Definition, Vorteile und Typen • BUOM

Wenn Unternehmen dabei auf Probleme stoßen, können sie eine Optimierungsmethode implementieren, um diese Probleme zu lindern. Es gibt viele Methoden, von denen jede eine einzigartige Reihe von Schritten und Maßnahmen bietet, die Ihnen dabei helfen, die Produktivität zu steigern, wichtige Ressourcen zu schonen und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Das Erlernen von Prozessoptimierungstechniken kann Sie darauf vorbereiten, diese in Ihrem eigenen Geschäftsbetrieb umzusetzen. In diesem Artikel besprechen wir, was Prozessoptimierung ist, schauen uns die Vorteile ihrer Verwendung an, schauen uns acht Prozessoptimierungstechniken an und werfen einen Blick auf einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, diese erfolgreich durchzuführen.

Was ist Prozessoptimierung?

Prozessoptimierung ist die Implementierung strukturierter Methoden, Strategien, Disziplinen und Taktiken zur Verbesserung eines bestimmten Prozesses innerhalb der Parameter eines Projekts oder einer Initiative. Es gibt viele Möglichkeiten, einen Prozess so zu optimieren, dass er objektiv besser funktioniert als zuvor. Das Entfernen eines Schritts, das Löschen eines Schritts oder das Umschreiben eines Schritts in einem Prozess sind alles vereinfachte Beispiele, die Ihnen helfen können, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Typischerweise kann die Prozessoptimierung als eine Reihe von Schritten definiert werden, darunter:

  • Identifizierung: Dies bezieht sich auf die Aktion der Identifizierung des Prozesses, der optimiert werden muss. Wenn ein Prozess zu kostspielig ist oder zur Unzufriedenheit der Kunden führt, ist die Ermittlung der Ursache dieser Bedenken entscheidend für den Erfolg jeder Optimierungsmethode.

  • Überdenken: Dies bezieht sich auf das Überdenken des identifizierten Prozesses und die kritische Prüfung seines Zwecks innerhalb des gesamten Arbeitsablaufs. Die Frage, wie lange ein Prozess dauert oder ob es einen besseren Weg gibt, dies zu tun, sind nur einige Möglichkeiten, den zugewiesenen Prozess zu überdenken.

  • Implementierung: Damit ist die Anwendung eines Prozesses auf eine neue und effizientere Weise gemeint. Sobald Sie die Implementierung eines neuen oder geänderten Prozesses abgeschlossen haben, können Sie die Ergebnisse überprüfen und alle erforderlichen Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass er wie erwartet funktioniert.

  • Automatisierung: Dies bezieht sich auf die Automatisierung eines Prozesses im gesamten Arbeitsablauf, um ihn auf die von Ihnen gesuchten Erkenntnisse auszuwerten, z. B. Kostensenkung, Produktionssteigerung oder Fehlervermeidung. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass der Prozess tatsächlich funktioniert, bevor Sie ihn automatisieren.

  • Überwachen: Damit ist die Überwachung des Prozesses nach erfolgreicher Integration gemeint. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie neue Verbesserungsbereiche identifizieren oder kritische Probleme erkennen können, die angegangen werden müssen, damit das Projekt oder der Arbeitsablauf weiterhin ordnungsgemäß automatisiert werden kann.

Welche Vorteile bieten Prozessoptimierungstechniken?

Der Einsatz von Prozessoptimierungstechniken hat viele Vorteile, wie zum Beispiel:

  • Risikominderung. Durch die erfolgreiche Implementierung einer Methode kann das Risiko verringert werden, dass ein ineffektiver Prozess unverändert bleibt. Dadurch können Sie neue potenzielle Risiken besser erkennen und beseitigen, bevor sie Ihr Projekt oder Ihren Arbeitsablauf zu sehr beeinträchtigen.

  • Höhere Konsistenz schaffen: Durch die Verbesserung der Prozesskonsistenz können Sie Redundanzen beseitigen, die keinem sinnvollen Zweck dienen. Dies kann Ihnen den Übergang zwischen Prozessen erleichtern, ohne dass Sie Schritte oder Aktionen unnötig wiederholen müssen.

  • Qualitätsverbesserung: Die Optimierungstechnik ist wirklich nützlich, wenn Sie die Qualität Ihres Prozesses, Projekts oder Arbeitsablaufs verbessern möchten. Wenn Sie qualitativ hochwertige Ergebnisse erzielen können, müssen Sie nicht in zusätzliche Korrekturen oder Patchwork-Korrekturmaßnahmen investieren.

