So erhöhen Sie die Projekttransparenz mit 12 Strategien • BUOM

Durch die Kommunikation mit anderen über den Status des Projekts kann jeder verstehen, was er tun muss, um erfolgreich zu sein, und was er von anderen in seinem Team erwarten kann. Manager, Kunden und Teammitglieder setzen auf eine Kultur der Transparenz, um sicherzustellen, dass die gewünschten Ergebnisse rechtzeitig erreicht werden. Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, kann das Wissen, wie Sie bei Ihrer Arbeit transparent sein und andere dazu ermutigen, transparenter zu sein, dazu beitragen, ein verantwortungsvolleres und kommunikativeres Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.

In diesem Artikel erklären wir, wie wichtig Projekttransparenz ist und wie Sie die Transparenz Ihrer Projekte am Arbeitsplatz erhöhen können.

Warum ist Projekttransparenz wichtig?

Transparenz gegenüber Ihrem Team und Ihren Kunden kann eine produktivere Unternehmenskultur schaffen und Ihnen helfen, Ihren Kunden bessere Produkte anzubieten. Projekttransparenz ist aus mehreren Gründen wichtig:

• Erwartungen setzen. Projekttransparenz weckt Erwartungen bei Ihren Teammitgliedern und hilft allen zu verstehen, was sie erreichen müssen und wann sie ihre Arbeit anderen Teammitgliedern präsentieren müssen.

• Vertrauen aufbauen: Transparenz schafft Vertrauen innerhalb des Teams, weil jeder versteht, was andere zu einem bestimmten Zeitpunkt tun, und weil jede Person anderen genug vertraut, um Informationen mit dem Team zu teilen.

• Produktivitätssteigerung. Wenn in einem Team eine Kultur der Transparenz herrscht und jeder den Status verschiedener Projektergebnisse kennt, ist es für alle einfacher, produktiv zu sein und ihre Leistung zu verbessern.

• Verbesserter Fokus: Transparenz kann auch den Projektfokus verbessern, da die Teammitglieder sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen und den Projektfortschritt überwachen können. Wenn eine Person anfängt, den Rahmen des Projekts zu sprengen, können andere bei der Korrektur helfen.

• Zusammenarbeit schaffen. Wenn Sie sich Ihren Teamkollegen öffnen und Ihre Arbeit besprechen, entsteht eine Kultur der Zusammenarbeit und verbessert die Teamarbeit innerhalb der Gruppe.

• Mentoring fördern: Wenn jemand einen Fehler macht, ermöglicht die Transparenz den Führungskräften, herauszufinden, wer den Fehler gemacht hat, ihn zu betreuen und ihm Ratschläge zu geben, um ähnliche Probleme in der Zukunft zu vermeiden.

• Fehler erkennen: Eine transparente Teamumgebung kann dabei helfen, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich auf das Projektergebnis auswirken.

• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Wenn Menschen untereinander und gegenüber ihren Kunden transparent sind, sind die Kunden tendenziell zufriedener mit dem Endergebnis und der Geschäftsbeziehung.

Verwandte Themen: (Wie man am Arbeitsplatz transparent bleibt)(https://buom.ru/career-advice/career-development/Быть-прозрачным)

So erhöhen Sie die Projekttransparenz

Hier sind 12 Schritte, um die Transparenz Ihrer Projekte bei der Arbeit zu erhöhen:

1. Bewerten Sie die aktuelle Kultur der Transparenz

Bevor Sie mit einem Projekt beginnen, ermitteln Sie den aktuellen Grad der Transparenz in Ihrem Team. Wenn Sie die Projekttransparenz erhöhen möchten, ist es wichtig, die aktuellen Gewohnheiten Ihres Teams zu verstehen, um Ihren Ausgangspunkt zu bestimmen und zu bestimmen, welche Änderungen Sie umsetzen können. Einige Teams benötigen möglicherweise nur kleine Verbesserungen, da das Unternehmen bereits über eine starke Transparenzkultur verfügt, während andere Teams möglicherweise erhebliche Verbesserungen vornehmen, um transparenter zu werden. Denken Sie an frühere Projekte zurück und denken Sie darüber nach, wie die Leute kommuniziert haben, wie oft sie Updates geteilt haben und wie verantwortlich die Leute für ihr Verhalten waren.

