Definition und Beispiele • BUOM

22. April 2021

Standardisierte Arbeitsabläufe helfen Unternehmen, effizient zu arbeiten, um ihre Geschäftsziele zu erreichen. Um diese Ziele zu erreichen, müssen häufig mehrere Abteilungen an Projekten und Arbeitsaufgaben zusammenarbeiten, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken können. Um ihre Ziele zu erreichen und einheitliche Standards aufrechtzuerhalten, nutzen Unternehmen einen Genehmigungsprozess, bei dem Arbeitselemente vor ihrer Fertigstellung von verschiedenen Personen genehmigt werden. In diesem Artikel besprechen wir die Bedeutung des Genehmigungsprozesses für Unternehmen, untersuchen die Definition und die grundlegenden Elemente des Genehmigungsprozesses sowie Beispiele und Möglichkeiten, einen eigenen Genehmigungsprozess zu erstellen.

Wie läuft der Genehmigungsprozess ab?

Ein Genehmigungsprozess ist eine Art Workflow, der aus einer Reihe von Schritten besteht, die ein Auftrag durchlaufen muss, um genehmigt zu werden. Bei diesen Schritten prüfen in der Regel verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter die Arbeit und genehmigen sie oder lehnen sie ab. Wenn eine Abteilung zustimmt oder ablehnt, kehrt die Arbeit entweder zur Bearbeitung zum vorherigen Schritt zurück oder geht zur weiteren Genehmigung zum nächsten Schritt über. Moderne Unternehmen automatisieren ihre Genehmigungsprozesse häufig mithilfe von Computern. Einige Unternehmen verwenden jedoch möglicherweise immer noch die manuelle Genehmigung, beispielsweise wenn ein Papierdokument von einer Abteilung an eine andere weitergeleitet wird.

Genehmigungsprozesse ermöglichen es Unternehmen, konsistente, standardisierte Arbeiten zu erstellen, die alles von Rechnungen und Budgets bis hin zu Marketingkampagnen und Zeitschriftenartikeln umfassen können. Diese Art von Prozess hilft Mitarbeitern, Fehler zu erkennen, bevor sie Arbeiten veröffentlichen oder annehmen, und hilft Unternehmen so dabei, Veröffentlichungs- oder Marketingstandards einzuhalten und finanzielle Fehler zu vermeiden. Aus diesem Grund sind Genehmigungsprozesse für die Führung eines erfolgreichen Unternehmens von entscheidender Bedeutung.

Elemente des Genehmigungsprozesses

Die Elemente des Genehmigungsprozesses sind in der Regel für viele Arten von Arbeiten gleich, obwohl jeder Prozess normalerweise für die Abteilung und die damit verbundenen Arten von Arbeiten einzigartig ist. Hier sind die grundlegenden Elemente des Genehmigungsprozesses, damit Sie es besser verstehen:

Material

Die Einreichung bezieht sich auf Arbeiten, die einen Genehmigungsprozess durchlaufen, und Unternehmen stellen in der Regel Anforderungen oder Richtlinien bereit, die befolgt werden müssen. Um in den Genehmigungsprozess zu gelangen, werden die Arbeiten zunächst bei der zuständigen Abteilung eingereicht. Abhängig von den Zielen des Unternehmens oder der Abteilung können Materialien aus vielen Quellen stammen. Beispielsweise könnte ein Grafikdesigner dem Marketingteam ein Logo-Design vorlegen, oder ein Manager könnte dem Buchhalter seines Unternehmens die Spesenabrechnung seiner Abteilung vorlegen.

Zustimmend

Ein Genehmiger ist ein Mitarbeiter oder eine Gruppe von Mitarbeitern, der Arbeit während des Genehmigungsprozesses genehmigt oder ablehnt. Sie entscheiden, ob die Arbeit an die Person zurückgeht, die sie zur Bearbeitung eingereicht hat, oder ob sie an einen anderen Genehmiger übertragen werden soll. Der endgültige Genehmiger entscheidet, ob das Werk zur Veröffentlichung bereit oder angenommen ist. Durch die Zuweisung der richtigen Genehmiger kann der Genehmigungsprozess effizient ablaufen und die Konsistenz und Qualität des Endprodukts sichergestellt werden.

