную шкалу и контрольный список, учитывая следующие предлагаемые вопросы:

• Когда придут продавцы?

• Кто является точкой контакта?

• Когда еда должна быть готова?

• В какой момент живая группа должна уступить место диск-жокею?

8. Подумайте о том, чтобы заказать фотографа

Вы можете отложить деньги, чтобы заплатить опытному фотографу или видеооператору, чтобы отметить ваше мероприятие. Найдите фотографов и видеооператоров рядом с вашим местом проведения и свяжитесь с ними, чтобы узнать цены. Часто у видеооператоров и фотографов есть цены на пакеты мероприятий или почасовые ставки, на которые они могут ссылаться при бронировании. Фотосъемка или видеосъемка вашего мероприятия может предоставить полезный контент для всех медиаканалов. Фотографии на месте также могут подарить посетителям особую память о развлекательном мероприятии.

9. Общайтесь с другими в индустрии планирования мероприятий

Организаторы мероприятий часто развивают отношения с поставщиками и местами проведения мероприятий, поэтому у них может быть множество вариантов для рассмотрения при планировании мероприятия. Установление связей с другими профессионалами в отрасли может помочь вам определить, какие поставщики и места лучше всего подходят для выполнения определенных функций. Эти связи также могут помочь вам продвигать свои услуги и привлекать потенциальных клиентов.

10. Эффективно общаться с поставщиками и персоналом

Предоставление четких каналов для связи с поставщиками, спонсорами, клиентами и персоналом компании может помочь вам более эффективно координировать мероприятие. Убедитесь, что все участники осведомлены о том, что вы доступны в любое время, и предложите им обращаться с вопросами или проблемами. Способы коммуникации включают переписку по электронной почте, личные встречи, видеочаты и телефонные звонки.

11. Планируйте вызовы

Вы можете столкнуться с проблемами или препятствиями в процессе планирования или самого мероприятия, поэтому очень важно подготовиться к таким проблемам в самом начале процесса планирования. Создайте список потенциальных проблем, таких как погода, низкая посещаемость, отмена в последнюю минуту или отсутствие персонала мероприятия. Затем создайте решения для этих сценариев, в том числе:

• Наличие резервного места, куда можно обратиться, если позволит погода

• Наличие дополнительных поставщиков, с которыми можно связаться в случае отмены

• Привлечение дополнительных сотрудников к мероприятию в случае болезни

• Использование маркетинговых стратегий для эффективного продвижения мероприятия для увеличения посещаемости

12. Поделитесь своим планом резервного копирования

Важно подготовиться к успешному выполнению события, даже если произойдут неудачи. Иногда события требуют преодоления непредвиденных препятствий. Полезно иметь запасной план, чтобы убедиться, что ваше мероприятие будет успешным, независимо от того, какой план действий вы используете. Поделитесь своими планами резервного копирования с персоналом, поставщиками и местом проведения, чтобы получить одобрение и объяснить, какие политики и процедуры следует соблюдать в случае возникновения препятствия.

13. Реализуйте стратегии продвижения событий

Полезно начать продвигать ваше мероприятие за несколько месяцев до него, чтобы создать предвкушение праздника и дать вашим потенциальным посетителям время спланировать ваше мероприятие и ответить на приглашение. Используйте рекламные инструменты, такие как приглашения в социальных сетях или рекламные кампании в Интернете. Вы также можете создавать рекламные продукты, такие как брелки, ручки или наклейки, с указанием даты и времени мероприятия. В своих онлайн-рекламных акциях включите интересную информацию о еде и напитках мероприятия, спонсорстве, артистах, продавцах, теме и соответствующей одежде.

14. Используйте маркетинг в социальных сетях

Маркетинг в области СМИ — отличный онлайн-инструмент для привлечения гостей и убеждения их посетить ваше мероприятие. Это позволяет вам объявить о мероприятии на нескольких страницах в социальных сетях, чтобы предоставить эксклюзивные подробности и интересные новости, например, кто спонсирует мероприятие, какова тема и какие артисты выступают. Вы также можете указать график событий, цены на билеты и место. За месяц до мероприятия реализация кампании в социальных сетях может максимизировать охват аудитории и посещаемость гостей. Другие способы использования социальных сетей включают в себя:

• Мотивация гостей посещать и делиться контентом с помощью бесплатных конкурсов на различных платформах.

• Поощряйте гостей публиковать изображения или видео с мероприятия с хэштегом в подписи для повышения узнаваемости бренда.

• Просьба к гостям поделиться событием в своих профилях в социальных сетях, чтобы получить код скидки или специальные условия во время мероприятия.

15. Составьте план уборки

Ваше мероприятие не заканчивается, когда гости уходят. Учитывайте каждую мелочь от настройки до резервного копирования. Не забывайте о вывозе мусора, хотя эти услуги иногда включаются в стоимость зала. Успешное мероприятие состоит из деталей, даже самых мелких.

16. Спросите об обратной связи

Чтобы оценить общий успех вашего мероприятия и определить возможности для улучшения, соберите отзывы от своих сотрудников, поставщиков, посетителей и клиентов. Полезная обратная связь поможет вам улучшить ваши будущие мероприятия.

Как улучшить свои навыки планирования мероприятий

Организаторам мероприятий могут потребоваться различные навыки для планирования и проведения различных типов мероприятий. Организаторы мероприятий могут нести ответственность за многие аспекты мероприятия, от бронирования услуг кейтеринга до выбора цветовой схемы или темы для вечеринки, поэтому важно иметь отличные навыки планирования мероприятий, занимаясь этой карьерой. Некоторые навыки планирования мероприятий включают в себя:

• Внимание к деталям: планирование декора стола, декораций и освещения, размещение гостей и соблюдение сроков — все это требует особого внимания к деталям. Существование внимание к деталям может помочь вам предотвратить конфликты во временной шкале или с клиентом относительно его ожиданий от мероприятия.

• Межличностное общение: наблюдение за сотрудниками, общение с профессионалами отрасли и взаимодействие с гостями на протяжении всего мероприятия включают навыки межличностного общения. Эти навыки могут гарантировать, что вы общаетесь искренне и передаете информацию, чтобы все люди, с которыми вы взаимодействуете, понимали, чего ожидать до, во время и после мероприятия.

• Многозадачность: тайм-менеджмент, расстановка приоритетов, концентрация и умение справляться с трудностями — все это способности к многозадачности, которые позволяют организаторам мероприятий преуспеть в своей профессии. Навыки многозадачности важны на этой должности, потому что многие части мероприятия могут происходить одновременно, например, отвечать на вопросы о графике питания при общении с клиентом о посещаемости.

• Организация: Отлично организаторские способности включают в себя использование тайм-менеджмента и координации для оказания поддержки на протяжении всего организационного процесса планирования мероприятия. Организатор мероприятий использует организационные навыки при составлении графиков, соблюдении бюджета, планировании персонала и поставщиков и соблюдении сроков проведения мероприятий для бронирования мест и развлечений.