Erfahren Sie, wie Sie Bürokoordinator werden • BUOM

Was macht ein Bürokoordinator?

Ein Bürokoordinator ist ein kaufmännischer Fachmann, der dafür verantwortlich ist, den reibungslosen Ablauf des Büros sicherzustellen. Bürokoordinatoren arbeiten in fast allen Branchen, darunter im Gesundheitswesen, in der Personaldienstleistung, im Bildungswesen und in technischen Dienstleistungen. Sie unterstützen alle Büromitarbeiter, von der Führungskraft bis zum Berufseinsteiger. Die Aufgaben eines Bürokoordinators variieren je nach Standort, umfassen jedoch in der Regel Folgendes:

  • Entwicklung effizienter Büroabläufe für die Ablage von Dokumenten, die Nachverfolgung von Ausgaben, die Bezahlung von Lieferanten und andere Aufgaben

  • Überwachen Sie die Lagerbestände im Büro und senden Sie Bestellungen an das Management, wenn die Vorräte zur Neige gehen

  • Begrüßen Sie Kunden, die im Büro anrufen, und richten Sie ihre Fragen an die zuständigen Mitarbeiter

  • Verwalten Sie die Planung von Besprechungs- und Konferenzräumen für Führungskräfte

  • Vorbereitung und Versand von Unternehmenskorrespondenz in Papier- und elektronischen Formaten

  • Planung und Koordination von gesellschaftlichen Veranstaltungen und Geschäftsreisen

Durchschnittsgehalt

Die Gehälter für Bürokoordinatoren variieren je nach Arbeitgeber, Ausbildung, Erfahrung und Standort. Größere Unternehmen können ihren Bürokoordinatoren möglicherweise höhere Gehälter zahlen als kleinere Unternehmen. Eine Weiterbildung ist eine gute Möglichkeit, als Bürokoordinator ein höheres Gehalt zu verdienen. Prämien für außergewöhnliche Leistungen und Betriebszugehörigkeit können das Gehalt eines Bürokoordinators ebenfalls erhöhen. Für die aktuellsten Gehaltsinformationen von Indeed klicken Sie auf den Gehaltslink.

  • Übliches Gehalt in den USA: 16,22 $ pro Stunde

  • Einige Gehälter liegen zwischen 13,84 und 20,86 US-Dollar pro Stunde.

Anforderungen an einen Bürokoordinator

Bürokoordinatoren benötigen mindestens einen Associate-Abschluss und zwei Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung. Starke organisatorische und administrative Fähigkeiten helfen Bürokoordinatoren, in ihren Rollen hervorragende Leistungen zu erbringen.

Ausbildung

Bürokoordinatoren müssen mindestens einen Associate-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich haben. Die meisten Arbeitgeber bevorzugen Bewerber mit einem Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einer anderen verwandten Disziplin.

Während ihres Studiums erwerben Bürokoordinatoren vielfältige Fähigkeiten, darunter:

  • Finanzverwaltung

  • Projektmanagement

  • EDV-Kenntnisse

Die Weiterbildung

Personen, die sich für eine Stelle als Bürokoordinator mit einem Bachelor-Abschluss bewerben, müssen über mindestens zwei Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung verfügen. Kandidaten mit einem Associate-Abschluss benötigen in der Regel mehr Erfahrung, um sich einen Job als Bürokoordinator zu sichern.

Die Schulung am Arbeitsplatz hilft angehenden Bürokoordinatoren, das Gelernte anzuwenden und ihre Finanz-, Computer- und Projektmanagementfähigkeiten zu üben. Es hilft ihnen auch, sich mit einer bestimmten Büroumgebung und den damit verbundenen Abläufen vertraut zu machen. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Mitarbeiter in der Büroverwaltung zu Koordinatorpositionen zu befördern, weil sie bereits mit ihren Geschäftsabläufen vertraut sind.

Wenn Bürokoordinatoren Jobs bei neuen Arbeitgebern annehmen, erhalten sie in der Regel eine zusätzliche Schulung. Durch diese Zusatzschulung lernen neue Mitarbeiter die spezifischen Abläufe im Büroumfeld kennen.

Zertifikate

Die Zertifizierung zum Certified Administrative Professional (CAP) der International Association of Administrative Professionals (IAAP) ist die am häufigsten von Bürokoordinatoren erworbene Zertifizierung. Die Zertifizierung ist freiwillig, kann Bürokoordinatoren jedoch dabei helfen, Jobs und höhere Gehälter zu finden und ihre Managementkenntnisse zu verbessern. Bewerber benötigen zunächst mindestens zwei Jahre Erfahrung in einer Verwaltungsposition, bevor sie die Zertifizierung erhalten. Die Anforderungen an die Erfahrung variieren je nach Ausbildung. Die Kandidaten müssen die folgenden Schritte ausführen:

  1. Füllen Sie die Online-Bewerbung auf der IAAP-Website aus.

  2. Prüfungsgebühren einreichen.

  3. Legen Sie einen Nachweis Ihres Abitur- und Hochschulzeugnisses vor.

  4. Wählen Sie einen Testort aus.

Den Kandidaten wird ein Prüfungsheft mit Informationen zu Bürotechnik, Bürosystemen und -verwaltung, Management und fortgeschrittenem Organisationsmanagement zur Verfügung gestellt. Vor Erhalt der Zertifizierung müssen sie eine vierteilige Prüfung mit Fragen in jedem dieser Bereiche bestehen. Innerhalb weniger Wochen sendet die IAAP den Bewerbern ihre offiziellen Ergebnisberichte zu, einschließlich einer Zusammenfassung ihrer Leistungen in den einzelnen Abschnitten.