Berechtigungen

Während des Genehmigungsprozesses bestimmen Berechtigungen oder Berechtigungsstufen, wer Arbeit anzeigen, bearbeiten oder genehmigen kann. Es ist wichtig, Berechtigungen für jeden Arbeitsgenehmiger und Ersteller festzulegen, da einige Werke möglicherweise vertrauliche Informationen oder Daten enthalten, die nur bestimmte Personen ändern können. Wenn Sie für jeden Genehmiger die entsprechenden Berechtigungsstufen festlegen, vermeiden Sie Fehler, schützen Arbeitsinhalte und gestalten den Genehmigungsprozess effizienter.

Fristen

Fälligkeitstermine helfen Ihnen, Ihre eingereichten Arbeiten rechtzeitig zu genehmigen. Das Festlegen von Fälligkeitsterminen für Genehmiger ist wichtig, um den Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass alle Genehmiger genügend Zeit haben, die Arbeit gründlich zu prüfen, bevor sie sie genehmigen oder ablehnen. Um effektive Fälligkeitstermine für Genehmiger festzulegen, müssen Sie zunächst den endgültigen Fälligkeitstermin kennen, bis zu dem Ihr Unternehmen die Arbeit voraussichtlich veröffentlichen oder annehmen wird. Mit diesen Informationen können Sie einen Projektplan erstellen, der darlegt, wie viel Zeit jeder Genehmiger hat, um die Arbeit zu überprüfen und sie an die nächste Phase weiterzuleiten.

Aufzeichnungen und Protokolle

Es ist eine gute Idee, Aufzeichnungen und Protokolle über jeden Schritt im Genehmigungsprozess zu führen, damit Sie sehen können, wie effizient und effektiv Ihr Prozess ist. Mithilfe von Aufzeichnungen und Protokollen können Sie außerdem überprüfen, wo möglicherweise Fehler aufgetreten sind, während die Arbeit von einem Genehmiger zum anderen weitergegeben wurde, und sie bieten den Erstellern Ihrer Arbeit und dem Unternehmen Transparenz darüber, wer die Arbeit genehmigt. Mit Aufzeichnungen und Protokollen können Sie außerdem den Überblick über alle Arbeiten behalten, die den Genehmigungsprozess abgeschlossen haben.

Beispiele für Genehmigungsprozesse

Betrachten Sie die folgenden Beispiele verschiedener Genehmigungsprozesse, um zu sehen, wie die Grundelemente je nach Art der genehmigten Arbeit variieren können:

Rechnungsgenehmigung

Eine Rechnung oder Rechnung ist eine Liste von Waren oder Dienstleistungen, die bezahlt werden müssen. Rechnungen können aus vielen Quellen stammen, beispielsweise von Mitarbeitern, die eine Rückerstattung benötigen, von Auftragnehmern, die Dienstleistungen erbracht haben, und von Lieferanten, die Produkte verkauft haben. Der Rechnungsgenehmigungsprozess ist einfach und es kann nur ein Genehmiger beteiligt sein, bevor die Rechnung akzeptiert wird. Da Unternehmen häufig Rechnungen erhalten, ist der Genehmigungsprozess für diese Art von Arbeiten in der Regel für alle Unternehmen gleich. Der Rechnungsersteller sendet die Rechnung an die Finanzabteilung des Unternehmens, die sie dann auf Richtigkeit prüft und genehmigt oder ablehnt.