  • Optimierung des Betriebs. Die Optimierung des Betriebs ist einer der Hauptvorteile der Optimierungsmethode, da sie die Möglichkeit bietet, den gesamten Betrieb ohne Unterbrechung zu durchlaufen. Dies kann es für alle Beteiligten einfacher machen, einheitlich und kooperativ zu arbeiten.

  • Verbessertes Ressourcenmanagement: Wenn in einem Prozess wertvolle Ressourcen vorhanden sind, können Optimierungstechniken dabei helfen, diese einzusparen. Sie können die Menge der verschwendeten Ressourcen reduzieren und sie effizienteren Zwecken und Nutzungen zuweisen.

  • Geld sparen. Durch die Optimierung eines wichtigen Workflow-Prozesses ist es wahrscheinlicher, dass Sie Geld sparen und Ihr Budget einhalten. Bei erfolgreicher Umsetzung kann das Ergebnis der Optimierungsmethode Ihren Umsatz und finanziellen Gewinn steigern.

  • Produktivitätssteigerung. Die Verwendung einer Methode zur Beseitigung eines ineffizienten Prozesses oder zur Änderung seiner Funktionsweise kann die Gesamtproduktivität Ihres Arbeitsablaufs verbessern. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Produktivität Ihrer Ergebnisse zu verbessern und wichtige Benchmarks und Fristen pünktlicher einzuhalten.

  • Minimierung zukünftiger Fehler. Sobald Sie einen Prozess in Ihrem Arbeitsablauf besser optimieren können, werden Fehler wahrscheinlich seltener. Mit weniger Fehlern können Sie Ihre Bemühungen auf andere Prozesse und wichtigere Geschäftsthemen konzentrieren.

  • Reduzierung der Anzahl der Probleme. Die Reduzierung von Problemen trägt dazu bei, kritische Überlastungen des Arbeitsablaufs zu beseitigen und zu beseitigen, sodass der Prozess reibungslos fortgesetzt werden kann. Mit weniger Problemen können Sie Ihre Arbeit schnell abschließen und haben Zeit, sich mit anderen Prozessen und Arbeiten zu befassen, die sich im Rückstand befinden.

8 Techniken zur Prozessoptimierung

Hier sind acht Techniken zur Prozessoptimierung, die Sie verwenden können:

1. PDSA-Methode

Die PDSA-Optimierungsmethode ist ein vierteiliges zyklisches System, das zur Verbesserung der Prozessqualität und zur Geschäftsoptimierung beiträgt. Die Schritte dieser Methode sind:

  • Planen: Der erste Schritt dieser Methode besteht darin, die Erfolge, die Sie erreichen möchten, zu skizzieren und klar zu definieren.

  • Was zu tun ist: Der zweite Schritt besteht darin, mögliche Änderungen in kleinem und begrenztem Maßstab zu testen.

  • Recherche: Der dritte Schritt besteht darin, die Ergebnisse der Methode zu untersuchen und festzustellen, ob sie nützlich waren.

  • Aktion: Der letzte Schritt besteht darin, die Änderungen in größerem Umfang umzusetzen.

2. Technologische Bergbaumethode

Bei der Process-Mining-Optimierungsmethode handelt es sich um eine Reihe von Techniken, die Elemente der Datenwissenschaft beinhalten. Bei dieser Methode entnehmen Sie Daten einem Ereignisprotokoll und analysieren dann die Aktionen Ihrer Teammitglieder im Unternehmen, indem Sie die Schritte betrachten, die sie unternehmen, um eine Verantwortung oder Aufgabe zu erfüllen. Anschließend können Sie die gesammelten Daten in umsetzbare Informationen umwandeln und anderen Affiliate-Experten dabei helfen, Probleme zu erkennen und notwendige Prozesse zu optimieren.

3. DMAIK-Methode

Die DMAIC-Methode zur Optimierung ist eine datengesteuerte Strategie. Diese Methodik funktioniert als Zyklus von Schritten, einschließlich:

  • Identifizieren: Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die optimiert werden müssen.

  • Messung: Der zweite Schritt besteht darin, zu messen und zu bestimmen, wie der Prozess funktioniert.

  • Analyse: Im dritten Schritt wird analysiert, wie Sie den Prozess optimieren können.

  • Verbessern: Der vierte Schritt besteht darin, den Prozess zu verbessern.

  • Kontrolle: Der fünfte Schritt besteht darin, die zukünftige Leistung der neuen oder aktualisierten Leistung zu kontrollieren.

4. BPO-Projektmanagementmethode

Die Optimierungsmethode des BPO-Projektmanagements besteht aus mehreren Schritten, darunter:

  • Initiierung: Der erste Schritt besteht darin, einen Schritt, Prozess oder Projekt als Teil einer Gesamtinitiative zu genehmigen.