Zertifizierte Bürokoordinatoren müssen eine 30-stündige Weiterbildung absolvieren und alle fünf Jahre eine Rezertifizierung beantragen. Durch die Teilnahme an Führungsaktivitäten und den Erwerb anderer Zertifizierungen können Sie sich Ihre 30 Stunden Ausbildung anrechnen lassen.

Fähigkeiten

Eine Kombination aus starken zwischenmenschlichen und technischen Fähigkeiten hilft Bürokoordinatoren, ihre Aufgaben hervorragend zu erfüllen. Viele Unternehmen achten bei Kandidaten für Bürokoordinatoren auf die folgenden Eigenschaften.

Starke mündliche und schriftliche Kommunikation

Starke Kommunikationsfähigkeiten helfen Bürokoordinatoren dabei, exzellenten Kundenservice und Mitarbeiterunterstützung zu bieten. Bürokoordinatoren verlassen sich auch auf ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten, um Berichte zu verfassen und mit dem Unternehmen zu kommunizieren.

Organisation und Zeitmanagement

Bürokoordinatoren müssen ihre Zeit gut einteilen, um erfolgreich an verschiedenen Projekten arbeiten und gleichzeitig eine Vielzahl von Mitarbeitern unterstützen zu können. Erfordert ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, um mehrere Zeitpläne einzuhalten, effiziente Ablagesysteme zu entwickeln und zu pflegen, Büromaterial zu verwalten und Reisepläne zu erstellen. Diese Fähigkeiten helfen ihnen auch dabei, Aufgaben zu priorisieren, sodass alle Projekte auf hohem Niveau und pünktlich abgeschlossen werden.

Aufmerksamkeit fürs Detail

Die Liebe zum Detail eines Bürokoordinators stellt sicher, dass es unwahrscheinlich ist, dass er fehlerhafte Projekte einreicht, selbst wenn er mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig erledigt.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten

Eine effektive Unterstützung von Büromitarbeitern und Kunden erfordert ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten. Bürokoordinatoren wissen, wie sie problemlos mit anderen kommunizieren, Einfühlungsvermögen und Geduld zeigen und umsetzbare Ratschläge geben.

EDV-Kenntnisse

Moderne Bürokoordinatoren erledigen die meisten ihrer Aufgaben am Computer. Erfahrungen mit allgemeinen Büro- und Textverarbeitungsprogrammen sind wünschenswert.

Arbeitsbedingungen für einen Bürokoordinator

Bürokoordinatoren arbeiten in einem Büro. Sie können in einer Vielzahl von Büros arbeiten, darunter in medizinischen Kliniken, Schulen, Hochschulen, Versicherungsgesellschaften und Anwaltskanzleien. Bürokoordinatoren erledigen den Großteil ihrer Arbeit an ihrem Schreibtisch, können jedoch mobiler sein, wenn sie an Mitarbeiterbesprechungen teilnehmen, Büroveranstaltungen organisieren und mit Mitarbeitern in allen Abteilungen kommunizieren.

Bürokoordinatoren arbeiten in der Regel Vollzeit während der regulären Geschäftszeiten. Typisch für diese Position ist eine 40-Stunden-Woche. Überstunden und Wochenendarbeit sind selten erforderlich, können aber in Stoßzeiten erwartet werden.

So werden Sie Bürokoordinator

Bürokoordinatoren schließen in der Regel ihre Ausbildung ab und arbeiten in der Büroverwaltung, bevor sie befördert werden. Um eine Karriere als Bürokoordinator anzustreben, können Sie folgende Schritte unternehmen:

1. Machen Sie Ihren Abschluss.

Voraussetzung für die Tätigkeit als Bürokoordinator ist ein zweijähriger Associate-Abschluss in Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich. Viele Bürokoordinatoren entscheiden sich auch für einen vierjährigen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Betriebswirtschaftslehre oder einer ähnlichen Disziplin. Ein Bachelor-Abschluss kann Kandidaten dabei helfen, besser bezahlte Jobs bei einem breiteren Spektrum von Unternehmen zu finden.

2. Sammeln Sie Berufserfahrung.

Die meisten Bürokoordinatoren beginnen ihre berufliche Laufbahn in der Büroverwaltung. Viele Arbeitgeber bestehen darauf, dass Kandidaten über mindestens zwei Jahre Berufserfahrung verfügen. Kandidaten mit einem Associate-Abschluss benötigen möglicherweise mehr Erfahrung.

3. Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf.

Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf, wenn Sie Erfahrung in diesem Bereich sammeln. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Fähigkeiten und jüngsten Erfolge hervorheben.

4. Bewerben Sie sich für eine Stelle als Bürokoordinator.

Senden Sie Ihren Lebenslauf und Ihr personalisiertes Anschreiben an Organisationen, die Bürokoordinatoren einstellen. Wenn Ihr eigenes Unternehmen einen Bürokoordinator einstellt, sind Sie möglicherweise im Vorteil, da Sie mit den Abläufen bereits vertraut sind.

Beispiel einer Stellenbeschreibung für Bürokoordinator

Wir suchen einen Bürokoordinator zur Unterstützung unserer wachsenden medizinischen Praxis. Sie sind der erste Ansprechpartner für unsere Patienten, Fachkontakte und andere Besucher unserer Praxis. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere anderen Büromitarbeiter. Sie nutzen Ihre organisatorischen Fähigkeiten, um Patientenakten zu führen, Termine zu planen, Patienten zu erinnern und andere anfallende Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie gerne in einem schnelllebigen Umfeld arbeiten, über einen Bachelor-Abschluss und mindestens ein Jahr Erfahrung in der Büroverwaltung verfügen, würden wir Sie gerne in unserem Team begrüßen.

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