Budgetgenehmigung

Budgets sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um zu wissen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht, um ihre Projekte und Abteilungen effizient zu betreiben. Wenn Unternehmensleiter ein potenzielles Budget erstellen, durchläuft es im Rahmen des Genehmigungsprozesses eine Reihe von Überprüfungen und Änderungen, bevor es vom Unternehmen akzeptiert wird. Bei diesem Prozess muss das Budget vor der endgültigen Genehmigung in der Regel mehrmals geändert werden, da verschiedene Genehmiger alle Details prüfen müssen, um sicherzustellen, dass das Budget den Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Inhaltsgenehmigung

Am Genehmigungsprozess für Inhalte wie Artikel und Bücher sind in der Regel ein Autor, mindestens ein Herausgeber und möglicherweise mehrere Genehmiger wie Qualitätssicherungsteams, Kunden oder Agenten beteiligt. Ein Autor erstellt Inhalte entweder unabhängig oder gemäß einer Reihe von Richtlinien. Anschließend übermittelt der Autor seinen Inhalt an Agenten oder Redakteure, die ihn überprüfen und zur Bearbeitung an den Autor zurücksenden oder an einen anderen Genehmiger weiterleiten. Der Inhalt kann mehrere Bearbeitungsrunden durchlaufen, um sicherzustellen, dass er das Unternehmen, das ihn veröffentlicht, gut repräsentiert.

Designgenehmigung

Grafikdesigner arbeiten häufig mit Marketingteams zusammen, um Logos, Werbung und Merchandise-Artikel für ein Unternehmen zu erstellen. Diese Designs helfen Unternehmen dabei, ihre Marke und ihren Stil zu etablieren. Daher ist es wichtig, dass das Design vor der Verwendung einen Genehmigungsprozess durchläuft. Zunächst können Grafikdesigner einige Designideen skizzieren und diese dem Marketingteam präsentieren. Das Team wählt dann die Idee aus, die ihm gefällt, und sendet sie an den Grafikdesigner zurück, damit dieser eine verbesserte Version erstellen kann. Sobald das Marketingteam das Design genehmigt, kann es mit leitenden Genehmigern geteilt werden, bevor diese es in Marketingkampagnen verwenden können.

So erstellen Sie einen Genehmigungsprozess

Hier sind die Schritte, die Sie ausführen können, um einen Genehmigungsprozess zu erstellen:

1. Definieren Sie die Arbeitsaufgabe

Um einen Genehmigungsprozess zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Arbeitsaufgabe definieren und definieren. Die meisten dieser Aufgaben sind spezifischer Natur, beispielsweise das Schreiben eines Artikels zu einem bestimmten Thema oder die Erstellung eines Budgets für eine Abteilung. Nachdem Sie die Aufgabe definiert haben, erstellen Sie eine Reihe von Richtlinien, die der Person, die die Arbeit einreicht, helfen sollen, zu verstehen, was Sie von ihr erwarten. Eine gründliche Liste der Erwartungen und Anforderungen trägt dazu bei, dass die Arbeit den Genehmigungsprozess schneller durchläuft und bestimmte Fehler am Anfang vermieden werden.

2. Legen Sie Genehmiger, Berechtigungen und Fälligkeitstermine fest

Beginnen Sie diesen Schritt, indem Sie entscheiden, wann Sie angenommene Arbeiten veröffentlichen oder annehmen müssen. Wählen Sie dann aus, wem Sie die Arbeit genehmigen möchten. Dies hängt häufig von der Art der Arbeit und dem Zweck ihrer Erstellung ab, kann aber auch Personen wie Redakteure, Marketingmanager und Finanzdirektoren umfassen. Sobald Sie Genehmiger zugewiesen haben, können Sie andere wichtige Teile des Prozesses festlegen, z. B. Berechtigungen und Fälligkeitstermine. Definieren Sie Berechtigungsstufen für jeden Genehmiger, z. B. wer die Arbeit bearbeiten darf und ob andere Mitarbeiter sie sehen können.