  • Planung. Der zweite Schritt besteht darin, Ihre Ziele zu identifizieren und neu zu definieren und dann die besten Maßnahmen auszuwählen, die Ihnen beim Erreichen dieser Ziele helfen.

  • Umsetzung: Der dritte Schritt besteht in der Koordination und Zusammenarbeit mit den Personen, die Sie bei der Umsetzung des Plans oder der Strategie unterstützen.

  • Überwachung: Der vierte Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie jedes gesetzte Ziel erreichen, indem Sie den Fortschritt und die Ergebnisse regelmäßig verfolgen und messen und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergreifen.

  • Schließen. Der letzte Schritt besteht darin, das Projekt offiziell abzuschließen, sobald die Optimierungsmethode ihr Ziel erreicht hat.

5. Wertstrom-Mapping-Methode

Die Methode zur Optimierung der Wertstromabbildung ist ein Prozess, der auf einer Wertstromkarte basiert. Es handelt sich um eine grafische Darstellung der verschiedenen Materialien, Daten und Informationen, die durch ein Projekt oder eine Initiative fließen. Der Hauptzweck besteht darin, Dienstleistungen und Produkte für Kunden bzw. Endverbraucher bereitzustellen. Diese Methode ist wirklich nützlich, um die folgenden Ergebnisse zu erzielen:

  • Ressourcenverschwendung erkennen und beseitigen

  • Gewinnen Sie wertvolle Einblicke in die Entscheidungsfindung und Prozessabläufe

  • Festlegung messbarer und realistischer Ziele zur Prozessverbesserung

  • Identifizieren von Bereichen, die verbessert werden müssen

6. Kaizen-Methode

Die Kaizen-Optimierungsmethode kann in Kombination mit der PDCA-Methode arbeiten. Dabei handelt es sich um eine Methode, mit der alle Geschäftsfunktionen regelmäßig verbessert werden. Zu den Vorteilen dieser Methode gehören:

  • Förderung schnellerer Ergebnisse und Sicherheitsmaßnahmen

  • Erhöhte Arbeitszufriedenheit und Teamproduktivität

  • Verbesserung jedes Geschäftsprozesses

  • Verbesserte Produktqualität und Kundenzufriedenheitsbewertungen

7. DMADV-Methode

Die DMADV-Optimierungsmethode soll Ihnen dabei helfen, Ihr Qualitätsniveau auch nach Ihrer ersten Optimierungsinitiative zu verbessern. Diese Methode bringt dramatische Veränderungen mit sich und ersetzt den alten Prozess vollständig durch einen neuen und verbesserten. Einige Vorteile dieser Methode können sein:

  • Steigern Sie Ihr Einkommen und Ihren Gewinn

  • Erhöhte Kunden- und Klientenbewertungen und -zufriedenheit

  • Reduzierung der Anzahl der auftretenden Fehler

  • Entwicklung völlig neuer Produkte und Prozesse

8. SIPOC-Analysemethode

Die SIPOC-Analyseoptimierungsmethode ist nützlich, um die gesammelten Daten über die an den Prozessen beteiligten Kunden und Produkte zu organisieren. Diese Methode kann aus mehreren Gründen nützlich sein, darunter:

  • Identifizieren aller wichtigen Aspekte, die verbessert werden müssen

  • Komplexe Projekte definieren und ihnen einen Sinn geben

  • Verstehen, wie der Prozess funktionieren sollte

Tipps zur Prozessoptimierung

Hier sind einige Tipps, die Ihnen helfen, Initiativen zur Prozessoptimierung erfolgreich umzusetzen:

  • Machen Sie sich Ihre Geschäftsziele klar, denn diese beziehen Sie sich in der Regel darauf, wenn Sie Ihre Bemühungen zur Prozessoptimierung steuern.

  • Planen Sie Ihre Optimierungsstrategie sorgfältig und arbeiten Sie daran, Ihre Endergebnisse zu verbessern.

  • Bevor Sie beginnen, versuchen Sie, die Ergebnisse und Resultate der von Ihnen gewählten Optimierungsmethode vorherzusagen.

  • Führen Sie eine kontrollierte Studie eines neuen Prozesses durch, bevor Sie ihn in größerem Maßstab implementieren, und analysieren Sie dann die Ergebnisse.

  • Implementieren Sie den erweiterten Prozess, einschließlich aller erforderlichen Änderungen nach Bedarf.

  • Verfolgen und überwachen Sie weiterhin die Ergebnisse Ihrer Optimierung.

  • Versuchen Sie, Aspekte des Prozesses zu automatisieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

  • Dokumentieren Sie Ihre Bemühungen zu Aufzeichnungs- und Prüfzwecken.

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