Verwandte Themen: (So ändern Sie die Unternehmenskultur in Ihrer Organisation)(https://buom.ru/career-advice/career-development/change-company-culture)

2. Erklären Sie die Notwendigkeit von Transparenz.

Wenn Sie planen, die Transparenz eines Projekts zu erhöhen, diskutieren Sie offen mit Ihren Teamkollegen darüber, warum Transparenz Ihrer Meinung nach wichtig ist. Indem Sie mit Ihren Kollegen die Notwendigkeit von Transparenz besprechen und darüber sprechen, wie Sie die Projektergebnisse durch mehr Transparenz verbessern möchten, können Sie Ihre Ziele mit denen ihrer Kollegen in Einklang bringen und Ihre Bemühungen effektiver gestalten. Wenn Sie besprechen, wie mangelnde Transparenz in der Vergangenheit den Erfolg eines Projekts beeinträchtigt hat, oder Ihre positiven Erfahrungen mit transparenten Strategien erwähnen, können Sie Ihre Ideen überzeugender machen.

3. Beschreiben Sie gängige Arbeitsabläufe

Erstellen Sie zu Beginn eines Projekts ein Diagramm aller Arbeitsprozesse innerhalb des Projekts. Durch die Erstellung eines Arbeitsablaufdiagramms können Sie nachvollziehen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist und wie sich ihre Aktionen auf Zeitpläne und Ergebnisse im gesamten Projekt auswirken. Teilen Sie diesen Plan allen Mitgliedern Ihres Teams mit, damit alle die umfassendere Perspektive des Projekts verstehen und nicht nur ihre individuelle Rolle. Dies schafft im gesamten Team ein Gefühl der Transparenz und fördert den Zusammenhalt innerhalb der Gruppe.

4. Legen Sie individuelle Rollen fest

Sobald jeder den Ablauf im Team verstanden hat, erläutern Sie die individuelle Rolle jedes Einzelnen innerhalb der Struktur. Treffen Sie sich als Team und besprechen Sie die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten und besprechen Sie, wann jeder Schritt im Projekt voraussichtlich abgeschlossen sein wird, um es an das nächste Teammitglied zu übergeben. In diesem Gespräch kann jeder besprechen, ob er seine Arbeitsbelastung für angemessen hält und ob er etwaige Verantwortlichkeiten im Projekt neu verteilen muss, um seine Ziele rechtzeitig zu erreichen.

5. Gewähren Sie Zugriff auf Kontaktinformationen

Ein wesentlicher Aspekt zur Erhöhung der Projekttransparenz besteht darin, sicherzustellen, dass alle am Projekt Beteiligten problemlos miteinander kommunizieren können. Veröffentlichen Sie genaue Kontaktinformationen aller Teammitglieder, z. B. E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. Sie können erwägen, ein Instant-Messaging-System nur für einzelne Mitglieder des Projektteams zu verwenden, damit jeder laufende Aktualisierungen im Zusammenhang mit dieser Aufgabe sehen kann.

Ermutigen Sie alle, schnell auf Teammitglieder zu reagieren, um Verzögerungen im Projekt zu vermeiden, und fördern Sie die eigene Verantwortung für die interne Kommunikation. Beispielsweise könnte jemand für die Übermittlung eines Ergebnisses bis Freitag verantwortlich sein und am Montag eine E-Mail mit einer Frage an seinen Vorgesetzten senden. Wenn der Manager nicht bis Donnerstag antwortet, kann dies den gesamten Arbeitsablauf stören. Eine transparentere Kommunikation im Team kann diese Verzögerung verhindern.

6. Klären Sie Aufgaben und deren Ergebnisse

Ein wichtiger Aspekt der Verantwortlichkeit ist sicherzustellen, dass jeder seine Aufgaben versteht und weiß, warum er sie erledigt. Wenn Sie Ihren Teamkollegen dabei helfen, ihre Verantwortlichkeiten zu klären und ihre Aufgaben zu verstehen, können Sie die Projekttransparenz erhöhen. Sie können dies tun, indem Sie ihnen bei der Recherche helfen und Fachbegriffe erklären.

Durch die Klärung von Aufgaben können Sie auch die Geschäftsergebnisse jeder Aufgabe erläutern. Die Erörterung des Beitrags jedes Projektteilnehmers zu den Zielen oder Finanzergebnissen des Kunden zeigt Transparenz im gesamten Projektmanagement.

