So verfolgen Sie die Ausgaben kleiner Unternehmen (mit Tipps) • BUOM

Für Unternehmen jeder Größe ist es wichtig, ihre finanzielle Gesundheit durch die Optimierung der Prozesse zur Erfassung von Geschäftsausgaben zu verwalten. Durch die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben können Sie erkennen und regulieren, wie Sie Geld ausgeben, und rechtzeitig Anpassungen vornehmen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Geschäftsausgaben einfach und effektiv verfolgen und geben Ihnen einige hilfreiche Tipps.

Warum Geschäftsausgaben verfolgen?

Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist wichtig, da Sie so bestimmen können, wie die Mittel verwendet werden sollen, z. B. ob mehr oder weniger für Reisen, Büromaterial oder Büroausrüstung verwendet werden sollen. Darüber hinaus kann die Verfolgung von Geschäftsausgaben während der Steuersaison hilfreich sein, da sie die Abschreibung von Ausgaben erleichtert. Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung und kann Buchhaltern dabei helfen, ihre Finanzunterlagen genau zu verwalten.

So verfolgen Sie Geschäftsausgaben in 6 Schritten

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie Ihre Geschäftsausgaben im Auge behalten:

1. Eröffnen Sie ein Geschäftsbankkonto

Eröffnen Sie ein Geschäftskonto und nutzen Sie es nur für geschäftliche Transaktionen. Es ist hilfreich, ein separates Bankkonto für Ihr Unternehmen zu haben, um Ihre Geschäftsausgaben erfassen und einsehen zu können, da so verhindert wird, dass diese mit Ihren persönlichen Bankkontotransaktionen verwechselt werden. Möglicherweise möchten Sie auch darüber nachdenken, eine Kreditkarte für Ihre Geschäftsausgaben zu eröffnen.

2. Wählen Sie ein Buchhaltungssystem aus

Wählen Sie ein Buchhaltungssystem, das Ihren Geschäftszielen entspricht, damit Sie Ihre Ausgaben verfolgen können. Es sind viele Buchhaltungssysteme online verfügbar, sodass Sie sie vergleichen können, um festzustellen, welches für Ihr Unternehmen das richtige ist. Zusätzlich zu einem Buchhaltungssystem können Sie eine Tabellenkalkulationssoftware verwenden, um die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens zu erfassen.

3. Wählen Sie Kassenbuchhaltung oder Periodenrechnung.

Wählen Sie für Ihr Buchhaltungssystem die Kassenbuchhaltung oder die Periodenrechnung. Bei der periodengerechten Buchhaltung erfassen Sie Ausgaben, wenn eine Transaktion stattfindet, was bedeutet, dass die Transaktion abgeschlossen ist, das Bargeld jedoch möglicherweise noch nicht unterwegs ist. Bei der Kassenbuchhaltung erfassen Sie die Ausgaben nach der Überweisung des Bargeldes, d. h. die Ausgaben werden erst nach Zahlungseingang erfasst.

Während die Bargeldbuchhaltung einfacher ist, weil sie einfach auf dem Austausch von Bargeld basiert, ist die periodengerechte Buchführung oft eine genauere Darstellung der finanziellen Gesundheit, da sie auch umfassen kann, wie viel Geld Sie schulden und wie viel Geld andere Ihnen schulden.

4. Verbinden Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Buchhaltungssoftware.

Sie können die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben erleichtern, indem Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Buchhaltungssoftware verbinden. Diese Methode kann eine zusätzliche Schutzebene bieten und zum Schutz Ihrer Finanzdaten beitragen, da sie Ihnen mehr Kontrolle und Kontrolle verschafft.

Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie alle Ihre Geschäftstransaktionen automatisch direkt in die Buchhaltungssoftware Ihrer Wahl hochladen. Der automatische Import stellt sicher, dass Sie keine Änderungen an Ihrem Geschäftskonto verpassen. Bei jeder Anmeldung im Programm werden neue Ausgaben angezeigt, was dazu beiträgt, den Zeitaufwand für die Buchhaltung zu reduzieren.