Berücksichtigen Sie beim Festlegen von Fristen für Ihre Genehmiger das Datum, bis zu dem Sie die endgültige Version des Werks veröffentlichen oder akzeptieren möchten. Legen Sie mithilfe einer Zeitleiste oder eines Projektplans einen Zeitrahmen fest, in dem jeder Genehmiger die Arbeit überprüfen und sie genehmigen oder ablehnen kann. Dies kann eine bestimmte Anzahl von Tagen nach Erhalt der Stelle oder ein bestimmtes Datum sein.

3. Weisen Sie eine Arbeitsaufgabe zu

Nachdem Sie Ihre Genehmigungseinstellungen erstellt haben, können Sie die Arbeitsaufgabe dem Arbeitsersteller zuweisen. Diese Person kann ein interner Mitarbeiter sein, beispielsweise ein Buchhalter oder Autor, oder ein externes Unternehmen oder ein Freiberufler. Stellen Sie dem Ersteller der Arbeit die angegebene Aufgabe, Einreichungsrichtlinien und Kontaktinformationen für jemanden zur Verfügung, der Fragen beantworten oder zusätzliche Informationen zur Aufgabe bereitstellen kann. Sobald Sie eine Aufgabe zugewiesen haben, kann der Ersteller mit der Arbeit beginnen und sie an den ersten Genehmiger übermitteln.

4. Der erste Genehmiger erhält den Auftrag

Der erste Genehmiger erhält die Arbeit vom Ersteller, normalerweise per E-Mail oder über eine Online-Einreichungssoftware. Dieser Genehmiger stellt sicher, dass die Arbeit den von Ihnen erstellten Grundrichtlinien entspricht und frei von schwerwiegenden Fehlern ist. Je nach Art der Arbeit können sie die Arbeit unterschiedlich sehen. Beispielsweise sind Redakteure in der Regel die ersten, die schriftliche Beiträge freigeben, sodass sie sowohl die grundlegenden Anforderungen als auch die korrekte Grammatik überprüfen können. Manchmal ist der erste Genehmiger eine automatisierte Software, die Dokumente auf Plagiate und einfache Fehler scannt.

5. Der erste Genehmiger genehmigt die Arbeit oder lehnt sie ab.

Nach Prüfung der Arbeit kann der erste Genehmiger sie entweder genehmigen oder ablehnen. Wenn der erste Genehmiger die Arbeit ablehnt, kann er sie zur Änderung an den Ersteller senden. Dies gibt dem Ersteller die Möglichkeit, etwaige Fehler zu korrigieren und ein noch besseres Werk zu erstellen, das dann erneut an den ursprünglichen Genehmiger übermittelt wird. Sobald der erste Genehmiger die Arbeit akzeptiert, wird mit der nächsten Phase fortgefahren.

6. An den endgültigen Genehmiger senden

Nach einer Reihe von Genehmigungen erreicht die Arbeit den endgültigen Genehmiger. Diese Person entscheidet, ob das Werk zur Veröffentlichung bereit ist oder vom Unternehmen angenommen wird. Bei den endgültigen Genehmigern handelt es sich in der Regel um Mitarbeiter auf mittlerer bis hoher Ebene, beispielsweise um Abteilungsleiter oder Projektmanager. Bei sehr wichtigen Aufgaben kann es sich jedoch auch um den CEO des Unternehmens handeln. Der endgültige Genehmiger bestimmt anhand festgelegter Regeln und seines eigenen Urteilsvermögens, ob die Arbeit zur Genehmigung bereit ist.

7. Veröffentlichen oder akzeptieren Sie die Arbeit

Der letzte Schritt im Genehmigungsprozess ist die Veröffentlichung bzw. Annahme der Arbeit. Wenn die Arbeit diesen Punkt erreicht, muss sie mit anderen vom Unternehmen erstellten Arbeiten konsistent und fehlerfrei sein. Die fertige Arbeit muss den Standards des Unternehmens entsprechen. Daher ist es wichtig, dass die Arbeit alle Aspekte des Genehmigungsprozesses durchläuft, bevor mit diesem Schritt fortgefahren wird.