11 правил этикета на встречах |
Эффективность деловых встреч напрямую влияет на производительность и успех компании. Одним из основных факторов, влияющих на эффективность собраний, является этикет, демонстрируемый участниками. Соблюдение набора правил делового этикета может помочь вам продемонстрировать профессионализм и лидерские качества, которые могут помочь вам в дальнейшем развитии вашей карьеры. В этой статье мы обсудим, что такое этикет деловой встречи, почему это важно, и советы по поддержанию хорошего этикета деловой встречи.
Что такое деловой этикет?
Этикет деловых встреч относится к стандарту поведения, ожидаемого на рабочем месте во время встреч. Совещательный этикет, как и обычный деловой этикет, побуждает участников вести себя профессионально и уважительно. Этикет деловой встречи включает в себя такие действия, как приходить вовремя, слушать, не перебивая, не доставать телефон и быть готовым. Этикет деловой встречи может несколько меняться в зависимости от ситуации. Например, для более формальной встречи в офисе важно предоставить повестку дня. Это не обязательно для более случайной деловой встречи за ужином.
Почему важен этикет деловой встречи?
Есть несколько причин, почему этикет встречи важен, в том числе:
Улучшает общение
Этикет деловых встреч способствует созданию атмосферы взаимного уважения между людьми на рабочем месте, что способствует тесному общению.
Повышает производительность
Различные аспекты этикета деловых встреч, такие как активное слушание, подготовка и повестка дня, повышают эффективность проведения встреч, увеличивая продуктивность этого времени.
Улучшает отношения
Этикет деловых встреч помогает людям чувствовать уважение на встречах, что приводит к более крепким отношениям на рабочем месте.
11 советов по хорошему этикету на встрече
Следуйте этим общим правилам правильного этикета на встрече:
Быть пунктуальным
Приход на встречи вовремя показывает зрелость, профессионализм и вежливость по отношению к остальным участникам встречи. Лидеры хотят, чтобы их встречи проходили эффективно, поэтому устранение отвлекающих факторов, связанных с опозданием, является важным шагом в этом процессе. За пределами рабочего места опаздывать на общественные мероприятия или встречи может быть нормально, но в профессиональной среде обычно ожидается, что участники прибудут вовремя.
Еще лучше прийти на несколько минут раньше, чтобы вы могли сесть и подготовиться до начала встречи. Если вы обнаружите, что опаздываете на встречу, извинитесь перед всеми, присядьте и сразу же сосредоточьтесь на обсуждении.
Приготовьтесь
Многие организаторы собраний рассылают электронные письма с кратким изложением повестки дня, особенно если это собрание с большим количеством людей и несколькими темами, которые организатор хочет обсудить. Повестка дня обеспечит бесперебойную и эффективную работу встречи. Они также могут попросить участников принести материалы для заметок, прийти с предложениями или идеями по теме или выполнить задание перед собранием. Убедитесь, что вы полностью подготовлены ко всему, что требует организатор.
Одевайтесь профессионально
В зависимости от характера вашего офиса, соответствующая одежда может варьироваться. Соблюдайте правила дресс-кода, установленные вашим офисом для встреч в офисе. Если вы встречаетесь с клиентом за пределами офиса, обычно применяются те же правила, но вы можете спросить своего менеджера, какая одежда подходит, если у вас есть сомнения.
Говорите достаточно громко
Когда вы говорите во время встречи, убедитесь, что говорите громко и четко, чтобы все могли вас слышать. Это изображает уверенность и заставляет вас выглядеть более профессионально. Это также гарантирует, что все слышат ваши мысли и могут реагировать соответствующим образом. Мягкая речь может повлиять на эффективность встречи, если вам нужно повторить или кто-то неправильно вас расслышал.
Активно слушайте и участвуйте
Продуктивность совещаний зависит от того, насколько хорошо участники слушают других и активно участвуют в дискуссиях. Вы можете практиковать активное слушание, кивая или перефразируя то, что говорит другой человек, чтобы показать понимание, выражая свое беспокойство или задавая конкретные вопросы. Помимо того, что вы показываете человеку, что вы уважаете его мнение и хотите услышать, что он хочет сказать, активное слушание помогает вам оставаться сосредоточенным и давать более осмысленные ответы.
Говорите по очереди
Деловые встречи иногда приводят к захватывающим и страстным разговорам, в которых каждый хочет внести свой вклад. Лучше всего дождаться своей очереди говорить и дать другим закончить свои мысли, прежде чем вступать в разговор. Следуйте всем правилам речи, которые есть у ведущего, например, поднимайте руку. Кроме того, запишите основные моменты, если вы думаете, что можете забыть, что хотите сказать, пока ждете, но постарайтесь продолжать слушать разговор во время письма.
Следите за повесткой дня
Не отклоняться от темы — это хороший деловой этикет, потому что это сокращает время, затрачиваемое на второстепенные вопросы. Деловые встречи иногда выходят за рамки повестки дня, но для фасилитатора будет полезно, если вы продолжите работу и постараетесь сделать встречу продуктивной. Если можете, верните разговор к исходной теме, если заметите, что он сместился к другой теме.
Задавайте вопросы в подходящее время
Лучше всего задавать вопросы во время презентации в подходящие моменты, когда ваш вопрос имеет отношение к информации докладчика. Будьте вежливы и дождитесь перерыва в их речи, чтобы поднять руку. Они также, вероятно, будут приглашать участников периодически задавать вопросы во время презентации. Старайтесь не задавать все свои вопросы в самом конце, когда встреча должна быть завершена. Если в конце у вас остались вопросы без ответа, вы можете остаться, чтобы задать их в частном порядке или отправить электронное письмо руководителю собрания.
Будьте внимательны к своему языку тела
Во время долгих совещаний легко стать беспокойным. Старайтесь избегать следующих привычек:
Выстукивая ручки
ерзать
Поворот стула из стороны в сторону
Постукивая ногами
Шуршащие бумаги
Издавать тихие звуки, такие как гудение или щелчки
Хотя такое поведение безвредно за вашим рабочим столом, оно может отвлекать докладчиков и слушателей и создавать у них впечатление, что вы не заинтересованы. Обратите внимание на язык тела, который вы используете на встрече.
Отложите технологии
Многие люди склонны держать свои телефоны на столе во время совещаний, но это может отвлечь внимание, если он случайно зазвонит, загудит или загорится. Выключите устройство или заглушите его, а затем уберите в невидимое место, например в сумочку, портфель или карман куртки. Вы можете взять с собой бумагу и ручку, чтобы делать заметки и не отвлекаться на технологии. Однако, если вам нужно обратиться к информации на вашем ноутбуке, уточните у органайзера, уместно ли взять ее с собой.
Ешьте и пейте правильно
Обычно во время совещаний можно пить воду и кофе, но проверьте, можно ли принести с собой еду. Часто запах еды и звуки жевания могут отвлекать других, поэтому, вероятно, лучше оставить еду после встречи. Если это обеденная встреча, ешьте тихо и соответственно. Кроме того, всегда убирайте за собой и оставляйте свое место таким, каким вы его нашли.