7. Erklären Sie die Änderungen

Sollten sich während des Projekts Änderungen ergeben, besprechen Sie diese mit Ihrem Team und erläutern Sie diese ausführlich. Wenn möglich, bereiten Sie Ihr Team auf Änderungen vor, damit es seinen Teil des Projekts planen kann. Unabhängig davon, wie sie über die Änderung denken, kann eine ehrliche Diskussion und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, dazu beitragen, dass sie sich bei der Anpassung des Projekts wohler fühlen. Die Erörterung der strategischen Gründe für Änderungen in einem Projekt zeigt transparentes Denken, das die Mitarbeiter Ihres Teams dazu ermutigt, auch bei ihren eigenen Arbeitsentscheidungen transparent zu sein.

8. Treffen Sie sich als Gruppe

Geben Sie den Menschen die Möglichkeit, offen zu sein und miteinander zu kommunizieren, indem Sie Besprechungen für das gesamte Team planen. Wenn wir uns als ganzes Team treffen, hat jeder die Möglichkeit, um Feedback oder Hilfe bei seinem Teil des Projekts zu bitten. Auch wenn es sich bei diesen Besprechungen nur um kurze Check-ins handelt, ist die Abhaltung von Besprechungen für das gesamte Team eine gute Gelegenheit, um sicherzustellen, dass alle auf dem richtigen Weg sind, Aufgaben für das Projekt rechtzeitig einzureichen, und ihre Verantwortlichkeiten für die nächste Phase des Projekts verstehen.

Verwandte Themen: (So führen Sie eine effektive Mitarbeiterbesprechung durch)(https://buom.ru/career-advice/career-development/efficient-staff-meeting)

9. Aktualisieren Sie Ihre Kunden regelmäßig

Transparenz innerhalb des Teams ist für den Projektabschluss von entscheidender Bedeutung, aber es ist auch wichtig, transparent zu sein und mit Ihren Auftraggebern und Kunden zu kommunizieren. Senden Sie Ihren Kunden während der gesamten Projektlaufzeit regelmäßig Updates über Ihre Fortschritte. Bitten Sie sie um Feedback, wenn Sie Fragen haben, und seien Sie ehrlich, wenn Sie auf erhebliche Verzögerungen stoßen, die sich auf die endgültige Frist oder das Ergebnis des Projekts auswirken könnten. Kommunizieren Sie offen über andere wichtige Aspekte des Projekts, die sich auf den Kunden auswirken, wie etwa Kostenänderungen, unerwartete Personalfluktuationen oder aktualisierte Serviceangebote.

10. Bitten Sie die Leute, etwas zu teilen

Wenn die Leute während eines Projekts trotz Ihrer Bemühungen nicht transparent sind, sollten Sie darüber nachdenken, sie offen um Updates zu bitten. Wenn Sie Informationen über den Teil eines Projekts benötigen, sagen Sie ihm, dass Sie sich über Informationen zu seinem Prozess freuen würden. Sie können eine Frist festlegen, um weitere Informationen zu sammeln, oder ein Einzelgespräch vereinbaren, um Neuigkeiten auszutauschen und ein Brainstorming durchzuführen.

11. Rechenschaftspflichtmodell

Modellieren Sie verantwortungsvolles und transparentes Verhalten während des Projekts. Wenn Sie einen Fehler machen oder einen Fehler machen, der sich auf andere Projektbeteiligte auswirkt, seien Sie ehrlich und übernehmen Sie die Verantwortung für Ihr Handeln. Indem Sie anderen zeigen, dass es in Ordnung ist, die Verantwortung für Ihre Fehler zu übernehmen, solange Sie sie korrigieren, können Sie andere Menschen dazu befähigen, dasselbe zu tun. Ebenso kann das Teilen regelmäßiger Updates mit anderen Menschen dazu beitragen, dass sie sich wohler fühlen, wenn sie regelmäßig den Status ihrer Arbeit kommunizieren.

Связанный: (Rechenschaftspflicht und Verantwortung am Arbeitsplatz (mit 7 Tipps für Manager))(https://buom.ru/career-advice/career-development/difference-accountability-difference)

12. Projektdaten teilen

Transparenz umfasst mehr als nur Ihr Verhalten während eines Projekts. Es umfasst auch Unternehmensinformationen wie Projektfinanzen, Arbeitszeiten und Ressourcen. Geben Sie Ihrem Team nach Möglichkeit Zugriff auf Projektdaten, damit es die Leistung und den Fortschritt seiner selbst und des Teams als Ganzes verfolgen kann. Indem sie den Menschen Informationen über ihre Projekte geben, können sie intelligentere Entscheidungen darüber treffen, wie sie ihre Zeit nutzen, und fühlen sich motiviert, sie zu verbessern.