5. Verwalten Sie Ihre Schecks

Das Aufbewahren von Kopien geschäftsbezogener Belege ist eine hervorragende Möglichkeit, Ausgaben zu verwalten und nachzuverfolgen. Dies kann während der Steuersaison hilfreich sein, da diese Aufzeichnungen wichtig sind, wenn Sie Nachweise für Steuerabschreibungen und -abzüge erbringen müssen. Es gibt auch mobile Apps, mit denen ein Bild eines Belegs erfasst und anschließend in einer digitalen Datenbank gespeichert werden kann. Dadurch kann die Notwendigkeit entfallen, alle physischen Kopien der Quittungen aufzubewahren. Es gibt auch Apps, mit denen Sie Geschäftsrechnungen eine Quittung beifügen können.

6. Erfassen und analysieren Sie Ihre Ausgaben

Notieren Sie alle Ihre Ausgaben, um sicherzustellen, dass sie berücksichtigt werden, und überprüfen Sie sie dann, wenn es Zeit für die Prüfung ist. Wenn Sie Ihre Ausgaben nicht automatisch erfassen möchten, gibt es Software und Apps, mit denen Sie Ihre Ausgaben manuell erfassen können. Darüber hinaus können Sie Ihre Ausgaben nach einem Zeitplan erfassen, beispielsweise am Ende eines jeden Monats oder zweimal im Monat.

Tipps zur Verfolgung von Geschäftsausgaben

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Ihre Geschäftsausgaben im Auge zu behalten:

Beauftragen Sie einen Buchhalter

Die Beauftragung eines Buchhalters ist eine Möglichkeit, Ihre Geschäftsausgaben genau und zeitnah zu erfassen. Ein Buchhalter ist ein Fachmann, der Ihre Finanzunterlagen überwachen und Sie über Ihre Geschäftstransaktionen und Finanzen auf dem Laufenden halten kann. Viele Buchhalter sind Freiberufler und arbeiten möglicherweise auf Vertragsbasis. Buchhalter können ihre Arbeit auch aus der Ferne erledigen, was eine größere Flexibilität ermöglicht. Sie können Online-Websites für Freiberufler durchsuchen, um Buchhalter zu finden, die ihre Dienste anbieten, und herauszufinden, welche Fachleute einen Gehaltssatz anbieten, der zu Ihrem Budget passt.

Ermitteln Sie Ihre steuerlich absetzbaren Ausgaben

Identifizieren Sie Ihre Betriebsausgaben, die steuerlich absetzbar sind, da dies insbesondere für kleine Unternehmen, Freiberufler und Start-ups dazu beitragen kann, Geld zu sparen und das Einkommen zu steigern. Einige Abzüge können Folgendes umfassen:

• Werbung: Dazu können Broschüren, Marketingvideos und jegliche Online-Werbung gehören.

• Miete: Dazu gehören Gebühren für die Miete von Maschinen und Geräten sowie für alle zusätzlichen Gegenstände und Immobilien, die Sie für geschäftliche Zwecke nutzen.

• Banken: Darin sind die Bankgebühren für die Eröffnung und Führung Ihrer Bankkonten enthalten.

• Fahrzeuge: Wenn Sie beruflich ein Auto, einen LKW oder ein anderes Fahrzeug nutzen, können Sie Kilometer und Benzinkosten abziehen.

• Wohnen: Sie können wohnungsbezogene Ausgaben absetzen, wenn Sie die Immobilie als Ihr Unternehmen betreiben, beispielsweise als häusliche Kindertagesstätte.

• Mahlzeiten: Wenn Sie planen, sich bei einem Essen zu treffen und Geschäfte zu besprechen, können Sie in der Regel 50 % Ihrer Kosten für Geschäftsessen absetzen.

• Reparaturen: Dazu gehören die Kosten für die Reparatur und Wartung von Geschäftsgeräten wie Faxgeräten, Druckern, Telefonen und Kopierern.

• Reisen: Wenn Sie geschäftlich reisen, beispielsweise mit einem Linienflug, sind diese Ausgaben oft abzugsfähig.

• Arbeitnehmer: Kosten für Löhne und Leistungen an Arbeitnehmer sind ebenfalls steuerlich absetzbar.